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[XX公司]会议管理制度

一、目的

为规范公司会议管理，提高会议效率与质量，确保会议决策的有效执行，减少无效会议对工作的干扰，同时保障会议信息的准确传递与保密，结合公司实际情况，制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司总部及各分支机构（含异地办公点）组织的所有会议，包括但不限于：

-决策类会议：总经理办公会、战略研讨会、重大项目评审会等；

-管理类会议：部门例会、跨部门协调会、工作部署会等；

-业务类会议：销售例会、项目进度会、客户沟通会等；

-培训类会议：内部培训、经验分享会、专题讲座等；

-临时性会议：因紧急事项临时召集的专项会议（如突发问题处理、紧急决策）。

员工自发的小范围交流（如2人以内非正式沟通）不适用本制度。

三、会议分类与组织要求

（一）会议分类及定义

会议类型

定义

核心目标

常见形式

决策类会议

对公司战略、重大事项（如投资、预算、人事任免）进行讨论并形成决策的会议

确保决策科学性、合规性，明确执行方向

总经理办公会、董事会、项目评审会

管理类会议

部门或跨部门汇报工作进展、协调资源、解决日常管理问题的会议

跟踪目标进度，解决协作障碍，部署下一步计划

部门例会、跨部门协调会

业务类会议

围绕具体业务（如销售、项目、客户）推进召开的会议

推动业务落地，解决执行中的具体问题

销售例会、项目进度会、客户沟通会

培训类会议

以知识传递、技能提升或经验分享为目的的会议

提升员工能力，促进经验复用

内部培训、专题讲座、经验分享会

临时性会议

因突发事件或紧急需求临时召集的专项会议

快速响应问题，形成临时解决方案

紧急问题处理会、突发决策会

（二）组织基本要求

1.必要性：会议发起前需明确“不开会是否能解决问题”（如可通过邮件/即时通讯解决的事项不召开会议）。

2.目标清晰：会议必须有明确的主题、预期输出（如决策结论、行动计划）及时间限制。

3.参与精准：仅邀请与会议主题直接相关的人员参会（避免“无关人员陪会”），参会人数控制在最小必要范围。

四、会议流程与规范

（一）会前准备

1.会议申请与审批（适用于计划性会议）

发起：会议组织者（部门负责人或项目负责人）需提前填写《会议申请表》（附件1），明确以下信息：

会议类型、主题、时间、地点（线下/线上）、预计时长；

参会人员（姓名、部门、职务）、主持人、记录人；

会议背景（需解决的问题或讨论的事项）、预期目标及输出结果（如决策、计划）。

审批：

常规部门例会（如周例会）：部门负责人审批；

跨部门会议或涉及多部门的计划性会议：需经相关部门负责人会签→分管领导审批；

决策类会议（如总经理办公会）：由总经理或指定召集人审批，提前纳入公司会议计划。

2.通知与材料准备

会议组织者在会议前1个工作日（紧急会议至少提前2小时）通过邮件/OA系统/即时通讯工具发送《会议通知》（附件2），包含：

会议主题、时间、地点（线下会议室编号/线上会议链接）、议程（详细议题及时间分配）；

参会人员名单、主持人及记录人；

会前需准备的资料（如项目报告、数据报表、背景材料），需明确提交截止时间（一般提前1-2个工作日发给参会人）。

材料要求：提交的会议资料需简洁清晰（避免冗长），重点标注需讨论或决策的关键内容（如问题描述、可选方案、利弊分析）。

3.场地与设备准备（线下会议）

行政部根据会议申请安排会议室（优先选择符合人数要求的安静空间），确保设备（投影仪、音响、麦克风、白板等）正常可用；

线上会议需提前测试网络稳定性及会议平台（如腾讯会议、Zoom），确保参会人能正常接入。

（二）会中管理

1.会议纪律

准时开始：会议原则上按预定时间开始，迟到者需在会议结束后10分钟内向主持人说明原因（无故迟到超过10分钟视为缺席）；

手机静音：参会人员需将手机调至静音或振动模式，避免接打电话或处理无关事务；

专注讨论：发言需围绕会议主题，简明扼要（单次发言不超过3分钟，复杂问题提前准备要点），禁止跑题或闲聊；

尊重他人：发言时其他人员需认真倾听，不得打断（如有补充需举手示意，经主持人同意后发言）。

2.主持与记录

主持人职责：把控会议节奏（按议程推进），引导讨论聚焦核心问题，协调分歧（如多方意见冲突时引导达成共识），确保会议按预定时间结束；

记录人职责：实时记录会议关键内容（包括讨论要点、不同意见、决策结论、行动计划），重点标注“待办事项”（明确责任人和完成时限）。

3.决策与输出

会议需形成明确的结论（如“通过/不通过某方案”“下一步行动步骤”），决策事项需经参会人表决（一般以“多数同意”或“关键负责人拍板”为准）；

对于争议较大的事项，主持人可暂缓决策，要求会后补充资料或单独沟通后再议，并在下次会议中优先讨论。

（三）会后跟进

1.会议纪要

会议结束后24小