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学校综合办公室信函管理规定

一、总则

学校综合办公室作为学校日常运转的重要枢纽，负责各类信函的收发、登记、传递、保管和处置工作。为规范信函管理，提高工作效率，确保信息安全，特制定本规定。

二、信函范围

（一）信函类型

1.公务信函：上级单位、兄弟单位、合作机构等发送的工作函、通知、协议等。

2.个人信函：师生员工私人信件、包裹等。

3.法定文书：与学校相关的法律文书、行政文件等。

（二）信函来源

1.外部来源：上级单位、其他学校、企业、个人等。

2.内部来源：校内各部门、师生员工等。

三、信函管理流程

（一）收发管理

1.收件：

(1)每日定时（如上午9:00、下午3:00）开箱收取信函。

(2)专人负责，当面核对信封信息，确认无误后签收。

(3)对破损或异常信封，及时联系发件方核实。

2.发件：

(1)按照发件顺序，逐封核对内容，确保信息准确。

(2)使用专用邮筒或快递服务，并记录发件时间、收件人及事由。

（二）登记管理

1.登记要求：

(1)使用标准化信函登记表，记录信函编号、收发日期、发件人、收件人、事由、页数等信息。

(2)登记表需存档至少一年，以备查验。

2.登记流程：

(1)收件后立即登记，注明“待传阅”或“待处理”状态。

(2)发件前登记，注明“已发出”状态，并附上快递单号。

（三）传递管理

1.内部传递：

(1)限时传递，重要信函需在2小时内送达相关部门。

(2)专人递送，避免遗失或延误。

2.外部传递：

(1)选择正规快递或邮政服务，确保安全送达。

(2)对涉密信函，采用加密或专人护送方式。

（四）保管管理

1.保管场所：

(1)设置专用信函保管柜，确保防火、防盗、防潮。

(2)定期检查保管环境，确保条件符合要求。

2.保管期限：

(1)一般信函保管3个月，重要信函根据需要延长。

(2)年度结束后，对非涉密信函进行分类整理，部分可销毁。

（五）处置管理

1.销毁：

(1)对过期或无保存价值的信函，需填写销毁清单，经部门负责人签字后销毁。

(2)销毁过程需双人监督，确保无人私藏。

2.归档：

(1)涉密信函需单独归档，指定专人管理。

(2)重要信函可扫描存档，纸质原件按档案管理规定处理。

四、责任与监督

（一）责任分工

1.综合办公室指定专人负责信函管理，每日汇报工作情况。

2.各部门需配合信函传递，及时确认收件信息。

（二）监督机制

1.每月进行信函管理抽查，确保流程规范。

2.发现问题需立即整改，并追究相关责任人。

五、附则

本规定自发布之日起实施，综合办公室负责解释和修订。

一、总则

学校综合办公室作为学校日常运转的重要枢纽，负责各类信函的收发、登记、传递、保管和处置工作。为规范信函管理，提高工作效率，确保信息安全，特制定本规定。

二、信函范围

（一）信函类型

1.公务信函：上级单位、兄弟单位、合作机构等发送的工作函、通知、协议等。

(1)工作函：用于正式沟通、协调事务，需注明具体事项和回复要求。

(2)通知：涉及全校性活动、政策发布等，需广泛传阅并记录签收情况。

(3)协议：与合作方签订的正式文件，需存档备查。

2.个人信函：师生员工私人信件、包裹等。

(1)私人信件：需区分内件、外件，确保投递准确。

(2)包裹：需核对收件人信息，避免错投。

3.法定文书：与学校相关的法律文书、行政文件等。

(1)法律文书：如仲裁文件、调解协议等，需严格保密。

(2)行政文件：如营业执照、税务登记证等，需妥善保管。

（二）信函来源

1.外部来源：上级单位、其他学校、企业、个人等。

(1)上级单位：如教育局、行业协会等，需优先处理。

(2)其他学校：如兄弟院校的交流信函，需及时传阅相关部门。

(3)企业：如供应商、客户等，需按业务需求处理。

(4)个人：如师生家属的信件，需妥善投递。

2.内部来源：校内各部门、师生员工等。

(1)校内各部门：如人事处、教务处等，需按业务分工处理。

(2)师生员工：如私人信件、请假条等，需按规定处理。

三、信函管理流程

（一）收发管理

1.收件：

(1)每日定时（如上午9:00、下午3:00）开箱收取信函，确保准时收件。

(2)专人负责，当面核对信封信息，包括发件人、收件人、地址、日期等，确认无误后签收，并在信封上加盖签收章。

(3)对破损或异常信封，如字迹模糊、地址不清等，需及时联系发件方核实，避免错投或延误。

(4)对涉密信函，需在收件时特别标注，并立即送往保密室。

2.发件：

(1)按照发件顺序，逐封核对内容，确保信函内容完整、准确，包括附件是否齐全、信息是否无误等。

(2)使用专用邮筒或快递服务，并根据信函类型选择合适的快递方式（如普通快递、加急快递等