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采购项目招标会议纪要模板

一、会议基本信息

会议名称：[填写采购项目全称]招标会议

会议时间：[填写YYYY年MM月DD日][填写具体时间，例如：上午/下午HH:MM-HH:MM]

会议地点：[填写具体会议室名称或线上会议平台及会议号]

主持人：[填写姓名及职务，例如：采购部经理XXX]

记录人：[填写姓名及职务，例如：采购专员XXX]

会议形式：[例如：现场会议/线上会议/hybrid会议]

二、参会人员

1.招标人/采购方代表：

*[姓名]，[部门/职务]

*[姓名]，[部门/职务]

*（以此类推，列出所有参会人员）

2.投标人代表：

*[公司名称A]：[姓名1]，[职务]；[姓名2]，[职务]

*[公司名称B]：[姓名1]，[职务]

*（以此类推，按公司分别列出，确保记录完整的单位及人员信息）

3.其他参会方（如适用）：

*[例如：监理单位]：[姓名]，[职务]

*[例如：法律顾问]：[姓名]，[职务]

*[例如：技术专家]：[姓名]，[单位/职称]

(签到表附后作为本纪要附件一)

三、会议议程及主要内容

(一)议程一：会议开场与纪律宣导(主持人)

*主持人宣布会议开始，感谢各投标人的参与。

*介绍本次招标会议的目的和议程安排。

*强调会议纪律，包括：手机静音、有序发言、遵守保密原则等。

*简要介绍评标原则（如：公平、公正、公开、诚实信用）。

(二)议程二：项目背景与需求介绍(主讲人：[例如：技术负责人/项目负责人XXX])

*[XXX]对项目的立项背景、建设目标、主要功能需求、技术参数、实施周期等进行了概要介绍。

*（可简要记录核心需求点，详细内容以招标文件为准）

(三)议程三：招标文件解读与说明(主讲人：[例如：采购负责人XXX])

*[XXX]对招标文件的核心条款进行了解读，包括但不限于：

*投标人资格要求及需提供的资质证明文件。

*投标文件的组成、格式要求、签署及密封规定。

*投标报价的构成、货币单位及报价要求。

*投标有效期、保证金缴纳金额及方式。

*开标、评标、定标流程及标准（侧重评审因素及权重的说明）。

*合同主要条款（如付款方式、履约保证金、违约责任等）。

*投标截止时间、开标时间及地点。

(四)议程四：投标人提问与澄清(主持人主持)

*主持人说明提问规则（如：按签到顺序或举手示意，针对招标文件或项目需求进行提问）。

*提问与澄清记录：

*提问单位：[公司名称A]

提问人：[姓名]

提问内容：[详细记录投标人提出的问题，确保准确无误]

澄清/答复人：[采购方相关负责人姓名]

澄清/答复内容：[详细、准确记录答复内容，如涉及对招标文件的修改或重要补充，应明确说明将以书面形式（答疑文件）另行通知所有已获取招标文件的潜在投标人]

*提问单位：[公司名称B]

提问人：[姓名]

提问内容：[同上]

澄清/答复人：[同上]

澄清/答复内容：[同上，若问题相似或重复，可合并答复]

*（以此类推，逐条记录所有重要提问及官方澄清）

*主持人宣布提问环节结束。如有未及提出的问题，提示可在规定时间内以书面形式提交。

(五)议程五：其他事项说明(主持人)

*提醒各投标人仔细阅读招标文件全部内容，确保投标文件符合要求。

*强调投标文件的递交方式和截止时间，逾期送达或不符合规定的投标文件将被拒收。

*告知各投标人关注采购方发布的与本项目相关的澄清、变更等通知。

*如有踏勘需求，说明踏勘时间、集合地点及联系人（如适用）。

(六)议程六：会议总结(主持人)

*主持人感谢各投标人的积极参与和踊跃提问。

*重申投标截止时间、开标时间及地点等关键信息。

*声明本次会议的所有口头澄清内容，若与后续书面答疑文件不一致，以书面答疑文件为准。

*宣布招标会议结束。

四、会议决议及待办事项

(一)决议事项：

*本次招标会议形成的所有官方澄清与答复，将由采购方整理后，以书面形式（答疑文件）向所有已获取招标文件的潜在投标人发出。

*（如有其他决议，例如：调整投标截止时间等，需在此明确记录）

(二)待办事项：

*责任部门/人：[采购部XXX]

事项：整理本次会议的投标人提问及澄清内容，形成正式的《招标文件答疑文件》，并按规定时限发送给所有已获取招标文件的潜在投标人。

完成时限：[例如：X个工作日内]

*责任部门/人：[各投标人]

事项：依据招标文件及本次会议澄清内容，按时、按要求编制并提交投标文