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供应链管理信息记录模板（通用版）

一、适用范围与典型应用场景

本模板适用于企业供应链全流程的信息规范化记录，覆盖从供应商评估、采购订单执行、物流跟踪到库存管理、质量反馈等关键环节。典型应用场景包括：

供应商管理：新供应商准入评估、现有供应商绩效跟踪（交货准时率、合格率等）；

采购执行：日常采购订单的下达、物料接收与入库登记；

物流协同：第三方物流服务商的运输过程监控、到货异常处理；

库存管控：原材料/半成品/成品的出入库记录、库存预警触发；

质量追溯：来料检验不合格项记录、供应商质量问题整改跟踪。

通过统一信息记录格式，可跨部门（采购、仓储、物流、质检）实现数据共享，提升供应链协同效率与决策准确性。

二、模板使用详细操作流程

（一）前期准备：明确记录目标与责任分工

确定记录范围：根据具体业务需求（如“某批次原材料采购”“供应商季度绩效评估”），明确需记录的信息模块（如基础信息、产品信息、物流信息、质量信息等）。

分配责任人：指定各环节信息记录的负责人，例如采购员负责订单与供应商信息、仓管员负责入库与库存信息、质检员负责质量检验信息，保证信息填写的及时性与准确性。

准备工具：基于本模板制作电子表格（如Excel），或集成至企业ERP/供应链管理系统，支持多人在线协作与数据导出。

（二）信息收集：按模块整合关键数据

根据记录范围，分模块收集以下核心信息（以“采购订单执行”为例）：

基础信息：记录日期、订单编号（如PO202405001）、采购部门（如生产采购部）、供应商名称（如科技有限公司）、采购方联系人（经理，电话：）。

产品信息：物料名称（如PCB板）、规格型号（6层板，厚1.6mm）、单位（片）、订单数量（1000片）、单价（5.2元/片）、总金额（5200元）。

物流信息：要求发货日期（2024-05-10）、物流商（如物流）、运单号（SF0）、预计到货日期（2024-05-12）。

质量信息：检验标准（GB/T4777-2023）、检验数量（抽检10%）、检验员（*工）、检验结果（待检/合格/不合格）。

（三）规范填写：保证信息完整性与一致性

填写要求：

文本类信息（如供应商名称、物料规格）需使用标准名称，避免简称或别名（如“PCB板”不可写为“电路板”）；

日期格式统一为“YYYY-MM-DD”（如2024-05-10），金额保留两位小数（如5200.00元）；

状态类信息（如订单状态、物流状态）从预设选项中选择（如“待审核”“已发货”“已入库”“异常”），避免手动输入导致混乱。

必填项标识：表格中用“*”标注必填字段（如订单编号、供应商名称、物料数量），保证关键信息无遗漏。

（四）审核与校验：跨部门交叉验证

初审：信息填写完成后，由责任人自查（如采购员核对订单数量与单价是否匹配、仓管员确认物流信息与实际到货情况是否一致）。

复审：交由部门负责人或关联部门审核（如采购订单需财务部审核价格与预算是否合规，入库记录需质检部确认检验结果是否合格）。

异常处理：若审核发觉问题（如数量不符、检验不合格），需在“备注”栏说明异常原因，并启动对应流程（如与供应商协商补货、填写《质量问题整改表》），待问题解决后更新记录状态。

（五）更新与归档：动态维护与长期保存

动态更新：供应链各环节状态发生变化时（如物料入库、订单完成），需在24小时内更新记录（如将订单状态从“已发货”改为“已入库”，补充实际入库数量）。

定期归档：每月末将当月记录分类整理（如按供应商、按物料类型），电子版备份至指定服务器（保留不少于3年），纸质版（如有）装订存档，保证数据可追溯。

三、供应链管理信息记录核心表格

表1：采购订单执行信息记录表

记录日期

订单编号*

供应商名称*

物料名称*

规格型号*

单位

订单数量*

单价（元）

总金额（元）

要求发货日期

物流商

运单号

预计到货日期

实际到货日期

入库数量*

检验结果*

订单状态*

责任人（采购员/仓管员）

备注

2024-05-08

PO202405001

科技有限公司

PCB板

6层板，厚1.6mm

片

1000

5.20

5200.00

2024-05-10

物流

SF0

2024-05-12

2024-05-12

980

合格

已入库

张（采购）/李（仓管）

抽检20片，合格

2024-05-10

PO202405002

YY电子厂

电容

0805-16V-10uF

个

5000

0.15

750.00

2024-05-15

ZZ速运

ZT987654321

2024-05-16

待入库

待检

待发货

王*

预约下午3点上门提货

表2：供应商绩效评估记录表

评估日期*

供应商名称*

合作物料类别

评估周期*

交货准时率*

来料合格率*

问题响应速度（小时）*

价格稳定性（同比±%）

服务评分（1-5分