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员工通讯录更新管理办法

一、总则

为规范公司员工通讯录的更新与管理，确保信息准确、及时，提升内部沟通效率，特制定本办法。本办法适用于公司全体员工，由人力资源部负责监督执行。

二、通讯录更新范围与内容

（一）更新范围

1.公司全体正式员工。

2.办公地址、部门变更等涉及公司整体通讯信息的调整。

（二）更新内容

1.个人信息：姓名、职位、部门、办公电话、分机号、电子邮箱、手机号码。

2.部门信息：部门名称、负责人、总机电话、常用联系人。

3.办公地点：各办公区域地址、交通指引（如适用）。

三、更新流程与职责

（一）更新流程

1.**信息提交**

(1)员工需在个人信息发生变更后的3个工作日内，通过公司内部系统或指定邮箱提交更新申请。

(2)申请需包含变更前后的详细信息，并由部门负责人确认。

2.**审核与录入**

(1)人力资源部在收到申请后2个工作日内完成审核。

(2)审核通过后，由专人负责将更新信息录入公司通讯录管理系统。

3.**发布与通知**

(1)通讯录更新完成后，人力资源部通过公司公告、邮件或内部通讯工具通知全体员工。

(2)新版通讯录发布前，需在公告栏或系统显眼位置预览，收集反馈意见（如有）。

（二）职责分工

1.**员工**：负责及时提交个人信息变更申请，确保信息准确。

2.**部门负责人**：负责审核本部门员工提交的变更申请，并签字确认。

3.**人力资源部**：负责审核、录入、发布通讯录，并定期组织全公司通讯录的全面更新（如每半年一次）。

四、管理与维护

（一）定期检查

1.人力资源部每季度对通讯录准确性进行抽查，确保无遗漏或错误信息。

2.如发现错误，立即联系相关人员核实并修正。

（二）系统管理

1.通讯录管理系统需设置访问权限，仅限授权人员操作。

2.原始数据备份需定期进行（如每月一次），防止信息丢失。

（三）保密要求

1.员工通讯录仅用于公司内部工作沟通，严禁外泄或用于商业用途。

2.人力资源部需妥善保管通讯录数据，避免信息泄露。

五、附则

（一）本管理办法自发布之日起施行，由人力资源部负责解释。

（二）员工违反本办法，将按公司相关规定处理。

一、总则

为规范公司员工通讯录的更新与管理，确保信息准确、及时，提升内部沟通效率，特制定本办法。本办法适用于公司全体正式员工，由人力资源部负责监督执行。

二、通讯录更新范围与内容

（一）更新范围

1.公司全体正式员工，包括但不限于全职、兼职及项目制员工。

2.办公地址、部门变更等涉及公司整体通讯信息的调整。

（二）更新内容

1.**个人信息**：

(1)姓名：员工正式姓名，确保与劳动合同一致。

(2)职位：员工当前担任的岗位名称。

(3)部门：员工所属的部门名称。

(4)办公电话：员工工位上的固定电话号码，包括分机号。

(5)分机号：用于内部通话的快速连接号码。

(6)电子邮箱：公司分配的工作邮箱地址。

(7)手机号码：员工常用的工作或紧急联系手机号。

2.**部门信息**：

(1)部门名称：部门正式名称及英文名称（如有）。

(2)负责人：部门主管或经理的姓名及联系方式。

(3)总机电话：公司前台或总机对外公布的电话号码。

(4)常用联系人：部门内其他关键联系人及其职责（如行政助理、技术支持等）。

3.**办公地点**：

(1)地址：公司各办公区域的详细地址，包括楼层、房间号。

(2)交通指引：主要交通方式（如地铁、公交）及大致耗时。

(3)邮政编码：各办公地点对应的邮政编码。

三、更新流程与职责

（一）更新流程

1.**信息提交**

(1)**员工提交变更申请**：

-员工需在个人信息发生变更后的3个工作日内，通过公司内部系统（如“员工自助服务”平台）或指定邮箱（如hr@）提交更新申请。

-申请需包含变更前后的详细信息，例如：变更项目（姓名、电话等）、变更原因（如职位调整）、变更日期。

-提交时需附上相关证明材料（如新名片、调岗文件），以备审核。

(2)**部门负责人审核**：

-部门负责人需在收到员工提交的申请后2个工作日内进行审核，确认变更信息的真实性。

-审核通过后，需在申请表上签字或通过系统确认，并返回人力资源部。

2.**审核与录入**

(1)**人力资源部审核**：

-人力资源部在收到部门负责人确认的申请后1个工作日内完成最终审核，确保信息符合公司规范。

-如有疑问，需联系员工或部门负责人进行核实。

(2)**系统录入**：

-审核通过后，由人力资源部指定专人负责将更新信息录入公司通讯录管理系统（如MicrosoftActiveDirectory、LDAP或内部CRM系统）。

-录入时需仔细核对，确保姓名、电话、邮箱等信息的准确性，避免