采购订单与供应商管理模板.docVIP

采购订单与供应商管理工具模板指南

一、适用范围与应用场景

本工具模板适用于各类企业（含生产型、贸易型、服务型企业）的采购部门，用于规范供应商全生命周期管理及采购订单的标准化处理。具体应用场景包括：

新供应商引入：当企业需要开发新的供应商资源时，通过模板完成供应商资质审核、评估及信息建档；

日常采购订单管理：针对常规物料/服务采购，从订单创建、审批到执行跟踪的全流程管控；

供应商绩效复盘：定期对现有供应商的交货准时率、质量合格率、服务响应等维度进行量化评估；

采购成本优化：通过供应商历史合作数据及订单分析，识别成本节约机会，优化采购策略。

二、详细操作流程指南

（一）供应商准入与信息建档

供应商信息收集

通过供应商自荐、行业推荐、公开招标等方式收集潜在供应商信息，要求供应商提供《供应商基本信息表》（见模板1），内容包括：公司名称、统一社会信用代码、注册地址、经营范围、联系人及职务、联系电话、主营业务产品/服务清单、主要客户案例等。

补充收集供应商资质文件（加盖公章）：营业执照副本、相关行业资质证书（如ISO9001质量体系认证、特定行业生产许可证等）、银行开户许可证、法人授权委托书（若非法人直接对接）。

供应商现场审核

由采购经理牵头，联合质量部、生产部*组成审核小组，对供应商的生产场地、工艺流程、质量控制体系、仓储物流条件等进行现场勘查，填写《供应商现场审核表》，重点评估：

产能是否满足企业需求；

质量检测设备是否齐全、有效；

是否有健全的安全生产管理制度；

过往合作客户评价（可要求提供3-5家合作证明）。

供应商资质与风险评估

审核小组根据收集的资料及现场审核结果，对供应商进行综合评分（评分标准可自定义，如资质完整性30分、产能匹配度25分、质量保障能力25分、价格竞争力20分），评分≥80分方可纳入《合格供应商名录》。

对高风险行业（如食品、医疗器械等）供应商，需额外进行合规性审查（如是否纳入行业黑名单、是否有重大法律纠纷等）。

供应商信息建档

审核通过的供应商信息录入《供应商信息库》（模板1），分配唯一供应商编码（规则：企业简称拼音首字母+年份+流水号，如“ABC2024001”），并在企业ERP系统中创建供应商档案，关联资质文件电子版。

（二）采购订单创建与审批

采购需求提报

各需求部门（如生产部、行政部）根据实际需求，填写《采购申请单》，注明物料/服务名称、规格型号、数量、预计到货日期、用途、预算金额等，经部门负责人*审批后提交至采购部。

供应商选择与询价

采购部根据采购需求，从《合格供应商名录》中选择1-3家供应商进行询价，要求供应商提供《报价单》（需含单价、总价、增值税税率、交货周期、付款条件等）。

对金额较大（如≥10万元）或关键物料的采购，需组织采购评审会，由采购经理、需求部门负责人、财务部*共同评审，综合评估价格、质量、交期、售后服务等因素，确定最终供应商。

采购订单编制

采购部根据评审结果，使用《采购订单模板》（模板2）编制订单，核心信息包括：

订单基本信息：订单号（规则：年份+月份+流水号，如“202405-001”）、订单日期、供应商全称及编码、采购部门、收货地址、联系人及电话；

物料/服务明细：名称、规格型号、单位、数量、单价、金额（含税/不含税）、技术要求（可附技术协议作为附件）；

交易条款：交货日期、交货地点、运输方式、包装要求、验收标准、付款方式（如“货到付款30天”）、违约责任（如逾期交货按日收取0.05%违约金）。

订单审批与下达

采购订单按审批权限逐级审批：订单金额≤5万元由采购经理审批；5万元-20万元由采购总监审批；≥20万元需总经理*审批。

审批通过后，采购部将订单加盖公司公章（电子订单需使用企业数字签名）后发送至供应商，并要求供应商在2个工作日内书面确认（邮件/盖章回传），确认后的订单作为后续收货、付款的唯一依据。

（三）采购订单执行与跟踪

订单交付与收货验收

供应商按订单约定日期交货时，需提供《送货单》（注明订单号、物料明细、数量、生产日期/批号等）。

收货部门（如仓库）核对送货单与订单信息是否一致，确认无误后进行数量清点；质量部*按《采购验收标准》（可单独制定或引用国家标准）进行质量检验，填写《物料验收单》，合格物料办理入库手续，不合格物料则启动《不合格品处理流程》（如退货、换货、索赔）。

订单进度跟踪

采购部建立《订单跟踪表》（模板3），实时更新订单状态（“已下达-已确认-已发货-已收货-已验收-已付款”），对逾期未交货、数量短缺、质量问题等异常情况，及时与供应商沟通协调，要求供应商提供《异常处理报告》及改进措施，必要时调整交货计划或启动备用供应商。

订单变更管理

因需求变更（如数量调整、交期延迟）或供应商原因需变更订单时，由采购部填写《订单变更申请单》，注明变更内容、原因