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[XX公司]车辆管理制度

一、目的

为规范公司车辆（含公务车、业务车等）的购置、使用、维护、调度及安全管理，确保车辆高效、安全运行，降低使用成本，防范交通事故与违规风险，结合公司实际情况，制定本制度。本制度适用于公司所有自有、租赁及长期使用的车辆（不含员工私人车辆）。

二、适用范围

涵盖公司总部及各分支机构（含异地办公点）的所有机动车辆，包括但不限于：

-公务车：用于管理层公务出行、行政事务办理的车辆（如轿车、商务车）；

-业务车：用于销售、采购、物流、工程等业务活动的专用车辆（如货车、工程车）；

-特种车辆：如救护车、工程抢险车等（若有）；

-租赁车辆：因业务需要长期租赁（≥3个月）的车辆。

员工私人车辆用于公务的情形（如差旅补贴）按公司《差旅管理制度》执行，不适用本制度。

三、管理职责分工

（一）车辆管理部门（牵头部门）

职责：

1.制定/修订车辆管理制度及操作流程；

2.负责车辆的购置审批、登记上牌、保险购买、年检办理、报废处置等全生命周期管理；

3.建立《车辆档案》（含车辆基本信息、维修记录、保险记录、年检记录、使用台账等），定期更新；

4.统筹车辆调度（根据需求优先级分配车辆），监督车辆日常使用与停放；

5.组织车辆安全检查、驾驶员培训及交通事故处理；

6.控制车辆使用成本（如油耗、维修费），定期分析费用数据并提出优化建议。

（二）使用部门（申请部门）

职责：

1.根据业务需求提前申请用车（填写《车辆使用申请单》），明确用车时间、事由、路线、乘车人数；

2.负责本部门申请车辆的日常使用规范（如合理驾驶、避免公车私用），配合车辆管理部门的调度安排；

3.用车结束后及时归还车辆并检查车况（如油量、外观、随车工具），发现问题及时反馈。

（三）驾驶员（直接责任人）

职责：

1.仅限公司备案驾驶员驾驶公司车辆（无备案人员严禁驾驶）；

2.出车前检查车辆状态（如轮胎、刹车、油量、灯光），确保车辆安全性能良好；

3.严格遵守交通法规，安全文明驾驶，严禁酒驾、疲劳驾驶、超速等违规行为；

4.用车期间妥善保管车辆及随车物品（如文件、工具），不得擅自改变行车路线或用途；

5.用车结束后及时返回公司（或指定地点），归还车辆并填写《车辆使用记录表》（含里程数、油耗、费用等）；

6.车辆发生故障或事故时，立即报告车辆管理部门并配合处理。

（四）财务部（监督与核算部门）

职责：

1.审核车辆购置预算、保险费用、维修费用及加油费等支出，确保资金合规使用；

2.核算车辆使用相关成本（如折旧、油耗、维修费），定期分析费用合理性；

3.监督车辆费用报销的合规性（如发票真实性、费用与业务匹配性）。

四、车辆购置与登记管理

（一）购置申请与审批

1.需求提出：使用部门因业务需要新增车辆时，填写《车辆购置申请表》（附件1），注明：

车辆类型（轿车/货车/特种车）、品牌型号、配置要求（如座位数、载重量）、预估价格；

购置原因（如现有车辆老化、业务量增长）、使用部门及预期用途；

是否有可调配的闲置车辆（优先内部调剂）。

2.审批流程：

常规购置（单价≤[XX万元]）：使用部门负责人审核→车辆管理部门审批（评估必要性及现有车辆利用率）→财务部审批（预算合规性）→分管领导批准；

重大购置（单价＞[XX万元]或特殊用途车辆）：需经车辆管理部门→财务部→分管领导→总经理审批，必要时提交总经理办公会审议。

3.采购执行：审批通过后，由采购部按公司《采购管理制度》执行采购（招标、比价或单一来源采购），确保车辆质量、价格及售后服务符合要求。

（二）登记与上牌

1.车辆到货后，车辆管理部门负责办理上牌手续（包括购置税缴纳、交强险及商业险购买、车牌登记），确保车辆合法上路。

2.车辆登记信息（车牌号、发动机号、车架号、购买日期、使用部门）需同步录入《车辆档案》，并张贴公司统一标识（如“XX公司公务车”）。

（三）保险与年检

1.保险：所有车辆必须购买交强险（强制），并根据使用性质购买商业险（如车损险、第三者责任险≥[XX万元]、座位险等），保险由车辆管理部门统一办理，保单复印件存档。

2.年检：车辆管理部门提前1个月提醒驾驶员办理年检（私家车按行驶证日期，营运车辆按法规要求），确保车辆年检合格后方可使用；逾期未年检的车辆严禁上路。

五、车辆调度与使用管理

（一）使用申请与审批

1.申请流程：使用部门需提前1个工作日（紧急情况可提前2小时）填写《车辆使用申请单》（附件2），经部门负责人审批后提交车辆管理部门。申请单需明确：

用车人、用车时间（起止）、事由（如客户拜访、物资运输）、路线（起点-终点）、乘车人数；

是否需要驾驶员（若无备案驾驶员，车辆管理部门协调安排）。

2.审批原则：

优先保障管理层公务、紧急业务（如客户紧