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企业员工出差预算申请及报销流程工具指南

一、适用情境

本流程适用于企业员工因公前往异地开展业务（如客户拜访、项目会议、市场调研、培训学习等）时，需提前申请出差预算及事后报销相关费用的场景。涵盖国内出差及境外出差（如有）的预算规划、费用管控与结算全流程，旨在规范操作、提高效率，保证费用支出的合理性与合规性。

二、操作流程详解

（一）出差预算申请流程

明确出差需求与计划

员工接到出差任务后，需根据出差事由、目的地、时间（起止日期）、参与人员等，初步规划行程安排，包括往返交通方式、预计住宿天数、每日餐饮标准及其他可能发生的费用（如市内交通、会议资料费等）。

填写《出差预算申请表》

登录企业OA系统或标准模板，完整填写《出差预算申请表》，内容需包含：

个人基本信息（姓名、部门、职位）；

出差详情（事由、目的地、起止时间、行程单）；

预算明细（分项列出交通、住宿、餐饮、其他费用的预估金额及计算依据，如“往返高铁票：元/人×2程”“住宿：元/晚×X晚，不高于公司地区标准”）；

出差目的及预期成果（简要说明出差业务价值，如“与客户洽谈年度合作方案，推动项目签约”）。

逐级审批

部门负责人审批：员工提交申请后，由部门负责人审核出差必要性、行程合理性及预算是否符合部门年度费用计划，确认后签字。

财务部门审核：财务专员核对预算明细是否符合公司费用标准（如住宿限价、交通方式等级限制等），检查总额是否在可控范围，必要时与员工沟通调整，审核通过后签字。

分管领导审批：单次出差预算超过元（或根据企业权限设定）的，需提交分管领导审批，确认出差重要性及预算合理性。

预算确认与执行

审批通过后，《出差预算申请表》由财务部留存备案。员工可根据预算情况选择：

预支备用金：按预算总额的%（或实报金额）提前向财务部申请现金，用于出差期间费用支出；

公司统一安排：由行政部门/财务部协助预订交通、住宿等，费用直接与供应商结算，员工无需预支现金。

（二）出差费用报销流程

费用发生与凭证收集

出差期间，员工需严格按照预算标准控制费用支出，并妥善保存所有费用凭证（如交通票据、住宿水单、消费明细等），凭证上需注明出差事由、日期及金额，保证与预算明细对应。境外出差需保留外币凭证及消费记录，以便后续汇率核算。

整理报销材料

出差结束后5个工作日内，员工需整理报销材料，包括：

《出差预算申请表》（审批件复印件）；

《费用报销单》（按企业系统模板填写，需注明出差起止时间、费用类别、金额、凭证张数等）；

费用原始凭证（分类粘贴，如交通费、住宿费、餐饮费等分开整理，每张凭证需注明用途及日期）；

出差总结（简要说明出差成果、未完成事项及后续计划，部分企业要求）。

部门负责人审核

员工将报销材料提交至部门负责人，负责人需核对费用真实性（如是否与出差事由相关、是否超预算）、凭证完整性，确认无误后签字。

财务部门复核

财务专员对报销材料进行全面审核：

凭证合规性：检查原始凭证是否清晰、印章是否齐全、是否有涂改痕迹；

金额准确性：核对报销金额与凭证金额是否一致，是否超出预算（如超预算需说明原因并附补充审批材料）；

标准符合性：确认费用是否符合公司规定（如住宿是否超标、交通是否符合等级要求等）。

报销款项发放

审核通过后，财务部在3-5个工作日内将报销款项通过银行转账发放至员工工资卡，或冲抵预支备用金（多退少补）。

三、相关模板示例

（一）《出差预算申请表》

项目

内容

申请人信息

姓名：某三部门：事业部职位：*专员

出差基本信息

事由：拜访客户，洽谈年度合作方案目的地：市起止时间：2023年X月X日-X月X日（共X天）同行人员：*某四（市场部）

行程安排

往返交通：高铁G123次（站-站），元/程市内交通：地铁+打车，预估元/天住宿：酒店（协议价），元/晚（X晚）

预算明细

交通费：往返高铁元+市内交通元=元住宿费：元/晚×X晚=元餐饮费：元/天×X天=元（参照公司标准元/天）其他费用：会议资料费元预算总额：元

出差目的与成果

目的：推动项目签约，明确客户需求预期成果：达成合作意向，签订框架协议

审批意见

部门负责人签字：某一日期：2023年X月X日财务审核：某二日期：2023年X月X日分管领导签字：*某五日期：2023年X月X日

（二）《费用报销单》

报销人信息

姓名：某三部门：事业部日期：2023年X月X日

出差信息

起止时间：2023年X月X日-X月X日目的地：市预算总额：元实际支出：元

费用明细

费用类别

往返高铁费

住宿费

餐饮费

市内交通费

其他费用

合计

附件清单

《出差预算申请表》1份、费用凭证17张、出差总结1份

审批意见

部门负责人：某一财务审核：某二财务付款：*某六

四、重要提示

预算编制原则：预算需基于实际需求，合理预估费用，优先选择经济实惠的交通与住宿方式，