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采购合同执行作业指导书

一、概述

采购合同执行作业指导书旨在规范企业采购合同从签订到履行的全流程操作，确保采购活动高效、合规、风险可控。本指导书通过明确各环节职责、操作步骤及关键控制点，帮助相关人员标准化作业，提升采购管理效率，保障供应链稳定。

二、合同签订前准备

（一）需求确认与审批

1.需求部门提交采购申请，注明物料名称、规格、数量、用途及预算。

2.采购部核对需求合理性，并与技术部门确认技术参数。

3.按权限流程完成审批，包括部门负责人、财务部及主管领导签字。

（二）供应商筛选与评估

1.根据采购需求发布招标或询价公告，收集至少3家供应商报价。

2.评估供应商资质，包括营业执照、生产许可证、行业认证等。

3.对比价格、质量、交期、服务及过往合作案例，确定优先供应商。

（三）合同条款准备

1.明确合同主体、标的物、数量、质量标准（如国标/行标）、交货方式（自提/配送）。

2.规定付款条件（如预付30%，验收后70%尾款），并约定逾期付款罚则。

3.包含违约责任条款，如延迟交货的赔偿标准（按每日千分之五计算）。

三、合同签订与生效

（一）合同文本审核

1.法律合规性审查：确保条款无歧义，无违反商业惯例内容。

2.财务部复核：确认金额、税点、发票类型等财务相关事项。

3.双方授权代表签字盖章，留存电子版与纸质版归档。

（二）合同备案与通知

1.将合同副本提交至供应链管理部、法务部备案。

2.通知供应商关键信息：包括联系人、结算账户、验收标准。

3.如需保密，签署保密协议并明确知悉范围。

四、合同执行阶段管理

（一）订单下达与跟踪

1.采购部生成采购订单（PO），注明合同编号、物料编码、交期。

2.每周与供应商核对生产进度，异常情况提前3天上报。

3.跟踪物流状态，对运输风险较高的物料（如冷链产品）要求全程监控。

（二）到货验收流程

1.按照合同约定的验收标准进行开箱检查：核对数量（允许±2%合理误差）、外观、批次号。

2.质量检验：对需检测的物料（如电子元件）送检第三方实验室，出具报告留存。

3.验收合格后，填写《到货验收单》，双方签字确认。

（三）发票与付款处理

1.核对发票信息与合同条款一致，包括税号、金额、日期。

2.财务部审核无误后，按付款计划发起付款申请，附验收单、发票等附件。

3.供应商收到款项后，需反馈签收证明（邮件或回单）。

五、风险控制与异常处理

（一）常见风险点及预防措施

1.交期延误：提前与供应商协商备货计划，签订不可抗力免责条款。

2.质量不合格：要求供应商提供质保期（如6个月），逾期索赔需举证。

3.价格波动：对大宗采购签订锁价协议（有效期不超过12个月）。

（二）异常情况处理步骤

1.发现问题后48小时内上报采购经理，形成《异常报告》。

2.协商解决方案：如退换货、赔偿或延期交货。

3.必要时启动仲裁条款，委托第三方机构调解。

六、合同终止与归档

（一）正常终止条件

1.全部货物交付验收合格。

2.双方书面确认合同完成，无需后续结算。

（二）归档要求

1.整理合同正本、附件、过程文件（验收单、付款记录）至档案盒。

2.电子版扫描存入ERP系统，按合同编号分类。

3.保存期限：自合同终止日起5年，涉税文件按税务局要求保存。

一、概述

采购合同执行作业指导书旨在规范企业采购合同从签订到履行的全流程操作，确保采购活动高效、合规、风险可控。本指导书通过明确各环节职责、操作步骤及关键控制点，帮助相关人员标准化作业，提升采购管理效率，保障供应链稳定。

二、合同签订前准备

（一）需求确认与审批

1.需求部门提交采购申请，注明物料名称、规格、数量、用途及预算。申请需详细描述物料功能需求，避免模糊表述。

2.采购部核对需求合理性，并与技术部门确认技术参数，确保与现有系统或标准兼容。必要时进行样品测试。

3.按权限流程完成审批，包括部门负责人、财务部及主管领导签字。特殊采购（如金额超百万）需提交管理层会议审议。

（二）供应商筛选与评估

1.根据采购需求发布招标或询价公告，收集至少3家供应商报价。公告需明确采购标的、技术要求、评审标准。

2.评估供应商资质，包括营业执照、生产许可证、行业认证（如ISO9001）、环境管理体系认证等。实地考察供应商生产场地及质量控制流程。

3.对比价格、质量、交期、服务及过往合作案例，确定优先供应商。评审结果需记录在案，并存档备查。

（三）合同条款准备

1.明确合同主体、标的物、数量、质量标准（如国标/行标）、交货方式（自提/配送）、运输方式（空运/海运/陆运）。

2.规定付款条件（如预付30%，验收后70%尾款），并约定逾期付款罚则（如按每日千分之五计算）。

3.包含违约责任条款，如延迟交货的赔偿标准