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办公室日常值班轮岗计划

一、总则

办公室日常值班轮岗计划旨在确保公司日常运营的稳定性和连续性，明确值班职责、轮岗流程及管理要求，提升员工责任意识和服务能力。本计划适用于公司全体员工，具体执行细则由行政部负责监督落实。

二、值班职责

（一）值班人员主要职责

1.负责接收、传达公司内部及外部信息，确保沟通渠道畅通；

2.处理日常行政事务，包括访客接待、文件收发、设备报修等；

3.监控办公区域安全，发现异常情况及时上报；

4.完成领导交办的其他临时性工作。

（二）特殊情况处理

1.如遇紧急情况（如设备故障、水电中断等），值班人员需立即联系相关部门协调解决；

2.重要文件或通知需在规定时间内分发给相关人员，并做好记录；

3.非工作时间遇重要事务，需按照公司应急预案执行。

三、轮岗安排

（一）轮岗周期与方式

1.值班轮岗周期为每月一次，每次值班时长为8小时（工作日）；

2.轮岗方式采用抽签或部门推荐相结合的形式，确保公平性；

3.每位员工每年至少参与一次值班轮岗，具体安排由行政部提前公布。

（二）轮岗人员要求

1.值班人员需提前熟悉岗位职责及应急预案；

2.遵守公司规章制度，维护办公秩序；

3.值班结束后需提交工作记录，包括处理事务、异常情况等。

四、管理规范

（一）考勤与考核

1.值班人员需准时到岗，迟到、早退按公司考勤制度处理；

2.行政部定期对值班工作进行检查，考核结果纳入员工绩效评估。

（二）培训与支持

1.新轮岗员工需参加岗前培训，内容包括值班流程、沟通技巧等；

2.行政部提供必要的物资支持（如记录本、笔等），确保值班工作顺利开展。

五、附则

本计划自发布之日起执行，行政部负责根据实际情况进行调整。如遇特殊情况（如人员变动、业务调整等），可临时调整轮岗安排，但需提前通知相关部门及员工。

一、总则

办公室日常值班轮岗计划旨在确保公司日常运营的稳定性和连续性，明确值班职责、轮岗流程及管理要求，提升员工责任意识和服务能力。本计划适用于公司全体员工，具体执行细则由行政部负责监督落实。通过规范化、制度化的值班管理，保障办公区域的正常秩序，提高应急响应效率，同时为员工提供锻炼机会，增强团队协作精神。

二、值班职责

（一）值班人员主要职责

1.负责接收、传达公司内部及外部信息，确保沟通渠道畅通；

-及时接听值班电话，记录来电信息，并根据内容转达给相关部门或负责人；

-确认邮件、短信等信息的接收情况，必要时进行回执确认；

-处理访客登记，引导访客至指定区域或通知被访人员。

2.处理日常行政事务，包括访客接待、文件收发、设备报修等；

-访客接待：

(1)询问访客事由及被访人员姓名，核对访客证件（如需）；

(2)填写访客登记表，注明来访时间、离开时间及去向；

(3)通知被访人员接待访客，如被访人员不在，可询问是否留下留言或联系方式。

-文件收发：

(1)每日定时检查信箱、快递柜，确保文件及时送达；

(2)对重要文件进行登记，注明发送人、接收人及内容摘要；

(3)确认文件签收，并妥善保管回执。

-设备报修：

(1)记录设备故障信息（如打印机、空调等），包括故障现象、发生时间、所在位置；

(2)联系后勤部门或供应商进行维修，并跟踪维修进度；

(3)维修完成后，确认设备恢复正常使用。

3.监控办公区域安全，发现异常情况及时上报；

-巡查办公区域：每日至少进行两次全面巡查，重点检查消防设施、门窗关闭情况、用电安全等；

-异常情况处理：

(1)发现轻微问题（如灯管损坏、桌椅倾倒等），可自行处理或联系后勤部门；

(2)遇到紧急情况（如火警、漏水等），立即启动应急预案，疏散人员并通知相关部门；

(3)定期检查监控设备，确保正常运行。

4.完成领导交办的其他临时性工作；

-记录临时任务，明确完成时限和具体要求；

-及时向相关人员反馈任务进展，确保按时完成。

（二）特殊情况处理

1.如遇紧急情况（如设备故障、水电中断等），值班人员需立即联系相关部门协调解决；

-设备故障：

(1)判断故障设备类型及影响范围，记录故障详情；

(2)联系后勤部门或供应商，提供故障信息并请求支援；

(3)协助维修人员开展工作，确保问题尽快解决。

-水电中断：

(1)确认中断范围（局部或全部），检查相关设备；

(2)联系供应商或维修人员，报告问题并请求抢修；

(3)及时通知员工，提醒注意事项（如节约用水用电）。

2.重要文件或通知需在规定时间内分发给相关人员，并做好记录；

-文件分发流程：

(1)接收文件后，核对文件清单，确保完整无误；

(2)根据文件内容，分发给对应部门或个人；

(3)确认接收人签收，并记录分发时间、人员等信息。

3.非工作时间遇重要事务，需按照公司应急预案