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学校综合办公室文件传递规范

一、文件传递概述

文件传递是学校综合办公室日常工作中不可或缺的环节，涉及信息的上传下达、工作协调和资料共享。为确保文件传递的准确性、及时性和安全性，特制定本规范。

二、文件传递流程

（一）文件准备

1.文件内容需完整、清晰，无错别字和格式错误。

2.电子文件应统一保存为PDF或Word格式，并标注发送人、接收人、发送日期等信息。

3.纸质文件需装订整齐，重要文件应加盖公章或签字确认。

（二）文件传递方式

1.电子文件传递：

(1)通过学校内部邮件系统发送，确保收件人邮箱准确无误。

(2)使用共享云盘（如百度网盘、企业网盘）上传，并设置访问权限。

(3)传递超大文件时，需提前告知接收人并分段发送。

2.纸质文件传递：

(1)内部传递：使用文件传递单登记，由专人负责送递至目的地。

(2)外部传递：通过快递或专人递送，并记录签收时间。

（三）文件签收确认

1.电子文件：接收人需回复确认收到邮件，重要文件需抄送相关领导。

2.纸质文件：

(1)填写文件签收单，注明文件名称、份数、签收人及签收日期。

(2)签收单随文件一同存档，作为传递凭证。

三、文件传递注意事项

（一）保密要求

1.涉及敏感信息的文件需加密处理，仅限授权人员访问。

2.传递过程中避免长时间暴露文件内容，纸质文件应妥善保管。

（二）时效性管理

1.日常工作文件应在2小时内完成传递，紧急文件需优先处理。

2.如遇节假日或下班时间，可提前安排次日传递，并电话通知接收人。

（三）异常处理

1.若文件传递过程中发现缺失或损坏，需立即联系发送人重新发送，并记录异常情况。

2.对于多次传递失败的文件，需分析原因并调整传递方式。

四、附则

本规范适用于学校综合办公室所有文件传递工作，自发布之日起执行。各部门需严格遵守，如有疑问可咨询办公室相关人员。

一、文件传递概述

文件传递是学校综合办公室日常工作中不可或缺的环节，涉及信息的上传下达、工作协调和资料共享。为确保文件传递的准确性、及时性和安全性，特制定本规范。文件传递不仅关系到工作效率，更直接影响学校各项事务的顺利开展。因此，规范文件传递流程、明确责任分工、加强监督落实至关重要。

二、文件传递流程

（一）文件准备

1.文件内容需完整、清晰，无错别字和格式错误。

-电子文件应统一保存为PDF或Word格式，确保字体、字号、行距等符合规范要求。

-纸质文件需装订整齐，重要文件应加盖公章或签字确认，确保文件的合法性和有效性。

2.文件分类标记：

-按文件性质分类，如通知类、报告类、会议纪要类等，并标注清晰的主题和编号。

-电子文件命名格式：年份-月份-日期-文件类型-部门（如2023-10-27-通知-办公室）。

-纸质文件使用标签或文件夹进行标记，内容应包括文件名称、密级、发送部门、接收部门等信息。

（二）文件传递方式

1.电子文件传递：

(1)通过学校内部邮件系统发送，确保收件人邮箱准确无误。

-发送邮件时，主题栏需清晰标注文件内容，如“关于XX活动的通知”。

-正文需简明扼要，说明文件要点和注意事项。

-附件需逐一列出，避免遗漏。

(2)使用共享云盘（如百度网盘、企业网盘）上传，并设置访问权限。

-创建共享链接时，设置有效期限（如24小时或48小时），并限制仅允许查看或下载。

-重要文件需设置密码保护，并通知接收人密码。

(3)传递超大文件时，需提前告知接收人并分段发送。

-将文件压缩成ZIP或RAR格式，再进行分割（如使用WinRAR等工具）。

-按顺序编号发送每个分割文件，并在邮件中说明总文件数和下载顺序。

2.纸质文件传递：

(1)内部传递：使用文件传递单登记，由专人负责送递至目的地。

-文件传递单需详细记录文件名称、份数、发送部门、接收部门、传递时间等信息。

-传递人员需核实接收人身份，确保文件送达正确人手中。

(2)外部传递：通过快递或专人递送，并记录签收时间。

-选择可靠的快递公司（如顺丰、EMS等），并要求快递员电话通知接收人签收。

-专人递送时，需携带身份证件进行身份验证，并要求签收人出示工作证。

（三）文件签收确认

1.电子文件：接收人需回复确认收到邮件，重要文件需抄送相关领导。

-回复邮件时，注明已收到文件并简要说明下一步工作安排。

-重要文件（如人事任免、财务预算等）需抄送至相关部门负责人，确保信息同步。

2.纸质文件：

(1)填写文件签收单，注明文件名称、份数、签收人及签收日期。

-签收单需加盖接收人签字或盖章，并注明签收时间（精确到分钟）。

-签收单随文件一同存档，作为传递凭证。

(2)签收单存档要求：

-纸质签收单需按日期排序，装订成册，并标注存档时间。

-电子签收单需上