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采购合同管理操作规程

一、总则

采购合同管理是企业供应链管理的重要组成部分，旨在规范采购合同的签订、履行、变更、终止等全过程操作，确保合同管理的合规性、高效性和安全性。本规程适用于企业内部所有采购活动涉及的合同管理工作，通过明确管理职责、操作流程和风险控制措施，提升采购合同管理水平。

二、采购合同管理流程

（一）合同准备阶段

1.需求确认：采购部门根据业务需求提出采购申请，明确采购物品/服务的具体要求、数量、质量标准、交付时间等关键信息。

2.供应商筛选：通过市场调研、招标、比选等方式，选择符合条件的供应商，并对其资质、信誉、价格等进行综合评估。

3.合同草案编制：采购部门与法务部门共同起草合同草案，包括以下核心条款：

(1)合同主体信息：明确甲方（采购方）和乙方（供应方）的名称、地址、联系方式等。

(2)采购标的：详细描述采购物品/服务的规格、型号、数量、质量要求等。

(3)价格与支付方式：约定单价、总价、付款方式（如预付款、分期付款、验收后付款等）、支付周期等。

(4)交付与验收：明确交付时间、地点、方式，以及验收标准、流程和异议处理机制。

(5)违约责任：约定双方违约情形（如延迟交付、质量不达标等）及对应的处理措施（如赔偿、解除合同等）。

(6)保密条款：约定双方对合同内容及合作过程中获知的商业信息承担保密义务。

（二）合同审批与签订

1.审批流程：合同草案需经过采购部门、财务部门、法务部门及业务部门的多级审核，确保条款合规、风险可控。审批流程需记录审批人、审批意见及日期。

2.合同签订：审批通过后，由合同双方授权代表签字并加盖公章（或合同专用章），完成合同正式签订。电子合同需符合电子签名法相关规定。

3.合同归档：签订后的合同原件由法务部门统一归档，电子版存入企业合同管理系统，确保可追溯、可查阅。

（三）合同履行监控

1.交付跟踪：采购部门定期与供应商沟通，确认交付进度，确保按合同约定时间、地点完成交付。

2.质量验收：根据合同约定的验收标准，组织相关部门对采购物品/服务进行检验，记录验收结果，并签署验收报告。如发现质量问题，需在合同规定期限内提出异议并协商解决方案。

3.付款管理：财务部门根据合同约定的付款节点和金额，审核付款申请，确保资金支付准确、及时。

（四）合同变更与终止

1.变更处理：如需变更合同内容（如交付时间、数量、价格等），双方需另行签订书面补充协议，并按原审批流程审核。

2.终止条件：合同在以下情形下可终止：

(1)采购项目完成且双方权利义务履行完毕。

(2)一方严重违约且另一方根据合同约定解除合同。

(3)出现不可抗力（如自然灾害、政策调整等）导致合同无法继续履行。

3.终止程序：合同终止需提前书面通知对方，并清算未完成事项（如尾款支付、财产返还等），确保无遗留纠纷。

三、风险控制与改进

（一）风险控制措施

1.审核风险：强化合同审批环节，确保法务部门对条款的合规性进行把关，避免因条款遗漏或错误导致纠纷。

2.履约风险：建立供应商绩效考核机制，对交付延迟、质量不合格等问题进行记录并定期评估，必要时调整合作策略。

3.支付风险：财务部门需核对合同约定与实际付款情况，防止超额支付或延迟支付。

（二）持续改进

1.定期复盘：每年对合同履约情况、纠纷处理结果进行总结，分析管理中的不足，优化操作流程。

2.人员培训：定期组织采购、法务、财务等相关人员进行合同管理培训，提升专业能力。

3.系统升级：根据业务需求，逐步完善合同管理系统功能，提高自动化管理水平（如自动预警、电子签章等）。

四、附则

本规程由企业法务部门负责解释，自发布之日起施行。各业务部门需严格遵守，如有特殊情况需向法务部门报备。

**三、风险控制与改进**

**（一）风险控制措施**

为保障采购合同管理的稳健运行，有效识别、评估并控制潜在风险，需在合同管理的全生命周期中实施以下风险控制措施：

1.**审核环节的风险控制：**

***强化专业审核：**建立由法务部门牵头，采购部门、财务部门及业务部门参与的合同审核机制。法务部门需对合同条款的合法性、合规性、完整性和可执行性进行重点审核，特别关注格式条款、免责条款、违约责任、争议解决方式等关键内容，确保无歧义、无漏洞。

***标准化审核清单：**制定标准化的合同审核清单（Checklist），明确各审核环节需关注的核心要点和必审项，确保审核的全面性和一致性。清单应涵盖合同主体资格、标的物描述、质量要求、数量规格、交付时间与地点、价格与支付、验收标准与方法、知识产权（如适用）、保密义务、不可抗力、通知方式、合同生效及终止条件等。

***分级审核机制：**根据采购项目的金额大小、风险等级或合同重要性，设定不同的审核层级和审批