合同管理与文档控制模板.docVIP

合同管理与文档控制通用工具模板

一、模板概述与核心价值

合同是企业经营活动的法律载体，文档控制是保障合同全生命周期规范管理的关键环节。本模板旨在通过标准化流程、结构化工具和风险控制要点，帮助企业实现合同从需求提出、审批签署、履行跟踪到归档管理的全流程闭环管理，降低合规风险，提升管理效率，保证合同文档的完整性、安全性和可追溯性。

二、适用场景与行业适配

本模板适用于各类企业及组织的合同管理需求，尤其适合以下场景：

采购管理：原材料、设备采购合同，服务外包合同等供应商合作场景；

销售管理：产品销售、服务提供等客户合作场景；

合作项目：联合研发、市场推广等第三方合作场景；

内部管控：劳动合同、资产租赁、服务采购等内部协议场景。

不同行业可根据实际需求调整模板细节，如制造业侧重供应链合同条款，服务业侧重服务标准与验收流程，金融业侧重合规性与风险控制条款。

三、合同全生命周期管理操作流程

（一）合同准备阶段：需求识别与草案拟定

需求提出

业务部门根据经营需求填写《合同需求申请表》，明确合同标的、数量、质量标准、交付时间、预算金额等核心要素，部门负责人签字确认。

示例：采购部因生产需要，申请签订“原材料采购合同”，需求明细为“采购A型号钢材100吨，单价5000元/吨，30日内交付，验收标准为国标GB/T700-2006”。

合作方筛选与资质审核

采购/业务部门通过供应商库、公开招标等方式合作方，收集其营业执照、资质证书、过往业绩等材料，填写《合作方资质审核表》，法务部门审核合作方履约能力及法律风险（如涉诉记录、失信情况）。

合同草案拟定

业务部门根据需求与合作方沟通，参考模板拟定合同草案，明确双方权利义务、违约责任、争议解决方式等条款；法务部门对条款合法性、严谨性进行审核，重点检查标的描述是否清晰、违约责任是否明确、争议解决方式是否约定管辖法院。

（二）合同审批阶段：多级审核与风险把控

部门初审

业务部门负责人审核合同内容是否符合业务需求，预算是否在部门权限内，签字确认后提交至下一环节。

法务审核

法务部门重点审核以下内容：

主体资格：签约方是否为法人或依法设立的组织，法定代表人身份是否有效；

合同条款：是否存在歧义、法律漏洞，违约责任是否与权利对等，争议解决方式是否合法；

合规性：是否符合行业监管规定（如金融行业需符合《商业银行内部控制指引》）。

法务审核后出具《法务审核意见书》，注明“通过”“修改后通过”或“不通过”及具体理由。

管理层审批

根据合同金额及重要性分级审批：

金额≤10万元：部门负责人+分管副总审批；

10万元＜金额≤50万元：部门负责人+分管副总+法务负责人审批；

金额＞50万元：需提交总经理办公会审批，形成会议纪要。

审批通过后，在《合同审批流程表》中签字确认，进入签署环节。

（三）合同签署阶段：用印管理与分发归档

用印申请

行政/综合管理部门收到审批通过的合同及《用印申请表》，核对合同文本与审批内容是否一致，确认无误后安排用印，用印需由双人监印，保证用印规范。

签署与分发

双方法定代表人或授权代表签字（需提供授权委托书），合同签署日期以最后一方签字日期为准；

签署完成后，行政部门复印3份（原件1份+副本2份），原件交档案管理员归档，副本1份交业务部门履行使用，1份交财务部门备案（涉及付款时需提供）。

电子存证

对重要合同（如金额＞50万元或涉及核心业务），可通过第三方电子存证平台进行存证，获取电子认证证书，保证合同电子文本的法律效力。

（四）合同履行阶段：跟踪监控与变更管理

履约跟踪

业务部门指定专人作为合同履行负责人，按合同约定跟踪交付进度、质量验收、付款节点等，填写《合同履行跟踪表》，记录关键节点完成情况（如“2024年3月1日货物送达，3月5日验收合格”）。

异常处理

若出现延迟交付、质量不达标等履约异常，业务部门需及时与合作方沟通，书面发送《履约整改通知书》，明确整改要求及期限；若无法达成一致，启动纠纷处理流程（见下文）。

合同变更

履行过程中需变更合同内容（如数量、价格、履行期限）时，由双方协商一致并签订《合同变更协议》，变更协议需履行原审批流程（金额变更需重新审批），变更后的合同文本作为原合同的补充文件同步归档。

（五）合同归档阶段：分类存储与后续管理

文档分类

档案管理员根据合同类型（采购、销售、服务等）、签订年度进行分类，编制《合同归档清单》，每份合同赋予唯一档案编号（如“CG-2024-001”代表“2024年采购合同第001号”）。

存储管理

纸质合同存入专用档案柜，标注“合同档案+档案编号”，存储环境需防潮、防火、防虫；电子合同存储于企业加密服务器，定期备份（每月1次），备份介质异地存放。

借阅与销毁

合同借阅需填写《合同借阅申请表》，经部门负责人及档案管理员签字，借阅期限不超过7天，到期