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采购合同档案管理办法

一、总则

采购合同档案是企业采购活动的重要记录，对风险控制、成本核算、绩效评估及合规管理具有关键作用。为规范采购合同档案的管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，特制定本办法。

（一）管理目的

1.明确采购合同档案的收集、整理、归档、保管和利用要求。

2.保障档案信息的安全，防止信息泄露或损毁。

3.提高档案管理效率，便于后续查阅和审计。

（二）适用范围

本办法适用于企业所有采购合同及相关附件的档案管理，包括但不限于采购申请、合同文本、审批记录、履行情况及付款凭证等。

二、档案管理职责

（一）归档部门

1.采购部负责采购合同档案的初步收集和整理。

2.档案管理部门负责档案的最终归档、保管和监督。

（二）岗位职责

1.采购人员：负责在合同签订后及时移交完整档案。

2.档案管理员：负责档案的分类、编号、入库及借阅管理。

三、档案管理流程

（一）档案收集

1.合同签订后，采购人员需在3个工作日内完成档案收集，包括：

（1）合同正本及附件。

（2）审批流程记录（如审批表、会议纪要）。

（3）供应商资质证明复印件。

2.档案收集需确保所有文件齐全、无破损。

（二）档案整理

1.档案管理员对收集的文件进行分类，按合同编号、签订日期等要素排序。

2.对电子版档案进行备份，存储在加密的云服务器或企业内部服务器。

（三）档案归档

1.纸质档案需进行编号、盖章，并登记归档目录。

2.电子档案需标注版本号和存储路径，确保可追溯。

（四）档案保管

1.纸质档案存放在恒温、防火的档案柜中，定期检查物理状态。

2.电子档案需设置访问权限，仅授权人员可查阅。

（五）档案利用

1.内部人员需填写《档案借阅申请表》后方可查阅，归还时需核对完整。

2.档案管理员需记录每次借阅信息，包括借阅人、时间及用途。

（六）档案销毁

1.合同有效期结束后5年，可按规定程序销毁档案。

2.销毁前需填写《档案销毁申请表》，经部门负责人审批后执行。

四、档案安全管理

（一）物理安全

1.档案存放区域需设置门禁，禁止无关人员进入。

2.定期检查消防、防潮设施，确保档案安全。

（二）信息安全

1.电子档案需采用加密技术，防止黑客攻击。

2.存储设备需定期更新，避免数据丢失。

（三）责任追究

1.如因管理不善导致档案损毁或泄露，相关责任人需承担相应责任。

2.档案管理部门需定期进行内部审计，确保流程合规。

五、附则

（一）本办法由档案管理部门负责解释。

（二）企业可根据实际情况对本办法进行修订。

一、总则

采购合同档案是企业采购活动的重要记录，是企业运营信息体系中的关键组成部分，对于后续的成本核算、供应商绩效评估、风险控制、内部审计以及业务流程优化具有不可替代的作用。为规范采购合同档案的收集、整理、归档、保管和利用工作，确保档案资料的完整性、准确性、系统性和安全性，提高档案管理效率，方便后续的查阅、追溯与利用，特制定本办法。本办法旨在建立一套科学、规范、高效的采购合同档案管理体系，服务于企业的日常运营和长期发展。

（一）管理目的

1.**明确管理规范：**细化采购合同档案从形成到最终处置的全过程管理要求，明确各环节的责任主体、操作流程和质量标准。

2.**保障信息安全：**建立健全的安全防护措施，确保档案信息在存储、传输、使用等环节的安全，防止信息泄露、篡改或丢失。

3.**提升利用效率：**通过科学的分类、编目和存储，优化档案结构，提高档案检索效率和利用率，为业务决策和问题追溯提供及时、准确的信息支持。

4.**支持持续改进：**利用档案数据进行分析，为采购策略的调整、采购流程的优化以及供应商关系的管理提供数据支撑。

（二）适用范围

本办法适用于企业内部所有与采购活动相关的合同及协议类文件的管理。具体包括但不限于以下内容：

1.**采购前文件：**采购需求申请、市场调研报告、供应商资格预审文件、招标文件（若适用）、投标文件（若适用）、合同草案等。

2.**合同核心文件：**正式签订的采购合同、合同附件（如技术规格书、交付时间表、验收标准、付款条款等）。

3.**合同履行文件：**订单确认单、发票、验收报告、进度确认函、变更协议、沟通记录（重要事项）、付款凭证、质量异议处理记录等。

4.**合同收尾文件：**合同终止/解除协议、最终结算单、项目验收报告、供应商评价资料等。

5.**相关支持文件：**与合同相关的审批流程记录（如审批单、审批意见）、会议纪要（涉及合同重要事项）、法律顾问意见（若有）等。

所有上述文件的形式可以是纸质版、电子版或其他可记录媒介。

二、档案管理职责

档案的有效管理需要各部门的协同配合，明确各自的职责是确保工作顺利开展的基础。

（一）归档