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施工单位入库资料管理手册

前言

施工单位入库资料管理是企业参与工程投标、拓展市场份额的基础性工作，亦是企业综合实力与规范化管理水平的直接体现。本手册旨在为施工单位提供一套系统、严谨、实用的入库资料管理指引，确保所提交资料的真实性、完整性、规范性与时效性，从而高效通过各类平台、业主或合作方的资格审查，为企业经营活动的顺利开展奠定坚实基础。

一、入库资料管理的职责分工

明确各部门及相关人员在入库资料管理过程中的职责，是确保工作顺畅高效的前提。

1.企业负责人：对入库资料的真实性、合规性负总责，审批关键资料及重大事项。

2.市场营销部/经营部（或指定牵头部门）：作为入库资料管理的牵头部门，负责资料的统一收集、整理、初审、汇编、提交、跟踪及更新工作；对接外部平台或业主单位，了解具体入库要求。

3.行政人事部：负责提供企业营业执照、资质证书、安全生产许可证、主要管理人员（如法定代表人、技术负责人、财务负责人等）的任职文件、职称证书、社保证明及相关个人业绩资料；负责企业信用信息、获奖荣誉、不良行为记录等资料的提供。

4.工程管理部/技术质量部：负责提供企业代表性工程业绩资料（中标通知书、合同协议书、竣工验收证明、主要工程图片或视频、技术创新成果等）；负责提供技术装备清单及证明材料；参与相关技术类资料的审核。

5.财务部：负责提供企业近三年经审计的财务报表、银行资信证明、税务登记证及相关财务状况说明材料。

6.法务部/合约部：负责对合同类文件、法律文书的合规性进行审核；提供企业无重大诉讼及仲裁情况的声明或证明（如需要）。

7.各项目部：配合提供项目相关的业绩证明材料，确保项目信息的准确性与完整性。

二、入库资料的核心构成与编制要求

入库资料的构成需严格依据入库平台或业主的具体要求进行准备，但通常包含以下核心内容。

（一）企业基本资质与法律文件

1.企业法人营业执照：提供有效副本的清晰扫描件，确保经营范围与申报的资质类别相符。

2.建筑业企业资质证书：提供所有有效资质等级证书的清晰扫描件，包括主项资质和增项资质。

3.安全生产许可证：提供在有效期内的证书扫描件。

4.企业章程：需加盖工商部门备案章或企业公章的扫描件。

5.法定代表人身份证明及授权委托书：如由授权代表办理入库事宜，需提供法定代表人签字并加盖企业公章的授权委托书，及授权代表的身份证明。

（二）企业主要人员资料

1.企业主要管理人员：包括法定代表人、总经理、技术负责人、财务负责人等的任职文件、职称证书、身份证、社保证明（近三个月或按要求）。技术负责人需附个人简历及主要业绩证明。

2.注册建造师及其他注册人员：提供注册证书、执业印章（扫描件）、安全生产考核合格证书（B证）、职称证书、身份证、社保证明。需明确其在本单位注册且无在建工程（如适用）。

3.特种作业人员：提供相应的特种作业操作资格证书及社保证明（按需提供）。

（三）企业财务与信用状况

1.财务报表：提供近三年（或按要求年限）经会计师事务所审计的年度财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表及审计报告。

2.银行资信证明：由企业基本开户银行或主要往来银行出具的近期资信证明。

3.纳税证明：提供近期的完税证明或纳税信用等级证明。

4.企业信用报告：可通过相关信用信息平台获取并提供。

5.无拖欠工程款及农民工工资证明：根据要求提供相关承诺函或行政主管部门出具的证明。

（四）企业工程业绩资料

1.业绩清单：按时间顺序或项目类别列出近五年（或按要求年限）内已完成或在建的代表性工程业绩。

2.业绩证明材料：每项业绩需提供中标通知书（或直接发包通知书）、施工合同、竣工验收备案表（或竣工验收证明）、能体现项目规模、造价、主要工程量及企业承担角色的关键页复印件。如为获奖项目，需提供获奖证书或文件。所有材料需清晰可辨，并加盖企业公章。

（五）企业管理体系与技术装备

1.管理体系认证：如ISO9001质量管理体系、ISO____环境管理体系、ISO____职业健康安全管理体系等认证证书。

2.技术装备清单：列明企业拥有的主要施工机械设备、检测仪器等，附购置发票或租赁合同等证明材料（按需提供）。

（六）其他补充材料

1.企业简介：包括企业历史沿革、组织架构、人员规模、主营业务、技术特长、市场布局、企业荣誉等。

2.各类承诺函：如资料真实性承诺、无违法违规行为承诺、服从管理承诺等，需法定代表人签字并加盖企业公章。

3.入库平台或业主单位要求的其他特定资料。

（七）编制通用要求

1.真实性：所有资料必须真实有效，严禁伪造、变造。提供虚假资料将承担相应法律责任，并可能导致入库资格被取消。

2.完整性：按照清单要求，确保各项资料齐全，不遗漏