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办公室信息传递方式规定

一、总则

办公室信息传递是保障工作高效、有序进行的重要环节。为规范信息传递流程，确保信息传递的准确性、及时性和安全性，特制定本规定。

二、信息传递原则

（一）准确性

信息传递内容应真实、完整，避免出现错误或遗漏。

（二）及时性

信息需在规定时间内传递至相关人员，不得延误。

（三）保密性

涉及敏感或机密信息时，应采取相应保密措施，防止信息泄露。

（四）规范性

信息传递应遵循统一格式和流程，确保传递过程标准化。

三、信息传递方式

（一）口头传递

1.适用场景：紧急事务、临时通知等即时性信息。

2.传递要求：

(1)传递人需明确表达信息内容。

(2)接收人应确认理解信息。

(3)必要时进行书面补充。

（二）书面传递

1.适用场景：正式通知、文件、报告等需留存记录的信息。

2.传递方式：

(1)内部邮件：适用于部门间常规信息传递。

(2)打印文件：重要文件需打印并签字确认。

(3)内部公告栏：用于公示性信息。

（三）电子传递

1.适用场景：远程协作、跨部门快速沟通。

2.传递要求：

(1)使用公司统一通讯工具（如钉钉、企业微信）。

(2)附件需提前检查，确保完整无误。

(3)禁止通过个人邮箱传递工作信息。

（四）会议传递

1.适用场景：需多部门参与讨论的决策性信息。

2.传递步骤：

(1)提前发布会议通知，明确议题。

(2)会议中记录关键决议及分配任务。

(3)会后整理会议纪要并分发给相关人员。

四、信息传递流程

（一）信息发起

1.确定信息内容与传递目的。

2.选择合适的传递方式。

（二）信息审核

1.传递前需由信息发起人或相关负责人进行审核。

2.检查信息是否完整、准确。

（三）信息传递

1.按照规定方式发送至接收人。

2.必要时进行口头补充说明。

（四）信息确认

1.接收人需及时反馈接收状态。

2.对于重要信息需签字或回复确认。

五、监督与考核

（一）各部门负责人需定期检查信息传递记录。

（二）对违反本规定的行为进行通报批评。

（三）每年进行一次信息传递效率评估，优化传递流程。

六、附则

本规定自发布之日起施行，由行政部负责解释。

一、总则

办公室信息传递是保障工作高效、有序进行的重要环节。为规范信息传递流程，确保信息传递的准确性、及时性和安全性，特制定本规定。

本规定的目的是通过明确信息传递的方式、流程和责任，减少沟通障碍，提高工作效率，并防止信息在传递过程中发生失真或泄露。适用于公司内部所有员工，包括全职、兼职及实习生。

二、信息传递原则

（一）准确性

信息传递内容应真实、完整，避免出现错误或遗漏。

在传递前，传递人需仔细核对信息的每一个细节，确保数据、时间、地点等关键要素无误。对于涉及多个部门的信息，需协调确认所有相关方的信息一致。

（二）及时性

信息需在规定时间内传递至相关人员，不得延误。

不同类型信息的传递时限如下：

1.紧急事务（如系统故障、安全事件）：需在30分钟内传递至相关责任人。

2.日常工作安排（如会议通知、任务分配）：需在提前2个工作小时传递至接收人。

3.月度/季度报告：需在截止日期前24小时完成传递。

（三）保密性

涉及敏感或机密信息时，应采取相应保密措施，防止信息泄露。

1.敏感信息定义：包括员工个人信息、财务数据、客户资料等不宜公开的信息。

2.传递措施：

(1)仅通过公司内部加密通讯工具或邮件传递。

(2)需知人员范围需严格控制，不得随意扩大。

(3)传递时需提醒接收人注意保密。

（四）规范性

信息传递应遵循统一格式和流程，确保传递过程标准化。

1.文件格式：所有正式文件需使用公司模板，并包含标题、日期、发送人、接收人、正文、附件等要素。

2.沟通格式：邮件主题需明确，如“项目X进度更新-2023年X月X日”。即时消息需在3个工作日内回复。

三、信息传递方式

（一）口头传递

1.适用场景：紧急事务、临时通知等即时性信息。

2.传递要求：

(1)传递前准备：明确信息要点，必要时提前草拟简要提纲。

(2)传递过程：

-选择合适的沟通环境，避免干扰。

-传递人清晰表达，接收人主动确认理解。

-对于复杂信息，可配合手势或白板辅助说明。

(3)事后补充：

-对于重要口头信息，需在24小时内通过邮件或即时消息发送书面确认。

-接收人可回复“收到”或“已确认”表示接收。

（二）书面传递

1.适用场景：正式通知、文件、报告等需留存记录的信息。

2.传递方式：

(1)内部邮件：

-发送前检查附件完整性，避免漏传。

-主题需包含核心内容，如“部门预算申请-2023年第四季度”。

-重要邮件需抄送相关领导或部门负责人。

(2)打印文件：

-确认打印机状态，避免打印失败。

-多页文件需