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财务报销标准操作流程手册模板
一、前言
为规范公司财务报销管理，明确报销流程及标准，提高报销效率，保证费用支出的合理性、合规性，特制定本手册。本手册适用于公司全体员工的日常费用报销、差旅费报销、业务招待费等各类费用报销场景，旨在统一操作标准，减少流程争议，保障财务工作有序开展。
二、适用范围与使用场景
（一）适用人员
公司全体正式员工、试用期员工及外部合作人员（需提前向财务部备案）。
（二）适用业务场景
日常费用报销：包括办公用品采购、通讯费、交通费、快递费、小额业务招待等日常办公支出。
差旅费报销：员工因公出差产生的交通费、住宿费、伙食补助、市内交通费等。
专项费用报销：如会议费、培训费、固定资产采购（单笔金额5000元以下）等需提前审批的费用。
其他特殊情况：如客户回访、紧急采购等非日常场景的费用，需提前向部门负责人及财务部沟通确认。
三、财务报销标准操作流程
（一）第一步：报销申请与单据准备
确认报销类型及标准
员工需根据费用类型对照公司《费用报销标准表》（详见附件1）确认报销范围及限额，例如：
差旅费：住宿费标准为一线城市500元/晚、二线城市400元/晚、三线城市300元/晚；
交通费：市内出差优先选择公共交通，特殊情况需说明并经部门负责人审批；
业务招待费：需提前填写《招待费申请单》（详见附件2），明确招待对象、事由、预算及审批人。
整理原始凭证
原始凭证需真实、合法、完整，抬头为公司全称“有限公司”，不得涂改、伪造；
发票需注明税号，电子发票需打印并加盖“已报销”章，避免重复报销；
差旅费报销需附出差审批单（详见附件3）、行程单、住宿发票等；
日常费用报销需附采购清单、验收单（如办公用品需部门签字确认）。
填写报销单
登录公司财务系统或使用纸质《费用报销单》（详见附件4），按项目逐笔填写，注明费用归属部门、成本中心；
报销金额需大小写一致，小写前加“￥”，大写金额后不加“整”；
摘要栏需简明说明费用事由（如“项目办公用品采购”“地区出差交通费”），避免模糊填写（如“办公费”“杂费”）。
（二）第二步：部门初审与签字
部门负责人审核
员工将填写完整的报销单及原始凭证提交至部门负责人，部门负责人需审核：
报销事由是否与部门业务相关，是否符合预算；
原始凭证是否齐全、合规，金额是否准确；
报销标准是否超标（如超标准需注明原因并签字确认）。
成本中心确认
涉及项目费用的报销，需提交项目负责人签字确认，明确费用归属项目名称及编码。
（三）第三步：财务部审核
合规性检查
财务部收到报销单后，在2个工作日内完成审核，重点检查：
发票真伪（通过国家税务总局平台查验电子发票）；
报销单填写是否规范（大小写、摘要、审批签字是否完整）；
费用是否符合报销标准，超标准费用是否有合理说明及审批；
差旅费、招待费等是否提前完成审批流程。
退回修改
若审核不通过，财务部需注明退回原因（如“发票税号错误”“未附出差审批单”），并通知员工在1个工作日内补充或修改。
（四）第四步：分级审批
根据报销金额划分审批权限，具体标准
报销金额
审批人
5000元（含）以下
部门负责人+财务部经理
5001-20000元
部门负责人+财务部经理+分管副总
20001元以上
部门负责人+财务部经理+分管副总+总经理
审批人需在1-3个工作日内完成审批，逾期未审批视为默认通过。
（五）第五步：报销支付与账务处理
付款安排
审批通过后，财务部将报销信息录入财务系统，按以下时间安排支付：
日常费用报销：每月10日、20日、30日集中支付（遇节假日顺延）；
差旅费报销：审批通过后3个工作日内完成支付；
专项费用报销：按合同约定或审批意见支付。
支付方式
员工可选择银行转账（需提供本人银行卡号）或现金报销（仅限5000元以下）；
外部合作人员报销需提供收款收据及身份证复印件。
账务归档
财务部每月对报销单据进行分类、编号、装订，保存期限不少于5年，以备审计或查询。
四、相关表格模板及填写说明
附件1：《费用报销标准表》
费用类型
报销项目
标准（单位：元/天）
备注
差旅费
住宿费（一线城市）
500
凭发票实报，超标部分自理
住宿费（二线城市）
400
伙食补助
150
无发票按标准发放，有发票需计入餐费
市内交通费
100
凭打车发票报销，超标需说明
日常费用
办公用品采购
按预算执行
需附采购清单及验收单
通讯费
部门经理300元/月，员工200元/月
凭话费发票报销
业务招待费
餐费
按审批预算执行
需提前申请，附招待名单
附件2：《招待费申请单》
申请部门
申请人
申请日期
招待对象
招待事由
预算金额
时间
部门负责人意见
签字
财务部意见
签字
总经理审批
签字
附件3：《出差审批单》
员工姓名
部门
职位
出差地点
出差事由
出发日期
返回日期
预计费用
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