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办公室物品领用凭证规定

**一、总则**

为规范办公室物品领用管理，确保物品合理使用与安全，特制定本规定。本规定适用于公司全体员工，旨在提高资源利用效率，避免浪费。

**二、领用范围与权限**

（一）领用范围

1.办公用品：笔、纸、笔记本、文件夹等日常办公耗材；

2.办公设备：打印机、复印机、扫描仪等设备的相关耗材（如墨盒、纸张）；

3.办公家具：椅垫、文件柜等固定资产的临时更换或维修所需物品；

4.其他物品：根据部门实际需求申请的特殊物品（需经主管审批）。

（二）领用权限

1.普通员工：可领用价值不超过50元的物品，需填写领用单并经部门主管签字；

2.部门主管：可领用价值不超过200元的物品，需填写领用单并经分管领导签字；

3.高级管理人员：可领用价值超过200元的物品，需附详细说明并经财务部门备案。

**三、领用流程**

（一）申请领用

1.员工填写《办公室物品领用申请表》，注明物品名称、数量、用途；

2.部门主管审核申请表，确认必要性后签字；

3.财务部门核对库存与预算，符合条件的予以批准。

（二）物品发放

1.领用人凭批准后的申请表到仓库或指定地点领取物品；

2.仓库管理员核对物品并签发《领用凭证》，注明发放时间与领用人信息；

3.领用人签字确认，凭证存档备查。

（三）补领流程

1.如物品损坏或消耗，需提交补领申请，附损坏证明或使用记录；

2.经部门主管审批后，按原流程领用。

**四、物品管理**

（一）库存监控

1.仓库定期盘点，确保账实相符；

2.耗材类物品（如纸张、笔）每月统计使用量，超预算及时预警。

（二）回收与维护

1.可重复使用的物品（如文件夹、文件袋）应妥善保管，避免浪费；

2.设备耗材（如墨盒）更换后，旧件交回仓库登记。

**五、违规处理**

（一）未按流程领用，或超权限领用，将追究部门主管责任；

（二）恶意损坏或滥用物品，需按原价赔偿并通报批评；

（三）财务部门定期抽查领用记录，对异常情况及时处理。

**六、附则**

本规定自发布之日起执行，财务部门负责解释与修订。各部门需严格遵守，确保制度有效落地。

**四、物品管理（续）**

（一）库存监控（续）

1.仓库定期盘点，确保账实相符：

(1)每月最后一周为固定盘点期，由仓库管理员牵头，联合财务部门及相关部门代表共同参与；

(2)盘点前需提前3天发布盘点通知，明确盘点范围与时间安排；

(3)实地清点物品数量，核对入库记录、领用凭证与现存库存，形成《库存盘点报告》，对差异项查明原因并记录。

2.耗材类物品（如纸张、笔）每月统计使用量，超预算及时预警：

(1)财务部门汇总各部门每月领用数据，与预算对比，生成《办公用品使用分析表》；

(2)如实际使用量超出预算10%以上，需通知相关部门主管分析原因，制定节约措施；

(3)对于异常消耗（如笔1周内损耗超过5支），需提交专项说明，经主管审批后纳入异常管理。

（二）回收与维护（续）

1.可重复使用的物品（如文件夹、文件袋）应妥善保管，避免浪费：

(1)员工领用文件夹等物品时，需在《领用凭证》上注明使用部门与用途；

(2)使用完毕后，需清洁整理并交回仓库，仓库管理员检查合格后登记为“可复用库存”；

(3)每季度清点一次复用物品，对破损或丢失的按原价20%折旧赔偿。

2.设备耗材（如墨盒）更换后，旧件交回仓库登记：

(1)设备使用部门更换墨盒等耗材时，需将旧件交至仓库，由管理员核对型号并记录入库；

(2)仓库统计旧件数量，与采购记录对比，确保无丢失；

(3)对于可回收再利用的耗材（如部分墨盒），仓库按供应商要求进行回收处理，并索取回收凭证存档。

**五、领用凭证管理**

（一）凭证格式与内容

1.《办公室物品领用凭证》需包含以下要素：

(1)公司Logo与制度编号；

(2)领用日期、领用部门、领用人姓名及职位；

(3)物品名称、规格型号、数量、单价、总价；

(4)用途说明（如“打印用A4纸”、“部门会议用笔”）；

(5)审批栏位（部门主管签字、财务审核、仓库签发）。

（二）凭证存档与查询

1.仓库管理员按月整理领用凭证，装订成册，存档2年备查；

2.财务部门建立电子台账，录入每月领用数据，支持按部门、物品、时间等多维度查询；

3.如需查询历史领用记录，可向财务部门或仓库提出申请，提供具体查询需求（如“2024年Q1市场部文具领用情况”）。

**六、培训与支持**

（一）新员工培训

1.人力资源部在入职培训中包含“办公室物品领用流程”模块，讲解领用范围、权限及凭证填写方法；

2.提供标准化《领用申请表》模板，供新员工参考。

（二）问题反馈机制

1.员工在使用过程中如遇流程疑问（如“某物品是否属于领用范围”），可联系财务部门或仓库咨