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企业内外部信息传递及沟通手册

前言

为规范企业内部各部门、员工之间及企业与外部合作伙伴、客户、供应商等主体的信息传递行为，保证信息传递的准确性、及时性和安全性，提高沟通效率，降低信息传递误差，特制定本手册。本手册适用于企业日常运营中各类内外部信息沟通场景，是全体员工及外部合作方开展沟通工作的指导性文件。

一、适用范围

本手册涵盖企业内部信息传递（包括上下级沟通、跨部门协作、内部通知等）及外部信息传递（包括客户对接、供应商协作、合作伙伴沟通、外部机构联络等）全流程，明确不同场景下的沟通渠道、操作步骤、模板规范及管理要求，保证信息传递有序、高效。

二、沟通应用场景概述

（一）内部信息传递常见场景

上下级汇报与指令传达：如员工向直属上级提交工作周报/月报、部门负责人向分管领导汇报项目进展、上级向下级分配工作任务或传达公司政策等。

跨部门协作需求：如市场部向产品部提出功能优化需求、人力资源部向各部门收集考勤数据、财务部向业务部门催收报销资料等。

内部通知与公告：如公司制度更新、放假安排、会议通知、活动组织等面向全员或特定部门的信息发布。

紧急事务沟通：如系统突发故障、生产安全、客户紧急投诉等需快速响应的信息同步。

（二）外部信息传递常见场景

客户对接：如向客户发送合同草案、项目方案、产品报价、售后问题反馈、满意度调研等。

供应商协作：如向供应商下达采购订单、确认交期质量、催收发票、处理合作争议等。

合作伙伴沟通：如联合项目方案对接、资源协调、利益分配协议、合作进度同步等。

外部机构联络：如向部门提交合规材料、行业协会报送数据、第三方机构（律所/审计）提供资料等。

三、内部信息传递流程与操作

（一）内部上行信息传递（下级→上级）

适用场景：员工向直属/上级领导请示、汇报工作、反馈问题等。

操作步骤

信息整理：明确沟通核心内容，梳理关键信息（如工作进展、数据支撑、问题详情、需协调资源等），保证条理清晰、重点突出。

选择渠道：

日常工作汇报：通过企业内部通讯工具（如钉钉/企业）或邮件发送，需同步抄送直属上级；

紧急事务：优先通过电话/即时通讯工具口头汇报，后补书面材料；

重大事项（如项目风险、合规问题）：需填写《内部请示汇报表》（见模板1），经部门负责人审核后提交上级。

发送与确认：信息发送后，通过即时通讯工具或电话确认上级是否接收，重要事项需获取“已阅”反馈。

反馈跟进：针对上级提出的意见或要求，及时响应并落实，完成后向上级汇报结果。

模板1：内部请示汇报表

项目

内容说明

发送部门/人

如：销售部*

接收人

如：销售总监*

汇报主题

如：关于Q3华东区域销售额下滑的请示报告

汇报内容摘要

（300字内，说明背景、现状、问题核心、初步建议）

附件清单

如：Q3销售数据表、竞品分析报告（若有）

发送时间

YYYY-MM-DDHH:MM

接收人反馈

（手写/打印签字：如“同意按方案执行，请财务部配合协调资源”）

（二）内部下行信息传递（上级→下级）

适用场景：上级向下级传达指令、分配任务、发布通知等。

操作步骤

内容制定：明确指令目标、执行要求、时间节点、责任分工，保证指令具体、可执行，避免模糊表述（如“尽快完成”需明确具体时间）。

正式传达：

日常任务分配：通过内部通讯工具发送，需明确“需回复”标识；

重要通知/制度：通过企业内部系统发布公告，并要求各部门负责人组织学习签字确认；

紧急指令：通过电话+即时通讯工具双重通知，后补书面《工作任务通知单》（见模板2）。

执行跟踪：定期跟进任务进度，对未按时完成的需知晓原因并协调解决，重大任务需每日同步进展。

结果反馈：任务完成后，下级需提交书面总结（含成果、问题、改进建议），上级审核后归档。

模板2：工作任务通知单

项目

内容说明

发文部门/人

如：产品部*

接收部门/人

如：研发部赵六*

任务主题

如：关于“用户登录功能优化”的开发任务通知

任务内容

（详细说明：需求背景、功能清单、技术要求、验收标准）

时间要求

开始时间：YYYY-MM-DD；截止时间：YYYY-MM-DD

责任人

如：研发组前端负责人孙七*

协调资源

如：设计部配合提供UI界面，测试部提前介入测试

发文时间

YYYY-MM-DD

签收回执

接收人签字：____________日期：____________

（三）内部平级信息传递（部门间协作）

适用场景：跨部门协作需求、资源协调、信息同步等。

操作步骤

需求明确：清晰说明协作目的、需对方配合的内容、时间节点、交付标准，避免“模糊求助”。

发起沟通：通过内部通讯工具或邮件发送《跨部门协作需求表》（见模板3），抄送双方部门负责人，必要时召开短会确认细节。

协作跟进：发起方需主动跟进进度，对延迟情况及时沟通，保证双方信息同步；协作方如有问题需24小时内反馈。

结果确认