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机关部门办公自动化系统使用手册

一、引言

1.1系统简介

本机关部门办公自动化系统（以下简称“OA系统”）是为提升我单位办公效率、规范工作流程、促进信息共享而建设的综合性办公平台。系统集成了公文处理、信息发布、日程安排、会议管理、资源共享等核心功能，旨在为全体工作人员提供便捷、高效、安全的电子化办公环境，推动我单位数字化转型和智慧政务建设。

1.2手册目的

本手册旨在为OA系统的用户提供清晰、详尽的操作指引。通过阅读和参照本手册，用户应能快速掌握系统的主要功能和操作方法，顺利开展日常办公业务，充分发挥系统在提升工作效能方面的作用。

1.3适用对象

本手册适用于我单位所有授权使用OA系统的工作人员。建议用户在首次使用系统前，仔细阅读本手册的相关章节，特别是“系统入门与环境准备”部分。

二、系统入门与环境准备

2.1系统登录

1.访问方式：打开指定的浏览器（推荐使用Chrome、Edge等主流浏览器的最新稳定版本），在地址栏输入本单位OA系统的官方网址（由信息技术部门统一提供）。

2.登录界面：系统将显示登录界面，通常包含用户名输入框、密码输入框及验证码输入框（如启用）。

3.输入凭据：在“用户名”栏输入您的工号或分配的用户名，在“密码”栏输入初始密码（首次登录后请立即修改）。根据提示输入验证码（如有）。

4.登录系统：点击“登录”按钮。若用户名、密码及验证码无误，系统将成功登录并跳转至OA系统主界面。

2.2浏览器设置与兼容性

为确保系统功能正常运行，建议使用指定版本的浏览器，并进行如下基本设置：

*启用JavaScript脚本支持。

*允许弹出窗口（部分功能模块可能需要）。

*清除浏览器缓存（当系统界面显示异常或功能加载不全时，可尝试此操作）。

具体的浏览器配置要求及优化建议，请参照信息技术部门发布的《OA系统运行环境配置指南》。

2.3密码修改与安全提示

*首次登录：首次登录系统后，系统通常会强制要求修改初始密码。请设置复杂度较高的密码，建议包含大小写字母、数字和特殊符号，并定期更换（如每季度）。

*主动修改：在系统主界面，通常可通过“个人设置”或“账户安全”等模块找到“修改密码”功能入口，按照提示完成密码更新。

*安全提示：请勿将个人密码告知他人，避免在公共电脑或不安全网络环境下登录系统。如怀疑密码泄露，请立即修改并报告信息技术部门。

2.4个人信息维护

用户应确保个人信息的准确性，以便系统内的消息通知、工作流转等功能正常进行。

1.登录系统后，进入“个人中心”或“个人设置”模块。

2.在“个人信息”页面，可查看并编辑姓名、联系电话、电子邮箱等基本信息。

3.修改完成后，点击“保存”按钮。

三、系统界面概览

3.1主界面布局

OA系统主界面通常包含以下几个主要区域：

*顶部导航栏：展示系统主要功能模块入口，如公文处理、日程安排、会议管理、信息发布等。

*左侧菜单栏：根据当前选择的顶部导航模块，显示该模块下的具体功能菜单列表。

*中间工作区：系统的主要操作和显示区域，根据用户选择的功能不同，展示相应的内容，如待办事项列表、公文表单、通知公告等。

*右侧信息栏（部分系统有）：可能显示个人待办、日程提醒、最新公告等快捷信息。

*底部状态栏：显示当前登录用户、系统时间、在线帮助入口、退出系统按钮等。

3.2常用功能图标说明

系统中会使用一些直观的图标来代表特定功能或操作状态，例如：

*信封图标：代表邮件或消息。

*文件夹图标：代表文档或文件柜。

*时钟图标：代表日程或提醒。

*对勾图标：代表确认或审批通过。

*感叹号图标：代表提醒或警告。

用户可将鼠标悬停在图标上，通常会显示该图标的文字说明。

3.3快捷操作与个性化设置

为提升操作效率，系统可能提供一些快捷操作方式：

*待办事项快捷入口：通常在主界面显眼位置，点击可直接进入待处理工作。

*自定义桌面：部分系统支持用户根据个人习惯，将常用功能模块添加到主界面作为快捷方式。

*皮肤切换：部分系统提供不同的界面风格供用户选择。

具体的个性化设置选项，请在“个人设置”中查找并配置。

四、核心功能模块操作指南

4.1公文处理

公文处理是OA系统的核心功能之一，主要包括收文管理和发文管理。

4.1.1收文处理

1.收文登记与浏览：用户可在“收文管理”模块中查看所有待办、已办收文。系统通常会按紧急程度、来文单位等进行排序或分类。

2.收文办理：

*查看正文：点击收文条目，可查看公文标题、来文单位、文号、成文日期、内容摘要及正文扫描件或电子文档。

*拟办意见：根据权限，相关负责人可填写拟办意见，指定承办部门或承办