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企业行政办公设备管理工具使用指南

一、工具应用场景解析

本工具适用于各类企业（中小型企业、大型集团分支机构等）的行政办公设备全生命周期管理，涵盖电脑、打印机、投影仪、办公家具、通讯设备等固定资产的日常管控。具体应用场景包括：新设备采购入库后的信息登记、部门领用与审批、日常使用中的维护保养、故障报修与维修跟踪、闲置设备调配、报废处置等环节。通过系统化管理，解决传统设备管理中存在的“信息混乱、责任不清、维护滞后、资产流失”等问题，提升设备使用效率，降低行政运营成本。

二、设备管理全流程操作指南

（一）新设备入库登记流程

信息核对：设备采购到货后，行政部设备管理员*需核对送货单与采购订单信息，保证设备名称、型号、数量、品牌、采购日期、供应商等信息一致，检查设备外观及配件是否完好（如电脑含主机、电源、鼠标、键盘等）。

登记建档：核对无误后，设备管理员*填写《设备信息登记表》（详见第三部分表格模板），为每台设备分配唯一编号（编号规则：部门简称-设备类别-年份-序号，如“XC-PC-2024-001”代表“行政部-电脑-2024年-第1台”），并粘贴设备标签（标签包含编号、名称、采购日期）。

系统录入：将设备信息录入企业资产管理系统（或Excel台账），同步记录存放位置、使用部门（暂为“闲置库”）、保管人（暂为“行政部”），保证纸质台账与电子数据一致。

（二）部门领用与审批流程

提交申请：部门因工作需要领用设备时，由申请人填写《设备领用申请表》，注明申请部门、设备名称、型号、数量、用途、预计使用期限，并经部门负责人签字确认。

审批审核：行政部设备管理员审核申请的合理性（如设备类型是否符合部门需求、库存是否充足），签字后报行政部负责人审批；若涉及高价值设备（如单价超5000元），需额外提交总经理*审批。

发放与签收：审批通过后，设备管理员按申请内容发放设备，领用人当场检查设备状态并签字确认《领用签收单》，同时更新台账信息（使用部门、使用人、领用日期），设备管理员*将签收单复印件交财务部备案。

（三）日常维护与保养流程

制定计划：设备管理员*根据设备类型制定维护计划（如电脑每季度清理内部灰尘、打印机每月清理硒鼓），明确维护时间、责任人（设备管理员或使用人）、维护内容（如清洁、检查运行状态）。

执行维护：维护前提前2个工作日通知使用人，使用人需配合清空设备内数据（如电脑需备份文件）或暂停使用；维护过程中，设备管理员详细记录维护情况（如“2024-03-15清理主机灰尘，更换散热硅脂”），并填写《设备维护保养记录表》。

问题反馈：若维护中发觉设备存在潜在故障（如电脑运行异常、打印机卡纸频繁），设备管理员需及时告知使用人，并启动故障报修流程（详见下一环节）。

（四）故障报修与维修跟踪流程

故障申报：使用人*发觉设备故障后，立即停止使用，填写《设备故障报修单》，描述故障现象（如“电脑无法开机”“打印机显示错误代码E05”）、发生时间、使用场景，并提交至行政部。

故障评估：设备管理员*收到报修单后，2个工作日内对设备进行检查，判断故障原因（如人为损坏、自然老化、质量问题），确定维修方案（自行维修、联系供应商维修、外部维修）。

维修与记录：若为供应商保修期内设备，由设备管理员联系供应商上门维修；若需外部维修，需填写《外部维修审批表》经行政部负责人审批后执行；维修完成后，使用人确认设备恢复正常并签字，设备管理员更新《故障报修单》状态（维修中/已修复），并将维修记录（更换配件、费用、维修方）录入台账。

（五）闲置设备与报废处置流程

闲置设备管理：部门因人员调动、工作调整不再使用的设备，需由原使用人填写《设备归还单》，交设备管理员核查设备状态后，收回闲置设备库；设备管理员*每月更新《闲置设备清单》，在内部发布调配信息，优先满足其他部门需求，提高设备利用率。

报废申请：设备达到使用年限（如电脑5年、打印机8年）、维修成本过高（超过设备残值50%）或无法修复时，设备管理员填写《设备报废审批表》，附设备信息、报废原因、技术鉴定意见（可由IT部或专业维修人员提供），经行政部负责人、财务部、总经理签字审批。

报废处置：审批通过后，由行政部联系正规回收公司（需具备资质）进行处置，回收款项交财务部入账；设备管理员*在台账中标注设备状态为“已报废”，拆除设备标签并留存报废审批单复印件，保证资产核销有据可查。

三、标准化管理表格模板

（一）设备信息登记表

设备编号

设备名称

品牌/型号

采购日期

供应商

采购金额（元）

存放位置

使用部门

使用人

设备状态（在用/闲置/报废）

备注

XC-PC-2024-001

联想ThinkPadX1

联想/20KF

2024-01-15

*科技公司

6800

行政部档案室

市场部

*

在用

含扩展坞

XC-PR-2024-002

惠普L