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企业内外部沟通联络信息管理模板

一、模板适用范围与典型应用场景

本模板适用于各类企业（涵盖制造业、服务业、互联网企业等）的内外部沟通联络信息管理，旨在通过标准化记录与动态更新，保证跨部门协作、外部对接、应急联络等场景下的信息高效传递。典型应用场景包括：

内部协作：跨部门项目推进、跨层级工作汇报、临时任务协同等，需快速对接责任部门及人员；

外部对接：客户需求沟通、供应商合作洽谈、/机构事务办理、行业协会联络等，需准确掌握外部联系人信息；

应急响应：突发情况下的内部快速调度、外部合作方紧急联络，需保证联络信息实时有效；

人员变动交接：员工入职、离职、岗位调整时，同步更新沟通联络信息，避免信息断层。

二、模板使用全流程操作指南

（一）信息收集与整理

明确收集范围：

内部信息：企业各部门在职员工姓名、所属部门、职务、办公电话、手机号码、常用邮箱、负责业务模块（如“销售部-华东区域客户对接”）。

外部信息：合作单位（客户、供应商、服务商等）联系人姓名、所属单位、职务、单位性质、办公电话、手机号码、常用邮箱、对接事项（如“公司-采购订单跟进”）。

指定收集责任人：

内部信息：由人力资源部牵头，各部门联络员配合，每月25日前收集次月部门人员变动信息（新增、离职、岗位调整）。

外部信息：由业务部门对接人负责，新增合作单位时24小时内录入，合作结束后3个月确认是否保留信息（长期合作方保留，一次性合作方可归档）。

信息核对与汇总：

收集后的信息需经部门负责人签字确认（外部信息需经业务部门主管审核），保证姓名、职务、联系方式等关键信息准确无误，后汇总至指定管理员（如行政部或综合管理部）。

（二）信息录入与表格维护

选择表格类型：

根据信息性质选择《内部沟通联络信息表》或《外部沟通联络信息表》进行录入（具体表格结构见第三部分）。

规范填写字段：

序号：按信息录入时间顺序自动，保证唯一性；

姓名/单位名称：内部员工填写真实姓名（用“某”代替，如“经理”），外部单位填写全称（如“科技有限公司”）；

部门/职务：内部员工填写“部门全称+职务”（如“市场部-品牌专员”），外部联系人填写“单位+职务”（如“公司-销售总监”）；

联系方式：办公电话、手机号码均用“”代替具体数字（如“-”），邮箱用“**”格式；

负责事项/对接事项：简要描述核心职责或合作内容（如“负责华东区域客户订单跟进”“对接供应商原材料采购”）；

最后更新日期：每次信息修改后同步更新，格式为“YYYY-MM-DD”。

电子版与纸质版管理：

电子版：存储于企业共享服务器（如“行政部-联络信息”文件夹），仅授权管理员（行政部）、各部门负责人、HR拥有编辑权限，其他员工仅可查看；

纸质版：每月打印一次，经部门负责人签字确认后由行政部存档，离职员工信息纸质版需单独标记并归档保存2年。

（三）信息更新与动态维护

触发更新条件：

内部信息：员工入职、离职、跨部门调动、职务变更、联系方式调整；

外部信息：合作单位联系人变动、对接事项变更、合作终止/重启。

更新时限要求：

内部人员变动：人力资源部在员工入职/离职手续办结后1个工作日内通知管理员更新表格；岗位调动或联系方式变更，员工需提前1个工作日告知部门联络员，由联络员在24小时内提交更新；

外部信息变动：业务部门对接人需在获知信息变更后2个工作日内完成表格更新，重大变更（如客户单位更换主要负责人）需同步抄送部门主管及管理员。

定期审核机制：

每季度末，由管理员牵头，联合HR、各部门负责人对联络信息进行全面审核，重点核查离职员工信息是否已标记删除、外部合作方信息是否仍需保留、联系方式是否有效（可通过简单通话或邮件测试）；

审核结果形成《联络信息审核报告》，经行政部经理签字后存档，并在企业内部公告栏公示审核时间及更新条目。

（四）信息查询与使用

查询权限：

内部员工：可通过共享服务器关键词搜索（姓名、部门、负责事项），查询权限仅限本部门及其他必要协作部门；

外部人员：如需查询联络信息，需由业务部门对接人提供，禁止直接开放外部人员访问共享服务器。

查询流程：

内部查询：员工登录共享服务器，在“联络信息”文件夹中选择对应表格，使用“Ctrl+F”输入关键词定位信息，如需跨部门查询，需提前与目标部门负责人沟通；

紧急查询：遇突发情况（如客户投诉、设备故障），可直接联系管理员（行政部）获取临时权限，使用后需在《紧急查询登记表》记录查询人、时间、事由。

信息使用规范：

查询到的联络信息仅限工作沟通使用，不得泄露给无关第三方；

对外部联系人的联系方式需谨慎使用，避免频繁打扰或非必要沟通；

使用外部信息开展合作前，需再次与对方确认职务及对接权限，避免信息误差导致对接无效。

（五）信息归档与历史记录管理

归档范围：

内部：离职员工信息（标记“离职”及离职日期）、不再使用的部