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采购成本预算与核算工具表使用指南

一、适用工作场景与价值

在企业采购管理中，成本控制是提升盈利能力的关键环节。本工具表适用于以下场景：

采购前预算编制：针对新产品开发、常规物料采购或项目采购，提前测算总成本，为资金规划和采购决策提供依据；

采购后成本核算：对比实际采购成本与预算金额，分析差异原因，评估采购执行效果；

多方案成本对比：对不同供应商、采购量或采购方式的成本进行横向对比，选择最优采购策略；

成本复盘与优化：通过历史数据积累，分析成本变动趋势，为后续预算编制和供应商管理提供数据支持。

通过系统化使用本工具，可实现“事前有预算、事中有控制、事后有分析”的闭环管理，避免采购成本超支，提升资金使用效率。

二、工具使用全流程指南

（一）准备阶段：基础数据收集

明确采购需求：由需求部门（如生产部、项目部）提交《采购需求单》，注明物料名称、规格型号、质量标准、需求数量、交货日期等关键信息。

示例：生产部需采购A型号钢材100吨，规格为Q235B，厚度10mm，交货期30天。

收集历史价格数据：从采购档案或财务系统中提取同类物料近12个月的采购记录，包括采购单价、供应商名称、采购数量、运费等，计算平均单价、最低单价及价格波动区间。

调研市场行情：通过行业网站、供应商报价、第三方价格监测平台等渠道，获取当前物料的市场价格、预期涨幅（如原材料价格波动、政策调整等因素），必要时可咨询采购经理*或行业专家。

确认其他成本构成：除物料本身价格外，需明确是否包含运费、保险费、关税、装卸费、增值税等附加费用，保证预算全面覆盖。

（二）步骤1：编制采购成本预算表

根据收集的基础数据，填写《采购成本预算表》（模板见表1），核心操作

填写基础信息：录入预算编号（如“CGYB-2024-001”）、物料名称、规格型号、需求数量、预算编制部门、编制人（**）、编制日期等。

测算预算单价：

若有历史数据：预算单价=（近3个月平均单价×70%）+（最低单价×30%）+预期涨幅（如市场价格上涨5%，则×1.05）；

若无历史数据（如新品采购）：参考同类物料市场价格或供应商初步报价，预留5%-10%的浮动空间。

计算预算金额：预算金额=需求数量×预算单价，分别填写“不含税预算金额”和“含税预算金额”（税率按最新税收政策填写）。

备注说明：特殊需求（如紧急采购、定制化物料）或价格波动风险需在备注栏注明，如“需空运加急，预计运费增加15%”。

完成预算表后，需经需求部门负责人、采购经理、财务经理依次审核，保证数据准确、合理。

（三）步骤2：执行采购与实际成本记录

供应商选择与订单下达：采购部门根据预算金额筛选供应商（预算单价为重要参考依据），下达采购订单，注明“预算编号”以便后续关联。

实际成本数据采集：物料入库后，由仓库管理员核对数量与质量，财务部门根据发票、运费单等凭证记录实际成本：

实际单价=（物料发票价+附加费用）÷实际入库数量；

实际金额=实际数量×实际单价（分别填写“不含税实际金额”和“含税实际金额”）。

（四）步骤3：成本差异核算与分析

填写《采购成本核算表》（模板见表2）：关联预算表与实际成本数据，录入“实际数量”“实际单价”“实际金额”，自动计算“差异金额”（实际金额-预算金额）和“差异率”（差异金额÷预算金额×100%）。

差异原因分析：

差异为正（超支）：区分客观原因（如原材料价格上涨、汇率变动、运费增加）和主观原因（如供应商选择不当、采购量预估不足、紧急采购溢价）；

差异为负（节约）：分析是否因批量采购折扣、供应商降价、替代物料使用等导致，并评估是否可复制经验。

编制《成本差异分析报告》：由采购部门牵头，联合财务、需求部门，针对重大差异（率超±5%）说明原因，提出改进措施（如“下次采购与供应商签订长期协议锁定价格”“优化采购批量以降低单位成本”）。

（五）步骤4：数据归档与持续优化

数据存档：将预算表、核算表、差异分析报告、采购订单、发票等资料整理归档，保存期限不少于3年，便于后续查询与审计。

复盘优化：每季度或每半年对采购成本数据进行分析，总结预算偏差规律（如某类物料价格波动频繁），调整预算编制模型（如引入价格指数系数），逐步提升预算准确性。

三、工具表单模板与填写说明

表1：采购成本预算表

预算编号

物料名称

规格型号

需求数量

计量单位

预算单价（元）

不含税预算金额（元）

税率

含税预算金额（元）

预算编制部门

编制人

编制日期

备注

CGYB-2024-001

A型号钢材

Q235B/10mm

100

吨

4500

450,000

13%

508,500

生产部

*

2024-03-01

需含运费至厂区

填写说明：

“预算单价”需附计算依据（如历史数据截图、供应商报价单）；

“税率”按最新增值税政策填写（如农产品9%、一般货物13%）