机关单位档案管理规范与流程.docxVIP

机关单位档案管理规范与流程

机关单位档案作为党和国家机关在履行职能、开展工作过程中形成的具有保存价值的历史记录，是机关单位工作的重要组成部分，也是维护机关历史真实面貌、促进依法行政、服务经济社会发展的重要依据。规范机关单位档案管理，优化管理流程，对于提升机关治理能力现代化水平具有不可替代的作用。本文将从档案管理的核心环节入手，系统阐述机关单位档案管理的规范要求与实操流程。

一、档案的收集与归档：源头把控，应归尽归

档案管理的首要环节在于确保应归档文件材料的完整、准确、系统地收集与移交。这是档案工作的基础，直接关系到后续管理与利用的质量。

1.归档范围的明确界定：机关单位应依据国家及行业档案管理规定，结合本单位职能特点，制定详细的《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》。通常，凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌，对本单位工作、国家建设和历史研究具有查考利用价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式的文件材料，均属归档范围。这包括但不限于：本单位制定的政策性、法规性文件；重要会议的记录、纪要；核心业务工作中形成的各类请示、报告、批复；具有保存价值的合同、协议、统计数据；以及党团建设、人事管理、财务管理等方面的关键材料。

2.归档时限与要求：各项工作中形成的文件材料，应在办理完毕后，由承办部门或个人及时整理，定期向单位档案管理部门或档案员移交。一般而言，年度性文件应在次年规定期限内完成归档，专项工作文件在工作结束后及时归档。归档的文件材料必须是办理完毕的正式文本，手续齐全，格式规范，字迹清晰，符合长期保存要求。电子文件的归档，还需确保其真实性、完整性、可用性和安全性，并与相应的纸质文件或元数据一并归档。

3.归档质量的初步审核：档案管理部门在接收归档材料时，应对其完整性、规范性进行初步审核。对于不符合要求的，应退回形成部门补充完善。确保归档材料真实反映机关单位各项活动的历史情况，为后续的整理、保管和利用奠定坚实基础。

二、档案的整理与保管：科学系统，安全可控

档案的整理与保管是档案管理的核心环节，旨在通过系统化的加工处理，实现档案的有序化管理，并采取有效措施确保其安全与完整。

1.整理原则与方法：档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。通常采用年度、组织机构（或问题）、保管期限的分类方法进行分类。具体步骤包括：对归档文件进行分类、排列、编号、编目、装订（或装盒）。对于电子档案，应按照国家相关标准进行整理、著录和存储，确保其结构清晰，检索便捷。

2.科学保管与“九防”措施：档案保管场所应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防高湿、防光、防尘等“九防”条件。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。档案库房应保持清洁、干燥、通风。档案装具（如档案盒、档案柜）应符合国家标准，坚固耐用，便于存取。同时，应建立健全档案库房管理制度，严格执行入库登记、出库审批手续。

3.定期检查与维护：档案管理部门应定期对所保管的档案进行清点核对和状况检查，发现问题及时处理。对破损、褪色、霉变的档案要及时进行修复和复制。对于电子档案，要定期进行数据备份和迁移，防止数据丢失或损坏，确保其长期可读。

三、档案的利用与开发：服务为本，活化价值

档案的最终目的在于利用。规范档案利用行为，积极开发档案信息资源，是发挥档案价值、服务中心工作的关键。

1.利用制度与权限：机关单位应建立严格的档案利用制度，明确利用范围、审批程序和保密要求。查阅档案须持有效证件，并经相关负责人批准。对于涉密档案和敏感信息，必须严格按照保密规定执行，限定知悉范围。档案利用者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。

2.利用方式与服务：档案利用可采取查阅、复制、摘录、借阅等方式。档案管理部门应积极提供优质服务，为利用者创造便利条件，如提供检索工具、咨询指导等。对于电子档案，可在确保安全的前提下，提供在线查询服务。同时，应做好档案利用登记和效果反馈工作。

3.档案信息资源开发：在严格遵守保密规定的前提下，档案管理部门应主动挖掘档案信息资源，围绕机关单位中心工作和社会需求，开展档案编研工作。可编写档案参考资料、专题汇编、大事记、组织沿革等，为领导决策、政策制定、学术研究、宣传教育等提供有价值的历史借鉴和信息支持。

四、档案的鉴定与销毁：依规处置，闭环管理

档案的鉴定与销毁是档案管理的最终环节，旨在对已到保管期限的档案进行价值评估，确定其存毁，实现档案管理的良性循环。

1.鉴定工作组织：机关单位应成立档案鉴定工作小组，由单位分管领导、档案管理部门负责人、相关业务部门人员及档案专业人员组成，负责对已到保管期限档案的鉴定工作。

2.鉴定标准与程序：鉴定工作应依据国家有关档