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一、适用场景与范围
二、全流程操作指引
（一）需求提出与确认
操作人：部门经办人（*）
操作内容：
根据部门日常办公实际需求，梳理所需采购物品的名称、规格、数量及用途，保证采购内容符合工作必要性，避免重复或过度采购。
与部门负责人（*）沟通确认需求的合理性与紧急程度，明确是否为急需物资（如标注“紧急”需说明原因，如影响日常办公等）。
（二）填写采购申请表
操作人：部门经办人（*）
操作内容：
登录公司OA系统或从行政部共享文件夹《行政日常采购申请表》（模板详见第三部分），逐项填写完整信息，包括：
基本信息：申请人姓名、所属部门、申请日期、联系方式、紧急程度（普通/紧急）；
采购明细：物品名称（需注明具体规格，如“A4纸80g500张/包”）、单位（个/包/台等）、数量（预估使用量）、预估单价（参考历史采购价或市场均价）、预估总价（数量×单价）、主要用途（简要说明，如“用于部门日常文件打印”）；
备注栏：可填写特殊要求（如品牌偏好、交货时间等）。
保证信息真实、准确，无漏填、错填项，预估总价需与部门预算匹配。
（三）部门负责人审核
操作人：部门负责人（*）
操作内容：
审核采购需求的合理性：是否符合部门工作需要，是否存在可替代方案（如内部调配、旧物修复等）。
审核采购数量的必要性：避免超量采购，防止资源浪费。
审核预算匹配度：保证采购金额在部门年度/月度预算范围内，超预算需提前向财务部申请预算调整。
审核无误后，在申请表“部门负责人签字”栏签字确认，并注明日期；若不通过，需注明原因并退回申请人修改。
（四）财务部门复核
操作人：财务部专员（*）
操作内容：
复核采购申请的预算合规性：检查部门剩余预算是否可覆盖本次采购预估总价，超预算部分是否已履行预算调整流程。
复核价格合理性：对比历史采购记录或市场价格，判断预估单价是否合理，对明显偏离市场价的（如高于/低于均价20%）要求申请人补充说明或提供比价依据。
复核无误后，在“财务审核签字”栏签字确认并注明日期；若发觉问题，与申请人沟通调整后重新提交。
（五）分级审批执行
操作人：分管领导（）/总经理（）
操作内容：
分级标准：
预估总价≤2000元：由分管领导（*）审批；
2000元＜预估总价≤5000元：由总经理（*）审批。
审批要点：确认采购事项的重要性、必要性及是否符合公司成本控制原则。
审批通过后，在对应“领导审批签字”栏签字并注明日期；审批不通过的，注明原因退回申请人。
（六）采购与到货确认
操作人：行政部采购专员（*）/申请人
操作内容：
采购执行：审批通过后，行政部采购专员（*）根据申请表信息，从公司合格供应商名录中选择供应商进行采购（紧急采购可临时对接供应商，但需保证资质合规），并留存采购合同/订单记录。
到货通知：物品到货后，行政部通知申请人（或部门指定接收人）前往行政库房领取。
（七）验收与登记
操作人：申请人（或部门指定接收人）、行政部库管员（*）
操作内容：
数量验收：核对实际到货物品数量是否与申请数量一致，如有差异（短缺/溢余），当场与行政部库管员（*）确认并记录。
质量验收：检查物品规格、型号是否与申请要求一致，外观是否有损坏、功能是否正常（如电子产品需简单测试）。
登记入库：验收无误后，申请人在《行政日常采购申请表》“验收确认”栏签字，行政部库管员（*）更新库存台账，保证账实相符。
三、采购申请表模板
行政日常采购申请表
基本信息
申请人
_________________所属部门：_________________申请日期：_________
联系方式
_________________紧急程度：□普通□紧急
采购明细
序号
1
2
3
审批流程
部门负责人签字：_________日期：_________
财务审核签字：_________日期：_________
分管领导/总经理审批签字：_________日期：_________
验收确认
验收人签字：_________日期：_________
备注
（其他说明事项，如特殊交货要求、供应商偏好等）_________________
四、执行关键要点
预算优先原则：所有采购需以部门预算为前提，超预算采购必须提前履行预算审批流程，避免无预算采购。
提前规划时限：常规采购建议提前3个工作日提交申请，保证审批及采购流程有充足时间；紧急采购需在申请表中注明原因，审批流程可适当加速，但需保证合规性。
审批时效要求：各部门负责人需在收到申请后1个工作日内完成审核，财务部需在审核通过后2个工作日内完成复核，领导审批原则上不超过2个工作日（紧急事项除外）。
采购规范要求：必须从公司合格供应商名录中选择采购对象，禁止未经授权的个人代购或向资质不全的供应商采购，采购过程中需保留比价记录、订单凭证等资
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