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供应链采购管理工具箱
一、适用业务场景
本工具箱适用于企业各类采购业务场景，包括但不限于：
日常生产物料采购：如制造业原材料、零部件的定期采购，保障生产连续性；
办公用品及服务采购：如行政耗材、IT服务、咨询服务的非生产性物资采购；
项目专项采购：如新建项目所需设备、工程材料的阶段性采购；
紧急补货采购：应对突发需求（如设备故障、订单激增）的快速采购响应；
新供应商引入采购：首次合作供应商的资质审核与小批量试采购。
二、标准化操作流程
（一）需求发起与审批
需求提报：需求部门填写《采购需求申请表》，明确物料/服务名称、规格型号、数量、预计到货日期、预算金额及用途说明，提交至采购部。
示例：生产部需采购“A型号轴承100件，用于产线维修，预算5000元，需3日内到货”。
需求审核：采购部对需求的合理性（如规格准确性、预算匹配性）进行初审，财务部审核预算合规性，最终由分管领导（如*总）审批。
输出：审批通过的《采购需求申请表》，作为采购启动依据。
（二）供应商寻源与评估
供应商寻源：
对于常规物料，从《合格供应商名录》中筛选3家及以上供应商；
对于新物料或紧急采购，通过行业平台、展会推荐等方式新增供应商，并同步完成资质预审（如营业执照、行业许可证、质量体系认证等）。
供应商评估与比价：
向候选供应商发出询价单，要求提供报价单、产品样本、交期承诺及售后方案；
采购部组织技术部、质量部组成评估小组，从价格（权重30%）、质量（历史合格率，权重25%）、交期（准时交付率，权重20%）、服务（响应速度，权重15%）、资质（权重10%）五维度评分，形成《供应商评估表》。
输出：选定最优供应商，签订《采购框架协议》（长期合作）或《采购订单》（单次采购）。
（三）订单与下达
订单创建：采购专员根据审批后的需求及供应商评估结果，在采购系统中《采购订单》，明确订单号、供应商信息、物料明细（名称、规格、数量、单价、总价）、交货地点、交货日期、付款方式、质量标准及违约条款。
示例：订单号PO20240501001，供应商“机电”，轴承100件，单价48元，总价4800元，交货地点为工厂仓库，交货日期2024年5月3日。
订单确认：将《采购订单》发送至供应商确认，要求供应商在2个工作日内回复盖章确认，保证双方对订单信息无异议。
输出：双方确认的《采购订单》，作为后续交付验收的依据。
（四）交付跟踪与验收
交付跟踪：供应商发货后，提供发货单号，采购专员通过物流系统跟踪货物在途状态，保证按期到货；若出现延迟风险，及时与供应商沟通，协调催交或调整交期。
到货验收：
数量验收：仓库根据《采购订单》核对到货数量，确认无误后签收；
质量验收：质量部按《质量检验标准》进行抽检或全检，填写《物料验收单》，标注“合格”或“不合格”；
异常处理：若数量不符或质量不合格，采购部需在24小时内联系供应商，协商退换货或补货方案，形成《异常处理记录表》。
输出：合格的《物料验收单》，作为入库及付款凭证。
（五）付款结算与归档
付款申请：财务部根据《采购订单》《物料验收单》《供应商发票》（合规发票），核对无误后《付款申请单》，按审批流程（如经理审批、总审批）完成付款。
资料归档：采购专员将采购全流程资料（需求申请表、评估表、订单、验收单、发票、异常记录等）整理归档，保存期限不少于3年，保证可追溯。
三、核心工具表单
表1：采购需求申请表
序号
物料/服务名称
规格型号
需求数量
预计到货日期
预算金额（元）
用途说明
需求部门
申请人
日期
1
A型号轴承
Φ20×40
100
2024-05-03
5000
产线维修
生产部
*明
2024-05-01
2
办公纸
A480g
10箱
2024-05-05
800
日常办公
行政部
*华
2024-05-02
表2：供应商评估表
供应商名称
机电有限公司
评估日期
2024-05-01
评估维度
评估指标
评分（100分制）
权重
价格
报价与市场均价对比
85
30%
质量
历史合作批次合格率98%
90
25%
交期
上半年准时交付率95%
88
20%
服务
响应速度≤24小时
80
15%
资质
具有ISO9001认证
95
10%
总分
——
——
100%
评估结论
□通过□不通过（需说明：价格偏高，建议议价至4700元）
表3：采购订单
订单号
PO20240501001
订单日期
2024-05-02
供应商信息
名称：机电有限公司联系人：强电话：
采购部门
采购部
交货信息
交货地点：工厂仓库交货日期：2024-05-03运输方式：供应商送货
付款方式
货到付款
物料明细
序号
物料名称
规格型号
1
轴承
Φ20×40
订单备注
1.质量标准：符合GB/T307.1-20152.需提供出厂检测报告
审批
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