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销售合同审核及签约辅助工具指南
一、工具概述与核心价值
本工具旨在通过标准化流程、模板化管理和风险节点控制，提升销售合同审核效率，降低签约风险，保证合同条款合规、完整且符合公司利益。适用于销售团队、法务部门、财务部门及相关协作人员，通过线上化协作实现合同从起草到归档的全流程管理，避免传统人工操作中的疏漏与延迟。
二、适用工作场景与价值体现
（一）销售团队快速起草合同
销售人员在与客户达成合作意向后，可直接调用公司标准化合同模板（如产品销售合同、服务合同等），根据客户信息、产品/服务细节、价格条款等快速合同初稿，避免从零开始撰写的低效与遗漏。
（二）法务部门高效审核风险
法务人员通过工具内置的审核要点清单（如主体资格、付款方式、违约责任、知识产权等），对合同条款进行逐项核查，标记风险点并反馈修改意见，实现审核流程可视化，缩短审核周期。
（三）跨部门协同确认条款
对于涉及多部门协作的合同（如需财务确认付款方式、技术确认服务标准），工具可自动流转至相关部门，同步获取审核意见，避免信息传递滞后或条款冲突。
（四）合同状态实时跟踪
从“草稿-审核中-待审批-已签署-归档”全流程状态实时更新，相关人员可随时查看合同进度，避免因流程卡点导致签约延迟。
（五）历史合同便捷复用
已归档合同可加密存储，支持按客户名称、合同类型、签订时间等条件检索，方便后续类似合同的条款参考与数据统计。
三、标准化操作流程指南
（一）阶段一：合同模板选择与基础信息填写
操作内容：
登录系统后，进入“合同管理”模块，根据业务类型（如“产品销售”“服务外包”“框架协议”）选择对应的标准模板。
填写合同基础信息，包括：
合同编号（按规则自动，如“XS-2024-X”）；
甲方（公司全称、统一社会信用代码、地址、联系人*某某、电话）；
乙方（客户全称、统一社会信用代码、地址、联系人*某某、电话）；
合同签订日期、预计生效日期、合同类型、所属项目名称（如适用）。
附件（如产品清单、技术规格书、报价单等），保证附件内容与合同条款一致。
责任人：销售代表
工具功能支持：模板库分类检索、自动编号、必填项校验、附件批量。
（二）阶段二：合同条款初步自查与完善
操作内容：
根据模板指引填写核心条款，重点关注：
标的物信息（产品名称/服务内容、规格型号、数量/服务期限）；
价格条款（单价、总价、含税/不含税、价格有效期）；
付款方式（分期付款节点、账户信息、发票类型）；
履约期限（交付时间/服务开始时间、验收标准）；
违约责任（违约金计算方式、争议解决方式）。
对照“自查清单”（系统自动弹出）逐项核对，保证无遗漏或模糊表述（如“约”“左右”等需替换为具体数值）。
如需修改模板条款，“自定义编辑”并填写修改理由（需同步客户确认的沟通记录）。
责任人：销售代表
工具功能支持：条款引导式填写、自查清单自动匹配、自定义编辑留痕、修改理由必填。
（三）阶段三：法务部门专业审核
操作内容：
销售提交合同后，系统自动流转至法务部门，法务人员收到审核提醒。
法务通过“审核维度面板”逐项核查，重点包括：
主体资格：乙方是否为合法存续企业，信用状况是否良好（系统自动调取第三方征信数据）；
合法性：条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，有无禁止性约定；
权利义务：双方责任是否对等，违约责任是否明确可执行；
知识产权：涉及技术/商标的，权属是否清晰，有无侵权风险。
审核结果分为“通过”“需修改”“不通过”，并填写具体意见：
需修改：标注修改条款及建议（如“付款节点需增加‘甲方收到发票后30日内’”）；
不通过：说明法律风险及修改方向（如“争议解决约定为‘诉讼’需改为‘仲裁’”）。
审核通过后，系统自动流转至下一环节；若需修改，销售人员根据意见调整后重新提交。
责任人：法务专员
工具功能支持：审核维度面板、第三方征信数据对接、审核意见模板化、流程自动流转。
（四）阶段四：商务条款与财务确认
操作内容：
法务审核通过后，合同同步流转至销售经理（商务条款确认）和财务部门（财务条款确认）。
销售经理核查：
价格、折扣、促销政策是否符合公司授权；
交付/服务时间与客户承诺是否一致；
特殊条款（如定制化需求、保密协议）是否已与客户达成共识。
财务部门核查：
付款方式是否符合公司财务制度（如预付款比例、尾款支付条件）；
发票类型（增值税专用发票/普通发票）与税务登记信息一致；
大额合同（如超过50万元）是否需附资金审批单。
两部门确认通过后，合同进入审批环节。
责任人：销售经理、财务专员
工具功能支持：商务条款校验规则、财务数据自动关联、审批材料。
（五）阶段五：内部审批与最终定稿
操作内容：
系统根据合同金额自动匹配审批流程（例如：10万元以下由销售总监审批；10-50万元由分管副总审批；50万元以上由总经理审批）
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