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文件归档与管理制度

一、制度适用范围与典型应用场景

本制度适用于各类企事业单位、机关、社会团体等组织（以下简称“本单位”）的文件归档与管理工作，旨在规范文件从形成到销毁的全生命周期管理，保证文件完整性、安全性及可追溯性。

典型应用场景

日常行政文件管理：如会议纪要、通知、请示报告、合同协议等需长期保存的行政类文件；

业务项目文件归档：如项目立项资料、研发文档、验收报告、客户资料等业务过程文件；

人事档案管理：员工入职材料、劳动合同、考核记录、离职证明等人事相关文件；

财务凭证管理：发票、报销单、财务报表、审计报告等财务类文件；

涉密与重要文件管控：如未公开的决策文件、技术专利、商业秘密等需特殊保管的核心文件。

二、文件归档管理操作流程

（一）文件分类与归档范围界定

文件分类标准

按部门/职能分类：如行政部、财务部、研发部等，各部门负责本部门形成文件的初步分类；

按文件价值分类：分为永久保存、长期保存（10-30年）、短期保存（10年以下）三类；

按载体形式分类：纸质文件、电子文件（含文档、图片、音视频等）、声像文件（录音带、录像带等）。

归档范围界定

符合以下条件的文件需纳入归档范围：

反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的文件；

在工作中具有查考利用价值的文件（含合同、协议、审批单等）；

上级单位颁发的需要本单位执行的文件（不含普发性文件）；

下级单位报送的重要报告、总结等文件；

对社会、本单位具有保存价值的电子文件及声像资料。

注：以下文件不纳入归档范围：重份文件、事务性临时通知、未经正式审批的草稿、无保存价值的重复文件。

（二）文件整理与预处理

文件排序：按文件形成时间先后或逻辑顺序排列，如“请示-批复”“合同-附件”需合并排序；

页码编制：纸质文件采用铅笔在右上角或左上角连续编写页码，单面标注页码，空白页不编号；

去除金属物：回形针、订书钉等金属物需去除，避免文件锈蚀；

破损修复：对破损、模糊的文件进行修补、复制，保证内容清晰可读；

电子文件命名规范：采用“部门代码-年份-文件类型-流水号-版本号”格式，例如“XZB-2024-HG-001-V1.0”（行政部-2024-合同-001版-1.0版）。

（三）归档登记与移交

填写《文件归档登记表》（模板见第三部分）：文件形成部门需在文件办理完毕后30日内，填写登记表并经部门负责人*审核签字；

档案管理员接收：档案管理员*核对文件完整性、分类准确性及登记表信息，确认无误后双方签字确认，一联留存档案室，一联退回形成部门；

电子文件备份：电子文件需同时刻录光盘或至指定档案管理系统，刻录光盘需标注“部门-年份-文件名称”，一式两份（一份存档，一份异地备份）。

（四）档案保管与维护

存放要求：

纸质档案存入专用档案柜，按“部门-年度-分类号”顺序排列，柜外张贴标签标识；

电子档案存储于专用服务器或加密硬盘，设置访问权限，定期（每季度）检查存储状态；

涉密档案存放于带密码锁的独立铁柜，由专人管理。

环境控制：档案室保持温度14-24℃，湿度45-60%，配备防火、防潮、防虫、防盗设备（如灭火器、温湿度计、吸湿剂）；

定期检查：档案管理员每半年对纸质档案进行清点，检查是否有霉变、虫蛀，发觉问题及时处理；电子档案每年进行一次数据恢复测试，保证可读性。

（五）档案借阅与利用

借阅申请：因工作需要借阅档案的员工，需填写《文件借阅申请表》（模板见第三部分），说明借阅事由、文件名称、借阅期限，经部门负责人审批（涉密档案需经分管领导审批）；

借阅时限：一般档案借阅期限不超过7天，特殊原因需续借的，需重新申请；涉密档案借阅期限不超过3天；

归还与检查：借阅人需在到期日归还档案，档案管理员检查文件是否完整、有无涂改，确认无误后签字注销；

禁止行为：借阅人不得擅自复制、涂改、勾画、抽取、撤换档案，不得将档案带出指定区域（经批准的除外）。

（六）档案鉴定与销毁

鉴定小组组建：由分管领导任组长，档案管理员、相关部门负责人、法务专员组成鉴定小组，每5年对到期档案进行鉴定；

鉴定标准：根据档案保管期限表，确认档案是否具有继续保存价值，对无保存价值的档案列出《档案销毁清册》（模板见第三部分）；

销毁审批与执行：《档案销毁清册》需经总经理*审批后，由鉴定小组双人监销，销毁过程记录监销人、销毁时间、销毁方式（如碎纸机粉碎）；

涉密档案销毁：涉密档案需送至指定保密销毁机构处理，并获取销毁证明，存档备查。

三、常用管理表格模板

表1：文件归档登记表

档号

题名

形成部门

形成日期

页数

密级

保管期限

存放位置

备注

XZB-2024-001

年度工作总结

行政部

2024-01-15

25

普通

长期

A1-02-01

CWB-2024-012

Q1财务报表

财务部

2024-04-10

12

普通

短期

B2-03-