行业采购申请表单.docVIP

行业通用采购申请表单工具模板

一、适用范围与典型应用场景

本采购申请表单适用于各类企业、行政事业单位及社会组织的日常采购需求，涵盖制造业原材料采购、办公用品采购、设备采购、服务采购（如咨询、维修）等多个场景。典型应用包括：

制造业：生产车间急需的零部件、原材料补库，需快速提交申请并跟踪审批进度；

行政事业单位：办公设备（电脑、打印机）、劳保用品、后勤服务（保洁、绿化）的采购流程规范；

服务业：餐饮企业食材批量采购、零售企业货架及陈列设备更新，需明确需求规格与预算；

项目制企业：研发项目所需的实验器材、软件授权采购，需关联项目编号与成本归集。

二、采购申请全流程操作指引

（一）申请发起与表单获取

发起条件：当部门因工作需要采购物品或服务时，由需求部门发起申请，保证采购内容符合部门年度预算及工作计划。

表单获取：通过企业OA系统、钉钉/企业审批模块或线下行政部领取《行业通用采购申请表》（模板详见第三部分），电子版需使用最新版本模板，避免格式错乱。

（二）表单填写规范与要点

基本信息填写：

申请人：填写实际需求人姓名（如*小王），需为部门在职员工，保证联系方式准确；

申请部门：填写需求所属部门全称（如“市场部”“生产一部”），避免简称；

申请日期：填写提交申请的当天日期，格式为“YYYY-MM-DD”；

采购类型：勾选“物品采购”或“服务采购”，服务采购需注明服务周期（如“2024年1-12月”）。

采购物品/服务明细：

物品名称：填写具体物品名称（如“A4复印纸”“联想ThinkPad笔记本”），避免模糊表述（如“办公用品”“电脑设备”）；

规格型号：详细说明技术参数（如“复印纸：70g/㎡，A4，500张/包，白色”；“笔记本：i5处理器，16G内存，512G固态硬盘”），服务类需描述服务内容（如“年度空调维修保养，包含4次巡检及故障维修”）；

单位：填写法定计量单位（如“台”“套”“千克”“次”）；

数量：根据实际需求填写，需为整数（如“10台”“5套”），服务类可填写服务次数或期限；

单价/预算：填写预估单价（含税费）及总预算，单价需有市场询价依据（如参考电商平台历史价格、供应商报价单），总预算=单价×数量；

用途：说明采购物品/服务的具体使用场景（如“用于部门日常文件打印”“生产线上型号产品组装”），保证与工作相关。

附件（电子版）：

必须：3家及以上供应商的报价单（或比价记录）、物品图片/服务方案说明（如高价值设备需提供产品说明书摘要）；

可选：previous采购合同（类似物品）、部门负责人签字的纸质扫描件（若企业要求）。

（三）逐级审批流程

根据采购金额及重要性，审批层级如下（企业可根据自身架构调整）：

部门负责人审批：

审批重点：需求合理性、预算是否在部门年度额度内、规格是否符合工作需要；

时限：1个工作日内完成，若需退回修改，需注明原因（如“数量过多，建议减半采购”）。

分管领导审批（金额≥5000元或跨部门需求）：

审批重点：是否涉及跨部门协作、是否符合公司战略规划（如新项目设备采购）；

时限：2个工作日内完成，重大采购（如≥10万元）需同步抄送总经理。

采购部门审核（所有采购申请必经）：

审批重点：供应商资质（营业执照、相关行业许可证）、价格是否合理（对比历史采购价及市场均价）、库存情况（若为常规物品，优先从库存调拨）；

时限：2个工作日内完成，若需更换供应商或调整规格，反馈至需求部门沟通。

财务部门复核（金额≥1万元）：

审批重点：预算科目是否正确、资金是否充足、是否符合财务报销制度；

时限：1个工作日内完成，超预算申请需提交额外说明（如“紧急生产需求，已申请预算调整”）。

最终审批（总经理/授权人，金额≥5万元）：

审批重点：重大采购决策、是否符合公司年度经营目标；

时限：3个工作日内完成，审批通过后流转至采购部门执行。

（四）采购执行与反馈

采购执行：审批通过后，采购部门根据申请表中的供应商信息及规格要求，下达采购订单，明确交货期（如“2024年3月15日前交付”）及付款方式（如“货到付款”“30天账期”）。

进度反馈：采购部门需在订单下达后1个工作日内，将订单号、预计交付时间同步给需求部门；若遇供应商延迟等异常情况，及时告知需求部门并协商解决方案。

验收确认：物品/服务送达后，由需求部门联合采购部门、财务部门共同验收（服务类需出具验收报告），验收合格后在申请表上签字确认，作为后续付款依据。

（五）资料归档与留存

归档范围：审批完成的采购申请表（含纸质版签字扫描件）、供应商报价单、采购订单、验收报告、发票复印件等资料；

归档时限：采购完成后5个工作日内，由采购部门统一整理归档；

保存期限：至少保存3年（重要设备采购建议保存5年以上），电子版需备份至企业服务器，保证可追溯。

三、行业通用采购申请表模板