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安全管理体系文件编写规范

1.引言

安全管理体系文件是组织建立、实施、保持和改进安全管理体系的基础与依据，是组织安全管理思想、方针、目标、程序和方法的具体体现。为确保本组织安全管理体系文件的系统性、协调性、适宜性和可操作性，统一文件的编写要求与格式，特制定本规范。

1.1目的

本规范旨在为组织内所有安全管理体系相关文件的编制提供明确的指导，确保文件内容准确、结构清晰、逻辑严谨，符合组织实际运作需求，并能够有效支持安全管理体系的有效运行和持续改进。

1.2适用范围

本规范适用于组织内所有与安全管理体系相关的文件的编写、修订、评审和管理。无论是方针、手册、程序、作业指导书、记录表格，还是相关的支持性文件，其编制活动均应遵循本规范的要求。

2.术语与定义

为便于本规范的理解和执行，对以下常用术语进行定义：

*安全管理体系（SMS）：组织管理体系的一部分，用于建立安全方针、安全目标，以及实现这些目标所必需的相互关联或相互作用的一组要素。

*安全方针：由组织最高管理者正式发布的关于安全绩效的总体意图和方向。

*程序文件：为进行某项活动或过程所规定的途径的文件。

*作业指导书：为某项具体作业活动提供详细操作步骤和要求的文件，是程序文件的支持性文件。

*记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。

*文件：信息及其承载媒介。媒介可以是纸张、磁盘、光盘或电子媒体等。

3.文件结构与内容通用要求

3.1文件结构

安全管理体系文件应形成一个层次分明、相互协调的文件系统。通常包括方针与目标、管理手册、程序文件、作业指导书及记录表格等不同层级。各层级文件应保持清晰的接口和引用关系。

单个文件的结构建议如下：

*标题：应能准确反映文件的主题和内容。

*文件编号：按本规范第5章要求进行编制。

*版本号/修订状态：标识文件当前的版本和修订次数。

*发布日期/实施日期：明确文件的生效时间。

*页码：便于查阅。

*目次（适用于篇幅较长的文件，如手册、重要程序）：列出主要章节及其对应页码。

*正文：根据文件类型和层级，按逻辑顺序展开具体内容。

*附录（如需要）：提供补充说明、图表、参考资料等。

*分发范围（如需要）：明确文件的分发对象。

*编制、审核、批准：签署栏，明确各环节的责任人。

3.2内容通用要求

*准确性：文件内容必须基于事实，描述准确，数据可靠，避免模糊不清或易产生歧义的表述。

*合规性：文件内容应符合国家及地方相关法律法规、标准规范的要求，同时符合组织安全方针和目标。

*适宜性：文件应结合组织的规模、活动类型、风险特点和现有资源等实际情况进行编制，具有针对性和现实指导意义。

*充分性：文件应覆盖安全管理体系的所有关键要素和过程，确保管理活动有章可循。

*可操作性：文件规定的要求和方法应具体明确，易于理解和执行，避免空洞的口号式语言。

*协调性：各文件之间应相互协调，避免矛盾、重复或遗漏。相关文件的引用应准确无误。

*易懂性：语言应简洁、明确、规范，使用标准术语，避免使用过于专业或生僻的词汇，必要时提供术语解释。

*动态性：文件内容应随组织内外部环境变化、法律法规更新以及体系运行经验的积累而适时评审和修订。

4.不同层级文件的编写要求

4.1安全方针和目标

*安全方针：应由最高管理者批准发布，阐明组织对安全的承诺和总体方向。内容应包括遵守法律法规的承诺、持续改进的承诺、对员工安全与健康的关怀等。方针应简明扼要，易于理解和传达。

*安全目标：应在安全方针的框架下制定，具体、可测量（如适用）、可实现、相关联且有时间期限。目标应分解到相关职能和层次，并定期进行考核。

4.2安全管理手册

安全管理手册是阐述组织安全管理体系整体框架的纲领性文件。

*内容要求：应包括安全方针、目标；安全管理体系的范围；体系主要要素及其相互作用的描述；以及相关程序文件的引用。

*编写要点：手册应具有高度的概括性和指导性，突出组织安全管理的整体思路和核心框架，避免过多涉及具体的操作细节（具体细节由程序文件和作业指导书规定）。结构应清晰，章节安排合理。

4.3程序文件

程序文件是为进行某项安全管理活动或过程所规定的途径和方法，是手册的支持性文件。

*内容要求：明确活动的目的、范围、职责分工（谁做）、工作步骤（何时、何地、如何做）、控制要点、相关文件和记录等。

*编写要点：程序的描述应清晰、逻辑严谨，具有可操作性。应明确各环节的输入、输出及相互接口。通常采用“5W1H”（Why,What,Who,When,Where,How）的思路进行编写。

4.4作业指导书/操作规