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企业会议计划及实施过程控制记录表

适用范围与核心价值

本工具适用于企业各类会议的全流程管理，包括但不限于战略规划会、项目推进会、部门例会、跨部门协调会、专题研讨会等。通过标准化记录会议的计划、实施、决议及执行过程，可实现以下核心价值：

规范会议流程：明确各环节责任分工，避免会议筹备混乱、议程随意；

提升会议效率：聚焦会议目标，减少无效讨论，保证关键问题得到解决；

强化执行跟进：清晰记录行动项的责任人、时限及进展，推动决议落地；

沉淀会议资产：形成可追溯的会议记录，为企业决策复盘、历史查询提供依据。

全流程操作指南

一、会前筹备：精准规划，奠定高效基础

步骤1：明确会议目标与类型

根据业务需求确定会议核心目标（如“确定Q3产品迭代方案”“解决跨部门协作流程卡点”），明确会议类型（决策型、研讨型、通报型等），避免为开会而开会。

示例：若需对某方案拍板，应定位为“决策型会议”，提前收集数据支撑；若需brainstorm，则定位为“研讨型会议”，鼓励发散思维。

步骤2：确定参会人员与分工

主持人：负责把控会议节奏、引导讨论方向（通常为部门负责人或项目发起人，如*总监）；

记录人：负责记录会议要点、决议及行动项（建议由熟悉业务的专员担任，如*助理）；

参会人员：根据议题邀请直接关联人（如“项目进度协调会”需邀请项目负责人经理、开发组长主管、测试负责人*工程师等），避免无关人员参会；

列席人员：如需信息同步，可安排相关同事列席（如实习生*同学，仅记录不参与讨论）。

步骤3：制定会议议程与时间安排

议程需明确议题顺序、每项议题的负责人、预计时长，并提前1-2天发给参会人员，方便其提前准备。

示例：

议题序号

议题内容

负责人

预计时长

1

Q2销售数据复盘

*经理

20分钟

2

Q3目标分解与资源需求

*主管

30分钟

3

跨部门协作流程优化讨论

全体

40分钟

会议总时长建议控制在1.5-2小时内，避免超时导致参会人员疲劳。

步骤4：准备会议材料与场地

材料准备：提前整理议题相关数据、报告、PPT等（如“销售数据复盘”需附Q2销售明细表），通过企业内部系统（如OA、钉钉）发给参会人员，减少现场阅读时间；

场地与设备：根据会议形式选择场地（线下会议室/线上会议软件），提前调试投影仪、麦克风、视频会议设备等，保证网络稳定；若需茶歇，提前准备饮用水、简单茶点（避免过于花销）。

二、会中控制：聚焦目标，保证有效输出

步骤1：签到与身份确认（会议开始前5分钟）

记录人负责收集参会人员签到信息（可通过纸质签到表/线上会议签到功能），确认缺席人员及原因（如*主管因客户拜访请假，需提前提交书面说明）。

步骤2：按议程推进会议，主持人把控节奏

开场：主持人重申会议目标、议程及时长要求，提醒“手机调至静音”“聚焦议题，避免跑题”；

议题讨论：按议程逐项推进，主持人引导发言顺序（如先请议题负责人汇报，再邀请补充意见），避免某一人垄断发言时间；对复杂议题，可采用“头脑风暴+集中归纳”方式，保证多方观点被记录；

决策形成：对需决策事项，主持人需明确“共识决策”（一致同意）或“多数决策”（超过半数同意），并当场宣布结果，避免模糊表述。

步骤3：实时记录关键信息，形成会议初稿

记录人需同步记录以下内容，避免会后遗漏：

讨论要点：关键分歧点、主要观点（如“经理提出：Q3需增加10%营销预算，但主管认为应优先优化现有渠道ROI”）；

决议事项：明确结论（如“决议：Q3营销预算按8%增长，由*经理牵头制定详细投放方案”）；

行动项：必须包含“行动内容+责任人+截止时间+交付物”（如“行动项1：整理Q3客户反馈高频问题清单，责任人*工程师，截止时间8月15日，交付物：Excel清单”）。

步骤4：会议总结与下一步安排（结束前10分钟）

主持人简要总结会议成果（决议项、行动项），明确“会后24小时内由记录人分发会议纪要”，并确认参会人员对行动项无异议后宣布散会。

三、会后跟进：跟进执行，闭环管理

步骤1：整理会议纪要，及时分发（会后24小时内）

记录人根据初稿整理正式会议纪要，内容包括：会议基本信息（名称、时间、地点、参会人员）、议程执行情况、讨论要点、决议事项、行动项清单（需突出责任人及截止时间）、附件（如PPT、数据表）；

纪要通过企业内部系统发送给所有参会人员及相关领导，并抄送给需配合执行行动项的部门（如行动项涉及财务部，需抄送财务*经理）。

步骤2：跟踪行动项执行进展（每周/截止日前3天提醒）

记录人需建立“行动项跟踪表”，每周更新进展（如“进行中：已完成数据收集，待分析”“延期：因客户需求变更，需调整方案，申请延期至8月20日”）；

对即将到期的行动项，提前3天通过企业/邮件提醒责任人，保证按时交付。

步骤3：会议复盘与资料归档（行动项全部完成后）

若会议目标未达成