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采购合同管理执行计划

###一、概述

采购合同管理执行计划旨在规范企业采购合同的全生命周期管理，确保合同条款的清晰性、执行的有效性以及风险的可控性。本计划通过明确管理流程、职责分工、监控机制和应急预案，提升采购效率，降低潜在损失，保障企业利益。

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###二、计划目标

（一）确保合同条款的准确性和完整性

（二）提升合同执行效率，缩短交付周期

（三）建立风险预警机制，降低违约风险

（四）实现合同信息的系统化存储和共享

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###三、执行流程

####（一）合同准备阶段

1.**需求确认**

-业务部门提交采购需求，明确采购目的、数量、质量标准及预算。

-需求审核：采购部核对需求合理性，避免超预算或非必要采购。

2.**供应商筛选**

-发布采购公告（如适用），收集供应商报价及资质文件。

-资质审核：核对供应商营业执照、生产许可、行业认证等文件。

-绩效评估：参考历史合作记录、交付能力、服务评价等指标。

3.**合同草拟**

-法务部或采购专员根据需求模板编制合同草案，包含以下核心条款：

-采购标的（品名、规格、数量、单价）

-交付时间与地点

-支付方式（如预付款、分期款、验收后付款）

-质量标准及验收流程

-违约责任（如延迟交付、质量不达标的处理方式）

####（二）合同审批与签署

1.**内部审批**

-按权限层级逐级审批，确保合同符合企业采购政策。

-审批节点：采购部→财务部→业务部门→管理层（如需）。

2.**供应商确认**

-将审批后的合同草案发送供应商审核，反馈修改意见。

-双方确认无异议后，正式签署电子或纸质合同。

####（三）合同执行阶段

1.**交付监控**

-采购部跟踪供应商生产进度，确保按时交付。

-交付前通知业务部门准备验收。

2.**质量验收**

-业务部门或第三方机构根据合同条款进行验收，记录合格率。

-验收合格后，签署验收单，财务部按合同约定支付款项。

3.**进度管理**

-定期（如每月）汇总合同执行情况，更新台账。

-对延迟交付或质量问题，及时与供应商沟通解决。

####（四）合同收尾阶段

1.**结算核对**

-财务部核对发票与合同条款，确保金额无误。

-完成最终付款，保留结算凭证。

2.**资料归档**

-将合同正本、附件、验收单、付款凭证等整理归档，存储期限按企业档案管理要求执行（如3-5年）。

3.**供应商评价**

-根据本次合作表现，更新供应商评分，作为后续合作参考。

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###四、监控与改进

（一）建立合同执行监控机制

1.设置预警阈值：如交付延迟超过5天、质量问题发生率超过2%，触发预警。

2.定期（如每季度）召开合同管理会议，分析问题并提出改进措施。

（二）持续优化流程

1.收集业务部门反馈，优化合同模板及审批流程。

2.引入数字化管理系统（如ERP或合同管理系统），实现自动提醒、电子签章等功能。

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###五、职责分工

（一）采购部

-负责合同起草、供应商管理、交付监控。

（二）法务部

-负责合同条款合规性审核。

（三）财务部

-负责付款审核与结算。

（四）业务部门

-负责需求提报与质量验收。

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###六、应急预案

（一）供应商违约处理

1.延迟交付：要求供应商说明原因，协商调整交付计划或索赔。

2.质量不合格：拒收并要求退换，同时评估是否解除合同。

（二）争议解决

1.初步沟通：采购部与供应商协商解决。

2.协商未果：寻求第三方调解或仲裁（如适用）。

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**注：本计划适用于企业内部执行，具体细节可根据行业特性及企业规模调整。**

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###四、监控与改进

（一）建立合同执行监控机制

1.**设置量化监控指标与预警阈值**：

***交付进度监控**：建立标准交付周期数据库，对比实际交付日期与计划日期。设定延迟预警阈值，例如，核心物料交付延迟超过5个工作日，非核心物料超过10个工作日，系统自动触发预警，通知相关负责人跟进。要求供应商定期（如每周）提供生产与发货进度报告。

***质量绩效监控**：根据合同约定，设定合格品率最低标准（例如，关键部件合格率需达98%以上）。每次验收时，记录不合格项数量及类型。若单次验收不合格率超过阈值（如3%），或连续两次验收不合格率超标，启动质量异常处理流程。

***付款条件监控**：严格监控合同约定的付款节点与金额，确保供应商在符合条件（如完成交付、通过验收）时收到款项，避免提前或错付。利用财务系统设置付款审批提醒，防止逾期付款。

2.**定期绩效评估与报告**：

***供应商绩效评估**：每季度或每半年，基于合同执行历史（交付准时率、质量合格率、配合度、价格竞争力等