采购供应商信息管理表质量控制与评估版.docVIP

采购供应商信息管理表（质量控制与评估版）使用指南

一、工具应用场景与价值

在企业管理中，供应商作为供应链的核心环节，其质量表现直接影响产品稳定性、交付效率及客户满意度。本工具适用于企业采购部门、质量管理部及供应链协同团队，旨在通过系统化记录、评估与跟踪供应商信息，实现以下目标：

规范供应商准入：统一资质审核标准，保证合作方具备基本质量保障能力；

动态质量监控：通过定期评估及时识别供应商风险，推动持续改进；

优化供应链结构：基于绩效数据筛选优质供应商，降低采购质量成本；

跨部门协同：为采购决策、质量追溯及供应商发展提供数据支撑。

二、系统化操作流程指引

（一）供应商信息基础采集

操作目标：全面收集供应商基础信息，建立供应商档案库。

具体步骤：

信息收集清单：通过供应商问卷、实地考察及资质文件提交，获取以下信息：

企业基本信息：名称、统一社会信用代码、成立时间、注册地址、实际经营地址；

联系信息：采购对接人、质量负责人、联系方式（仅限办公电话，禁止留私人手机号）；

经营范围：主营产品/品类、生产规模、产能（月/年产能）、关键设备清单；

资质文件：营业执照、ISO9001质量体系认证、行业特殊资质（如IATF16949for汽车行业）、产品检测报告（第三方机构出具）、环保合规证明等。

信息分类归档：按物料类型（如原材料、零部件、服务类）或风险等级（A类：关键物料，B类：重要物料，C类：一般物料）对供应商进行初步分类，便于后续管理。

（二）资质初审与分类

操作目标：验证供应商资质有效性，筛选符合基本合作条件的候选方。

具体步骤：

资质有效性核查：

核对营业执照、认证证书等文件是否在有效期内，避免使用过期资质；

通过“国家企业信用信息公示系统”等公开渠道查询企业信用记录，排除严重失信企业。

风险等级初定：

A类物料供应商（如影响产品安全的关键部件）：需具备ISO9001+行业特殊认证，且近3年无重大质量；

B类物料供应商（如影响产品功能的零部件）：需具备ISO9001认证，提供产品检测报告；

C类物料供应商（如辅助材料、办公用品）：需验证营业执照及基本质量文件。

初审结果输出：填写《供应商资质初审表》，明确“通过”“补充资料”“不通过”结论，由采购经理及质量负责人共同签字确认。

（三）质量评估实施

操作目标：多维度评估供应商质量保障能力，确定合作优先级。

具体步骤：

评估指标设定（总分100分，各维度权重可根据企业实际调整）：

质量管理体系（30分）：体系认证完整性、文件管控规范性（如作业指导书、检验标准）、内审及管理评审记录；

来料质量（40分）：近1年批次合格率（目标≥98%）、质量问题整改及时率（目标≥95%）、客户投诉次数（目标≤2次/年）；

过程控制（20分）：关键工序质量控制点设置、SPC（统计过程控制）应用情况、不合格品处理流程；

持续改进（10分）：质量改进项目完成率（如QC小组活动成果）、客户反馈问题闭环率。

评估方式执行：

文件审核：查阅供应商质量手册、程序文件、检验记录等书面资料；

现场审核：由质量工程师*带队，对生产现场、实验室、仓库进行实地检查，重点核查设备精度、环境条件、标识管理等；

样品测试：要求供应商提供样品，按企业标准进行全尺寸、功能及可靠性测试（如寿命测试、环境试验）。

评估结果分级：

优秀（≥90分）：优先合作，可纳入“战略供应商”名单；

良好（80-89分）：正常合作，需定期跟踪；

合格（70-79分）：有条件合作，需制定改进计划；

不合格（70分）：暂停合作，限期整改或淘汰。

（四）绩效数据记录与跟踪

操作目标：动态监控供应商合作表现，为后续评估提供数据依据。

具体步骤：

数据采集维度：

交付绩效：交期达成率（订单按时交付批次数/总批次数×100%）、订单满足率（按时交付数量/订单数量×100%）；

质量绩效：来料批次合格率（合格批次数/总检验批次数×100%）、退货率（退货金额/采购金额×100%）、质量问题发生频次；

服务绩效：响应速度（质量问题反馈后24小时内回复率）、问题解决满意度（1-5分评分制）、配合改进主动性。

记录工具：通过ERP系统或Excel表格建立《供应商绩效台账》，每月更新数据，由采购专员负责录入，质量工程师复核。

（五）定期评估与分级调整

操作目标：周期性复盘供应商表现，优化供应链资源。

具体步骤：

评估周期：

月度：针对A类物料供应商，跟踪交付及质量异常；

季度：针对B类物料供应商，进行绩效数据汇总分析；

年度：所有供应商进行全面评估（结合质量评估得分与年度绩效数据）。

分级调整流程：

年度评估后，根据得分及绩效表现调整供应商等级（如“良好”升“优秀”，“合格”降为“观察中”）；

对降级或淘汰的供应商，由采购部发出《供应商整改通知单》，明确改进项及时限（如30天内完