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年度公司文件资料管理规范

第一章总则

第一条目的与依据

为规范公司文件资料管理工作，提高工作效率和管理水平，保障公司信息资源的完整、安全与有效利用，依据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本规范。本规范旨在确保公司各类文件资料从形成、流转、归档到销毁的整个生命周期都得到科学、系统的管理。

第二条适用范围

本规范适用于公司各部门、各分支机构在经营管理、业务开展、内部运作等各项活动中形成的所有文件资料，包括但不限于纸质文件、电子文档、图表、声像资料等。公司全体员工均须严格遵守本规范的各项规定。

第三条基本原则

公司文件资料管理遵循以下原则：

1.真实性与准确性原则：文件资料的形成、流转、归档必须基于客观事实，内容真实可靠，数据准确无误，这是保障决策科学性和工作有效性的前提。

2.完整性与系统性原则：确保文件资料的齐全完整，按照其形成规律和内在联系进行系统整理，便于后续查阅和利用。

3.安全性与保密性原则：严格执行保密规定，采取有效措施防止文件资料的丢失、损坏、泄露和不当使用，保护公司商业秘密和核心利益。

4.规范性与标准化原则：统一文件资料的格式、分类、编码、归档等管理标准，实现管理工作的规范化和标准化运作。

5.可利用性原则：在安全保密的前提下，优化文件资料的存储和检索方式，确保授权人员能够便捷、高效地利用所需信息。

第二章组织与职责

第四条管理部门

公司综合管理部门（或指定专门档案管理部门，下同）是文件资料管理的归口管理部门，负责统筹、协调、指导和监督全公司的文件资料管理工作。其主要职责包括：

1.组织制定和修订公司文件资料管理相关制度和标准。

2.负责公司重要档案（包括但不限于公司章程、股东会及董事会决议、重要合同、财务审计报告等）的直接归档、保管和利用。

3.指导各部门做好日常文件资料的形成、积累、整理、预归档工作。

4.组织开展文件资料管理业务培训和检查。

5.监督文件资料销毁工作的合规性。

第五条各部门职责

公司各部门是本部门文件资料管理的直接责任单位，应指定专人（通常为部门内勤或指定岗位人员）负责本部门文件资料的日常管理工作，其主要职责包括：

1.严格执行公司文件资料管理规范，确保本部门文件资料的及时形成、准确办理和规范流转。

2.负责本部门文件资料的初步分类、整理、编码和预归档。

3.定期向综合管理部门移交符合归档条件的文件资料。

4.负责本部门文件资料在使用过程中的安全和保密。

5.配合综合管理部门开展文件资料管理的检查与培训。

第六条员工职责

公司全体员工在文件资料管理中应履行以下职责：

1.在日常工作中，按照规范要求形成和处理文件资料，确保其真实性、准确性和完整性。

2.妥善保管个人经手的文件资料，防止遗失、损坏或泄密。

3.工作调动或离职时，应按规定办理文件资料的交接手续。

4.严格遵守文件资料查阅、复制、传递的相关规定。

5.发现文件资料管理中存在的问题或隐患，及时向本部门负责人或综合管理部门报告。

第三章文件资料的形成与办理

第七条文件资料的形成

文件资料的形成应符合以下要求：

1.内容真实、表述准确、条理清晰、手续完备。

2.格式规范，使用公司统一规定的文件格式（如适用），字体、字号、行距等符合标准。

3.涉及公司印章使用的，须严格履行用印审批手续。

4.电子文件的形成应采用通用、稳定的格式，确保其长期可读性。

第八条文件资料的办理

文件资料的收文、发文应按照公司公文处理规定或相关业务流程办理，确保流转顺畅、责任明确、处理及时。办理过程中的拟办、批办、承办、催办等环节应留有记录。

第四章文件资料的分类与编码

第九条分类原则

文件资料的分类应遵循以下原则：

1.系统性原则：按照文件资料的来源、内容、性质、用途等特征，结合公司业务特点和管理需要，进行科学分类。

2.实用性原则：分类体系应简明扼要，便于操作和记忆，方便文件资料的整理、归档、检索和利用。

3.稳定性原则：分类体系一旦确定，应保持相对稳定，确需调整的，需经综合管理部门批准并通知相关部门。

第十条分类体系

公司文件资料可参照以下一级分类（各公司可根据实际情况细化二级及以下分类）：

1.行政管理类：包括公司设立、变更、章程、股东会/董事会/监事会文件、内部管理制度、工作计划、总结、会议纪要、人事管理、行政管理等方面的文件资料。

2.经营业务类：包括市场开发、销售合同、客户资料、服务记录、采购合同、供应商资料、生产计划、技术工艺、质量管理等与公司主营业务相关的文件资料。

3.财务会计类：包括会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料、投融资文件等。

4.人力资源类：包括员工招聘、录用、培训、薪酬、绩效