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[XX公司]采购管理制度

一、目的

为规范公司采购行为，确保采购物资/服务的质量、成本与交付符合公司需求，防范采购过程中的廉洁风险与合规风险，提高采购效率与资金使用效益，结合公司实际情况，制定本制度。本制度适用于公司所有物资（固定资产、办公用品、原材料等）及服务（如物流、咨询、IT运维等）的采购管理。

二、适用范围

涵盖公司总部及各分支机构（含异地办公点）的所有采购活动，包括但不限于：

-物资采购：办公设备（电脑、打印机）、办公耗材（纸张、墨盒）、生产原材料、固定资产（如家具、车辆）、劳保用品等；

-服务采购：物流运输、IT系统维护、广告营销、法律/财务咨询、培训服务、保洁保安等；

-工程采购：装修工程、设备安装工程等（若涉及需单独遵循《工程采购专项细则》）。

个人消费或非公司业务相关的采购行为不适用本制度。

三、基本原则

1.需求导向原则：采购必须基于明确的业务需求，符合公司战略目标及部门实际使用场景。

2.性价比优先原则：在满足质量、交付与合规要求的前提下，优先选择成本合理、综合效益高的供应商。

3.公平公正原则：采购过程透明，供应商选择、评审及合同签订需基于客观标准，避免倾向性或利益输送。

4.合规性原则：严格遵守国家法律法规（如《招标投标法》《政府采购法》）、行业规范及公司内部制度（如预算管理、廉洁要求）。

5.全程管控原则：从需求提出到验收付款的全流程闭环管理，确保采购各环节责任可追溯。

四、采购组织与职责分工

（一）采购管理委员会（决策层）

组成：总经理（主任）、分管采购的副总经理（副主任）、财务总监、法务部负责人、需求部门代表。

职责：

审批年度采购计划、重大采购项目（单笔金额≥[X]万元或战略物资采购）的供应商选择及采购方案；

审议采购管理制度修订、供应商准入/淘汰标准等重大事项；

监督采购合规性，处理重大采购纠纷或违规事件。

（二）采购部（执行层）

核心职责：

统筹公司采购工作，制定采购管理制度与操作流程；

组织需求部门编制采购计划，审核采购申请的合规性与必要性；

根据采购类型（如招标、比价、单一来源）执行采购流程，组织供应商评审、合同谈判及签订；

管理合格供应商库，定期评估供应商绩效（质量、交付、服务、价格）；

跟踪采购订单执行情况，协调交付异常问题（如延迟、质量问题）。

（三）需求部门（发起层）

核心职责：

提出明确的采购需求（包括物资/服务的规格、数量、质量标准、交付时间、预算等），并填写《采购申请单》（附件1）；

参与采购评审（如技术参数确认、供应商实地考察），对采购物资/服务的适用性负责；

负责采购物资的验收（或指定验收人）、使用跟踪及售后反馈。

（四）财务部（监督层）

核心职责：

审核采购申请的预算合规性（是否超部门/项目预算），验证付款条件与合同条款的一致性；

监督采购资金支付，核对发票、验收单、合同等付款凭证的完整性；

参与重大采购项目的成本效益分析，提供财务专业建议。

（五）法务部（风控层）

核心职责：

审核采购合同的法律条款（如违约责任、知识产权归属、保密义务），确保合同合法合规；

参与重大采购项目的谈判，提示法律风险（如供应商资质瑕疵、争议解决机制）；

处理采购相关的法律纠纷（如违约索赔、合同解除）。

五、采购流程与分类管理

（一）采购分类与审批权限

根据采购金额及重要性，分为小额采购、常规采购、重大采购三类，具体标准及审批流程如下：

采购类型

定义

审批流程

执行方式

小额采购

单笔金额≤[X]万元（如办公用品、低值耗材）

需求部门填写《采购申请单》→部门负责人审批→采购部直接执行（比价/直接采购）

简化流程，优先选择现有供应商

常规采购

单笔金额＞[X]万元且≤[Y]万元（如办公设备、常规服务）

需求部门填写《采购申请单》→部门负责人审核→财务部审批（预算）→采购部组织比价/招标→分管领导审批

比价（≥3家供应商）或邀请招标

重大采购

单笔金额＞[Y]万元（如固定资产、战略物资、工程服务）

需求部门提交《采购需求说明书》→采购管理委员会审议→总经理/董事会审批→采购部执行（公开招标/竞争性谈判）

公开招标（符合法规时）或竞争性谈判

注：单笔金额标准根据公司年度预算及行业惯例调整，具体以《采购金额分级表》（附件2）为准；涉及固定资产的采购需同步符合公司《固定资产管理制度》。

（二）采购流程详解（以常规采购为例）

1.需求提出

需求部门根据业务计划提前提交《采购申请单》，明确以下信息：

采购物资/服务的名称、规格型号、技术参数（如适用）、数量、质量标准；

预期交付时间、使用场景及必要性说明；

预算金额（需附预算来源，如部门年度预算、项目专项资金）；

特殊要求（如供应商资质、环保标准、售后服务）。

2.需求审核

部门负责人审核需求的真实性与必要性（如“是否已有闲置物