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学校综合办公室例会程序规定

一、总则

为规范学校综合办公室例会工作，提高会议效率，确保信息畅通，特制定本规定。综合办公室例会是学校日常管理的重要环节，旨在协调各部门工作、解决实际问题、传达上级精神。

二、会议组织

（一）会议时间

1.常态例会：每周一次，原则上定于每周三下午3:00-4:30举行。

2.特殊会议：根据工作需要临时召开，提前3日通知参会人员。

（二）会议地点

综合办公室会议室，如需扩大会场，另行安排。

（三）参会人员

1.综合办公室全体人员。

2.邀请相关职能部门负责人（如教务、后勤、人事等）。

3.根据议题需要，可邀请其他部门代表列席。

三、会议准备

（一）议题收集

1.各部门提前一周提交会议议题，包括议题背景、解决目标及建议方案。

2.综合办公室汇总议题，并排序安排会议议程。

（二）会议通知

1.会议前2日发布会议通知，明确会议时间、地点、议题及参会人员。

2.通知方式：通过内部邮件、微信群或公告栏发布。

（三）材料准备

1.提前3日完成会议所需文件、数据的整理与打印。

2.重大议题需准备PPT或演示材料。

四、会议流程

（一）会前准备

1.检查会议室设备（投影仪、音响、网络等）是否正常。

2.安排专人负责签到及会议记录。

（二）会议进行

1.主持人宣布会议开始，核对参会人员。

2.按议程逐项讨论，各部门负责人汇报工作进展及问题。

3.主持人引导发言，确保每位参会人员有发言机会。

4.对重要议题进行投票或表决，记录结果。

（三）会议结束

1.主持人总结会议成果，明确下一步行动方案及责任人。

2.安排专人整理会议纪要，并于次日发送至参会人员邮箱。

五、会议要求

（一）参会纪律

1.准时参会，不得无故缺席或迟到。

2.发言时注意言辞，聚焦议题，避免无关讨论。

3.会议期间保持手机静音或关闭，不得从事与会议无关事项。

（二）会议记录

1.记录内容包括会议时间、地点、参会人员、议题、讨论要点及决议事项。

2.记录需清晰、完整，经主持人审核后存档。

六、会议总结与改进

（一）效果评估

1.每月对例会效果进行评估，收集参会人员意见。

2.分析会议效率及问题解决情况，提出改进建议。

（二）制度优化

1.根据评估结果，定期修订会议程序，优化参会流程。

2.加强部门协作，减少重复性议题，提高会议质量。

一、总则

为规范学校综合办公室例会工作，提高会议效率，确保信息畅通，特制定本规定。综合办公室例会是学校日常管理的重要环节，旨在协调各部门工作、解决实际问题、传达上级精神。例会的规范化运作有助于提升学校行政管理的科学性和时效性，促进各部门协同发展。

二、会议组织

（一）会议时间

1.常态例会：每周一次，原则上定于每周三下午3:00-4:30举行。具体时间可根据季节调整，但需提前一周公布。

2.特殊会议：根据工作需要临时召开，提前3日通知参会人员。特殊会议需明确会议目的、议题及预期成果，确保会议的必要性。

（二）会议地点

综合办公室会议室，如需扩大会场，另行安排。会议室需配备投影仪、音响设备、白板及书写工具，确保会议顺利进行。

（三）参会人员

1.综合办公室全体人员。

2.邀请相关职能部门负责人（如教务、后勤、人事等）。

3.根据议题需要，可邀请其他部门代表列席。列席人员需提前收到会议通知，并明确需准备的事项。

三、会议准备

（一）议题收集

1.各部门提前一周提交会议议题，包括议题背景、解决目标及建议方案。议题需具体、明确，避免模糊不清的表述。

2.综合办公室汇总议题，并排序安排会议议程。议程需合理分配时间，确保重要议题得到充分讨论。

（二）会议通知

1.会议前2日发布会议通知，明确会议时间、地点、议题及参会人员。通知需通过多种渠道发布，确保所有相关人员收到。

2.通知方式：通过内部邮件、微信群或公告栏发布。邮件通知需包含会议详细议程和参会人员名单，微信群通知需提醒参会人员注意时间地点，公告栏通知需张贴在显眼位置。

（三）材料准备

1.提前3日完成会议所需文件、数据的整理与打印。文件需包括会议议程、议题背景材料、数据报表等。

2.重大议题需准备PPT或演示材料，确保内容简洁明了，重点突出。演示材料需提前进行测试，确保设备兼容性。

四、会议流程

（一）会前准备

1.检查会议室设备（投影仪、音响、网络等）是否正常。如发现问题，需提前联系维修人员。

2.安排专人负责签到及会议记录。签到表需提前准备好，会议记录本需备好笔和纸。

（二）会议进行

1.主持人宣布会议开始，核对参会人员。如有缺席人员，需了解原因并记录。

2.按议程逐项讨论，各部门负责人汇报工作进展及问题。汇报内容需控制在规定时间内，避免冗长。

3.主持人引导发言，确保每位参会人员有发言机会。主