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保密文件处置办法

一、概述

保密文件处置是指对含有敏感信息的文件，在失去使用价值或不再需要保密时，按照规定程序进行安全销毁或转移的过程。其目的是防止信息泄露，维护信息安全，保障组织或个人的利益。规范的保密文件处置办法应包括文件分类、处置方式、操作流程、责任管理等方面。

二、文件分类

根据文件密级和敏感程度，可将保密文件分为以下几类：

（一）绝密文件

（二）机密文件

（三）秘密文件

（四）内部文件

1.绝密文件：涉及国家重大利益或高度敏感信息，泄露可能导致严重后果。

2.机密文件：涉及重要信息，泄露可能造成较大损害。

3.秘密文件：涉及一般敏感信息，泄露可能造成一定损害。

4.内部文件：仅限于组织内部使用，泄露可能造成轻微损害。

三、处置方式

根据文件类型和需求，可选择以下处置方式：

（一）销毁

（二）归档

（三）转移

1.销毁

（1）物理销毁：使用碎纸机、焚烧等方式彻底破坏文件内容，确保无法恢复。

（2）电子销毁：对存储在计算机或移动设备中的文件进行加密删除或物理销毁存储介质。

2.归档

（1）长期归档：将具有历史价值或法律效力的文件整理后存入档案库。

（2）短期归档：将暂时需要保存的文件分类存档，定期清理。

3.转移

（1）内部转移：将文件移交至其他部门或人员，需记录转移过程。

（2）外部转移：将文件交由可信第三方处理，需签订保密协议。

四、操作流程

1.申请处置

（1）填写《保密文件处置申请表》，注明文件类型、数量、处置方式等。

（2）经部门负责人审核批准后，提交至保密管理部门。

2.执行处置

（1）保密管理部门根据申请，安排专人执行处置任务。

（2）记录处置过程，包括时间、地点、执行人、监督人等。

3.复核确认

（1）处置完成后，由监督人对销毁结果进行检查确认。

（2）填写《保密文件处置复核表》，存档备查。

五、责任管理

1.申请人责任

（1）确保申请信息准确无误。

（2）对文件处置前的安全负责。

2.审核人责任

（1）严格审核处置申请，防止不当处置。

（2）对审核结果负责。

3.执行人责任

（1）按照规定方式处置文件，确保安全。

（2）记录并保管处置凭证。

4.监督人责任

（1）全程监督处置过程，防止违规操作。

（2）对处置结果负责。

六、注意事项

1.处置前，需确认文件是否已完成归档或转移需求。

2.电子文件处置时，应使用专业软件进行数据擦除。

3.销毁过程中产生的废料，应按照规定分类处理。

4.定期对保密文件处置流程进行评估，优化管理措施。

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**（接上文）**

**四、操作流程**

1.**申请处置**

（1）**填写《保密文件处置申请表》：**申请表应包含以下核心信息，确保内容完整、准确：

***(a)申请部门/申请人信息：**明确提出申请的部门全称或个人姓名、所属单位、联系方式。

***(b)文件基本信息：**详细描述待处置文件的内容，如项目名称、报告编号、会议纪要主题等。尽可能提供唯一标识，如文件编号、版本号、创建日期范围等。

***(c)文件密级与数量：**准确标明文件的密级（绝密、机密、秘密、内部），并统计文件数量（如：XX份纸质文件，XX个电子文件夹）。对于电子文件，应注明存储位置（如：服务器路径、个人电脑、移动硬盘）。

***(d)文件状态说明：**简述文件当前状况，如：已使用完毕、已完成归档、不再需要等。

***(e)建议处置方式：**根据文件性质和需求，提出具体的处置建议，如：全部销毁（物理）、归档至XX库、转移至XX部门等。

***(f)附件清单（如需）：**如涉及大量文件或特殊载体（如光盘、U盘），需附带详细附件清单。

（2）**提交审核：**申请表填写完毕后，需按照组织内部规定的审批权限提交。通常情况下：

***(a)部门负责人审核：**第一级审核，确保申请的合理性，并由负责人签字确认。

***(b)保密管理部门审核：**第二级审核，专业部门对文件密级、处置方式是否符合规定进行复核，并签字确认。对于高密级文件或大批量处置申请，可能需要更高级别领导审批。

2.**执行处置**

（1）**接收任务与准备：**保密管理部门或指定处置人员收到经批准的《保密文件处置申请表》后：

***(a)核对信息：**仔细核对申请表中的文件描述、数量、密级、处置要求等信息，与实际待处置文件进行比对。

***(b)准备工具与场地：**根据处置方式，准备相应的设备或材料。例如：

***物理销毁：**准备符合安全标准的碎纸机（推荐选择能碎成条状和粒状的多级碎纸机，并具备防夹功能）、保密销毁袋/桶、焚烧设备（如适用且合规）、防护手套、垃圾袋等。确保处置场地符合