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企业采购申请与审批流程规范

一、适用范围与典型场景

本规范适用于企业各类采购活动的申请、审批与执行管理，涵盖日常办公物资、生产设备、服务外包、工程项目等采购类型。典型场景包括：

常规采购：如办公文具、劳保用品等日常消耗品的定期采购；

专项采购：如新增生产设备、IT系统升级等满足特定业务需求的采购；

紧急采购：如突发设备故障需立即更换、临时活动物资保障等时效性要求高的采购；

服务采购：如咨询培训、保洁服务、设备维护等第三方服务采购。

二、全流程操作指南

（一）采购申请发起

申请人职责：由需求部门（如行政部、生产部、项目部）指定专人作为申请人，根据实际需求填写《企业采购申请单》，保证信息真实、完整。

申请材料准备：

明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、用途、预算金额；

如涉及技术参数，需附《技术需求说明书》；

大额采购（如单笔超5万元）需提供《市场询价对比表》（至少3家供应商报价）；

紧急采购需在申请单中注明“紧急”及原因（如“生产设备突发故障，需24小时内更换”）。

提交路径：申请人将纸质申请单（部门负责人签字确认）及电子版同步提交至采购部，抄送财务部备案。

（二）部门初审

审核人：需求部门负责人（如生产部经理、行政部主管）。

审核内容：

采购需求的必要性（是否为业务必需，是否存在替代方案）；

预算金额是否在部门年度预算额度内，超预算部分是否已提交《预算调整申请》；

采购规格、数量是否符合实际使用需求，避免过度采购。

审核结果：

通过：在申请单“部门初审意见”栏签字，转交采购部；

不通过：注明原因（如“预算超支，需优化需求”），退回申请人修改。

（三）采购部复审

审核人：采购部专员或采购经理。

审核内容：

申请单信息完整性（是否缺失规格、预算、询价材料等）；

采购品类是否符合企业《采购目录》（如限制采购高耗能设备）；

供应商选择方式：常规采购采用“货比三家”，大额采购（超10万元）需启动招标流程，紧急采购可采用单一来源采购（需说明理由）。

审核结果：

通过：在申请单“采购部意见”栏签字，按权限流转至下一审批环节；

不通过：反馈申请人补充材料或调整需求。

（四）分级审批

根据采购金额与类型，实行分级审批，审批权限如下（示例）：

采购类型

金额范围

审批人

日常办公物资

≤5000元

需求部门负责人

日常办公物资

5000-2万元

需求部门负责人+采购部经理

生产设备/服务采购

2万-10万元

需求部门负责人+采购部经理+财务部经理

生产设备/服务采购

＞10万元

需求部门负责人+采购部经理+财务部经理+总经理

审批要求：

审批人需在2个工作日内完成审批，逾期未反馈视为默认通过；

涉及跨部门协作的采购（如IT设备采购），需技术部门（如信息部）确认技术参数后再行审批。

（五）采购执行

供应商选择：

采购部根据审批结果，通过合格供应商库、公开招标或询价方式确定供应商；

紧急采购需在采购前电话请示分管副总，事后补签《紧急采购说明》。

合同签订：

采购金额超1万元，需签订《采购合同》，明确标的物、价格、交付时间、质量标准、违约责任等条款；

合同需由采购部负责人、法务部（如涉及）及双方法定代表人签字盖章。

订单下达：采购部向供应商发出《采购订单》，同步抄送需求部门与财务部。

（六）履约验收

验收组织：

需求部门牵头，采购部、使用人共同参与；

技术复杂设备需邀请第三方检测机构参与验收。

验收标准：

核对物品名称、规格、数量是否与订单一致；

测试功能是否符合技术需求说明书要求；

检查外观、包装是否完好，附产品合格证、保修卡等文件。

验收结果：

合格：三方在《采购验收单》上签字确认，交付使用部门；

不合格：注明问题详情，要求供应商在3个工作日内整改，整改后复验。

（七）付款结算

材料提交：需求部门将《采购申请单》《采购合同》《验收单》《发票》提交财务部。

财务审核：

发票抬头、税号、金额等信息与企业信息一致；

验收单与合同、订单信息匹配；

预算余额充足，超预算部分需有《预算调整批复》。

付款执行：财务部在审核通过后5个工作日内完成付款，银行转账备注“采购款-[供应商名称]-[申请单号]”。

（八）档案归档

采购部负责整理采购全流程资料，包括：

《采购申请单》《审批记录》《采购合同》《验收单》《发票》《供应商评价表》等；

资料按“采购类型+年份+申请单号”分类编号，电子版保存至企业档案系统，纸质版保存期不少于5年。

三、核心模板工具清单

（一）企业采购申请单

单号：_________

申请部门：_________

申请人：_________

联系方式：_________

申请日期：______

采购类别：□办公物资□生产设备□服务□工程□其他

紧急程度：□普通□紧急

预算科目：_________

序号

物品/服务名称

规格型号

单位