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企业档案管理清单及归档标准

一、档案管理基本原则

档案管理工作应遵循以下核心原则，确保档案的真实性、完整性、规范性、安全性和可利用性：

1.真实性原则：归档的档案材料必须是客观真实的原始记录，严禁伪造、篡改或提供虚假材料。

2.完整性原则：确保归档文件材料的齐全完整，反映各项活动的全过程和结果，避免重要信息的缺失。

3.规范性原则：档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用等各个环节都应遵循统一的标准和规范流程。

4.安全性原则：采取有效措施保障档案实体与信息的安全，防止档案的损毁、丢失、泄密和不当使用。

5.可利用性原则：在安全保密的前提下，建立便捷的档案检索和利用机制，满足企业各项工作对档案信息的需求。

二、企业档案管理清单

企业档案种类繁多，根据其来源、内容和作用，可大致划分为以下主要类别及核心清单：

（一）基础资质类档案

此类档案是企业合法设立、运营的根本依据，具有极高的权威性和稳定性。

*企业设立与变更相关文件：如公司章程、股东协议、创立大会纪要、历次变更的申请及批复文件、企业名称预先核准通知书等。

*企业法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证（或三证合一/五证合一后的统一社会信用代码证）等核心证照的正副本及相关年检/年报材料。

*行业特定资质许可：如经营许可证、生产许可证、专项审批文件、资质等级证书等。

*企业印章印模备案及管理相关文件。

（二）行政管理类档案

记录企业内部管理活动的各类文件，反映企业管理水平和运作效率。

*股东会、董事会、监事会会议文件：包括会议通知、议程、议案、决议、纪要、签到册等。

*企业内部管理制度体系：包括各项管理办法、规定、细则、工作流程等，按行政管理、财务管理、人力资源管理、业务管理等模块分类。

*重要决策与规划文件：如企业发展规划、年度工作计划与总结、重要会议纪要（非股东董监类）、重大事项请示与批复等。

*对外行文与收文：以企业名义发出的重要函件、报告、声明等；以及收到的上级单位、政府部门、重要合作方的来文。

*企业文化建设相关材料：如企业愿景、使命、价值观阐述，重要文化活动记录，企业标识（VI）规范等。

（三）经营业务类档案

直接反映企业主营业务活动和经营成果的核心档案。

*合同协议类：包括各类购销合同、服务合同、合作协议、投资协议、租赁合同、借款合同等，按业务类型或对方单位分类整理，并附相关的谈判记录、补充协议、变更协议、解除协议等。

*客户与供应商档案：主要客户及供应商的基本信息、合作历史、沟通记录、评估材料等（注意客户信息保密）。

*市场与营销档案：市场调研报告、营销策划方案、广告宣传材料、参展记录、重要营销活动总结等。

*项目管理档案：各类项目（如建设项目、开发项目、咨询项目等）的立项申请、可行性研究报告、批复文件、计划方案、过程管理文件、验收报告、总结评估等全套材料。

（四）人力资源类档案

记录企业人力资源状况和员工职业发展的重要档案。

*组织架构与人员编制：企业组织结构图、部门设置及职责说明、人员编制方案及调整记录。

*员工个人档案：入职登记表、个人简历、身份证明复印件、学历学位证明复印件、职业资格证书复印件、劳动合同、薪酬福利记录、绩效考核材料、奖惩记录、培训记录、离职证明及相关手续文件等（严格保密管理）。

*集体人事档案：员工花名册、人事变动记录（招聘、录用、转正、调动、晋升、降职、辞退、退休等）、薪酬制度、福利方案、绩效考核制度、培训计划与总结等。

*劳动争议处理相关文件：仲裁申请书、判决书、调解书、协商记录等。

（五）财务会计类档案

反映企业财务状况和经营成果，具有法律效力的专业档案（按财政部、国家档案局《会计档案管理办法》执行）。

*会计凭证：原始凭证、记账凭证、汇总凭证等。

*会计账簿：总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿。

*财务会计报告：月度、季度、年度财务报告（包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表及附注）。

*其他会计资料：银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表及完税凭证、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。

（六）研发与知识产权类档案

体现企业创新能力和核心竞争力的关键档案。

*研发项目档案：研发项目立项、计划、实验记录、技术方案、研发成果报告、评审鉴定材料等。

*知识产权档案：专利申请文件、专利证书、商标注册申请文件、商标注册证、软件著作权登记证书、作品著作权登记证书、知识产权许可使用合同、转让合同、维权相关文件等。

*技术资料：技术标准、技术图纸、工艺文件、操作规程、技术说明书、技术引进与转让文件等。

（七）其他重要档