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[XX公司]合同管理制度

一、目的

为规范公司合同（含各类协议、意向书等具有法律约束力的文件）的订立、履行、变更、解除及档案管理，防范合同法律风险，保障公司合法权益，促进业务活动合规高效开展，根据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国公司法》等相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司总部及各分支机构（含子公司、分公司）在经营管理活动中对外签订、履行的所有合同，包括但不限于：

-业务类合同：采购合同（原材料、设备、服务等）、销售合同（产品、服务销售）、租赁合同（办公场地、设备租赁）、运输合同（物流运输）、仓储合同等；

-合作类合同：战略合作协议、技术合作协议、委托加工合同、外包服务合同（如IT运维、保洁保安）等；

-投融资类合同：投资协议、融资租赁合同、借款合同、股权合作协议等；

-其他合同：劳动合同（需同时符合《劳动合同法》）、保密协议、咨询合同、广告合同等。

员工个人签订的非职务相关合同不适用本制度。

三、基本原则

1.合法性原则：合同内容必须符合国家法律法规、行政法规及监管要求，不得损害国家、社会公共利益或第三方合法权益。

2.审慎性原则：合同订立前需充分评估业务风险（如对方资质、履约能力、条款公平性），避免因草率签约导致损失。

3.权责明确原则：合同条款需清晰界定双方权利义务、违约责任及争议解决方式，确保可执行性。

4.全程管控原则：从合同立项、起草、审批、签署、履行到归档的全流程闭环管理，各环节责任落实到人。

5.统一管理原则：公司合同实行集中归口管理（由法务部或指定部门负责），各部门分工协作，确保管理规范统一。

四、管理职责分工

（一）合同归口管理部门（法务部/指定部门）

核心职责：

1.制定/修订合同管理制度及标准文本，监督执行；

2.审核合同的法律风险（如条款合法性、违约责任、争议解决条款），提出修改意见；

3.负责公司合同专用章的管理（包括用印审批、登记、保管）；

4.建立《合同管理台账》（含合同编号、名称、签约方、金额、履行状态等），跟踪合同履行情况；

5.处理合同纠纷（如协商、调解、仲裁/诉讼），维护公司合法权益；

6.组织合同管理培训，提升员工风险意识。

（二）合同承办部门（业务发起部门）

核心职责：

1.根据业务需求发起合同立项（如采购需求、销售订单），明确合同目的、交易内容及核心条款；

2.负责合同对方的资信调查（如营业执照、资质证书、信用记录），并提交《合同对方资信调查表》（附件1）；

3.起草或协助起草合同文本（优先使用公司标准合同模板），填写《合同审批表》（附件2），提交审批；

4.负责合同的具体履行（如交付货物、支付款项、验收服务），跟踪履行进度并及时反馈问题；

5.处理合同履行中的日常沟通（如与对方对接人协调），配合法务部解决争议。

（三）财务部

核心职责：

1.审核合同中的财务条款（如付款方式、金额、发票要求、税费承担），确保符合公司财务制度及预算；

2.监督合同款项的收支（如预付款、进度款、尾款），按合同约定执行资金支付；

3.核对合同相关的收支凭证（如发票、验收单），确保账务与合同一致。

（四）其他相关部门（如技术部、采购部等）

核心职责：

根据合同内容提供专业支持（如技术条款的可行性、采购物资的规格标准），参与合同评审；

配合承办部门履行合同义务（如技术交付、物资验收）。

五、合同订立管理

（一）合同立项与资信调查

1.立项申请：承办部门根据业务需求填写《合同立项申请表》（附件3），说明合同背景、交易内容、预估金额及必要性，经部门负责人审批后提交法务部/归口管理部门。

2.资信调查：承办部门对合同相对方（如供应商、客户）开展资信调查，重点核查：

基础信息：营业执照、法定代表人身份证明、统一社会信用代码；

经营资质：行业许可证（如食品经营许可证、建筑资质）、特殊许可（如进出口权）；

信用状况：通过“国家企业信用信息公示系统”“企查查”等平台查询是否存在行政处罚、诉讼纠纷、失信记录；

履约能力：过往合作记录（如有）、财务稳定性（如注册资本、银行资信证明）。

调查结果需填写《合同对方资信调查表》，作为合同审批附件。

（二）合同起草与审核

1.合同文本：

优先使用公司标准合同模板（由法务部制定并定期更新），确保条款合规、风险可控；

无标准模板的，由承办部门起草初稿（需明确标的、数量、质量、价款/报酬、履行期限/地点/方式、违约责任、争议解决等核心条款），法务部协助完善法律条款。

2.审核流程：

承办部门初审：核查合同内容与业务需求的一致性（如“标的是否明确”“交付时间是否合理”）；

法务部法律审核：重点审核法律风险（如条款合法性、违约责任是否对等、争议解决方式是否明确），提出修改意见（如“增加付款前提