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行业通用会议记录模板（含操作指南与表格）

一、适用范围与应用场景

本模板适用于各类企业、组织及团队的常规会议记录，涵盖项目启动会、周/月度例会、部门协调会、专题研讨会、阶段性复盘会等多种会议类型。无论是互联网、制造业、服务业还是机关等不同行业，均可通过本模板规范会议记录流程，保证会议信息准确留存、决议有效传达、行动项清晰落地，为后续工作推进提供可追溯的依据。

二、会议记录标准化操作流程

（一）会前准备：明确核心要素，保证记录有方向

获取会议基础信息：提前向会议组织者（如主持人、发起部门）确认会议主题、时间、地点、参会人员范围（主持人、核心发言人、记录人等）、主要议程及预期目标。

梳理会议背景资料：若会议涉及特定项目、议题或数据，提前收集相关背景材料（如项目计划书、上次会议纪要、数据报表等），帮助记录人快速理解议题context，避免记录时出现信息断层。

准备记录工具：根据会议性质选择记录方式：

电子记录：提前在电脑或平板中打开模板表格，设置好自动时间戳，或使用专业会议记录软件（如飞书、钉钉会议纪要功能）；

纸笔记录：准备带索引的笔记本，区分“议程要点”“讨论内容”“决议行动”等分区，避免信息混杂。

确认参会人员信息：提前获取参会人员姓名、职务（用“”代替，如“总监”“*经理”），保证记录中称谓准确，会后核对时不易混淆。

（二）会中记录：聚焦关键信息，避免遗漏核心内容

记录会议基本信息：在模板开头准确填写会议名称（建议包含“会议类型+主题+日期”，如“项目周例会（2024年X月X周）”）、具体时间（精确到分钟，如“14:00-16:30”）、地点（会议室/线上会议）、主持人、记录人、参会人员（分“出席”“请假”“列席”三类，注明缺席人员原因）。

按议程顺序记录讨论要点：

议题背景：简要记录每个议题的讨论前提（如“上次会议决议需在本周确认供应商方案”）；

核心观点：用“发言人+核心观点”结构记录（如“*（研发部）：技术方案需优先兼容现有系统，改造成本控制在10%以内”），避免大段摘抄，提炼关键词和数据；

争议点：对存在分歧的内容，客观记录各方立场（如“（市场部）建议推广优先级调整为AB，（销售部）坚持BA，理由为B产品客户咨询量高30%”）；

临时议题：若会议中新增未在议程中的议题，单独标注“临时增加：问题”，简要记录讨论结论。

明确决议与行动项：这是会议记录的核心，需单独记录并突出显示，包含：

决议编号：按议题顺序编号（如“决议1”“决议2”），便于后续追溯；

决议内容：简洁描述最终结论（如“决议1：确定供应商为最终合作方，合同条款由*（法务部）审核后提交”）；

行动项：每个决议拆解为具体任务，明确“任务描述”“负责人”“协助人（若有）”“截止时间”“完成状态（待执行/进行中/已完成）”（如“行动项1-1：起草供应商合同，负责人*（法务部-李助理），截止时间：X月X日17:00”）。

记录附件与参考资料：若会议中提及或分发了文件（如数据报告、PPT、合同草案），在“附件清单”中注明文件名称、提供人，方便会后查阅。

（三）会后整理：核对补充信息，保证记录准确完整

24小时内完成初稿整理：趁记忆清晰时，将会中记录的要点整理成结构化文本，补充遗漏细节（如未记录的发言人观点、数据来源），检查行动项的“负责人”“截止时间”是否明确，避免模糊表述（如“尽快完成”“下周提交”需替换为具体日期）。

与参会人员核对关键信息：对争议性内容、重要决议及行动项，主动与主持人或核心发言人确认，保证记录与实际讨论一致（如“*（项目经理）：关于行动项2-3的截止时间，实际应为X月X日，因需等待第三方数据反馈”）。

按模板规范排版定稿：统一字体（如宋体五号、标题黑体四号）、行间距（1.5倍），调整表格对齐方式，保证页面整洁易读；电子版文件命名规则建议为“会议名称-日期-记录人”（如“项目周例会*华”）。

分发与归档：定稿后24小时内通过邮件或企业通讯工具发送给所有参会人员及相关部门抄送，并抄送上级领导（如需）；同时将电子版归档至企业共享文档平台（如公司服务器、云盘），按“年份-月份-会议类型”分类存储，保存期限不少于1年（重要项目会议建议保存3年以上）。

三、会议记录模板表格设计

会议基本信息表

会议名称

项目周例会（2024年X月第X周）

会议时间

2024年X月X日14:00-16:30

会议地点

公司3楼会议室A/线上会议（腾讯会议X）

主持人

*（项目部-张经理）

记录人

*（行政部-李助理）

出席人员

（研发部）、（市场部）、（销售部）、（财务部）

请假人员

*（人事部-王主管），原因：外出培训

列席人员

*（实习生-赵同学），记录支持

会议目标

1.同步项目本周进度；2.讨论Q3预算调整方案

会议议程与讨论记录表

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