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机关单位办公自动化操作标准指南

引言

为进一步规范我单位办公自动化（以下简称“OA”）系统的操作与管理，提升办公效率，确保信息数据安全，保障各项工作有序、高效开展，特制定本指南。本指南旨在为全体工作人员提供清晰、规范的OA系统操作指引，适用于单位内部所有使用OA系统的人员。请各部门组织相关人员认真学习，并严格遵照执行。

第一章基本要求与原则

1.1用户身份管理

用户账号实行专人专用原则，严禁转借、共用或泄露给非授权人员。首次登录系统后，应立即修改初始密码，并定期更换（建议周期不超过规定时限），密码设置应包含大小写字母、数字及特殊符号，以提高安全性。用户如遗忘密码，应通过单位指定的正规渠道申请重置，不得擅自通过非官方途径处理。

1.2操作行为规范

所有操作必须符合国家法律法规、单位规章制度及保密管理相关要求。严禁利用OA系统从事与工作无关的活动，如浏览非法网站、传播不良信息、进行私人通讯等。操作过程中应确保信息录入的准确性、完整性和及时性，避免因操作失误导致数据错误或延误工作。

1.3数据管理原则

用户应妥善保管个人在OA系统中产生或处理的数据资料，重要数据应及时备份。涉及单位敏感信息、工作秘密及商业秘密的内容，必须严格遵守保密规定，不得随意扩散或上传至非指定区域。对外发送或发布信息前，需履行相应的审核程序。

1.4系统安全原则

严禁在接入OA系统的计算机上安装未经授权的软件或硬件，定期进行病毒查杀和系统漏洞修复。离开工作岗位时，应及时锁定计算机或退出OA系统，防止非授权人员操作。对于系统提示的安全风险或异常情况，应立即停止相关操作，并向技术支持部门报告。

第二章核心业务模块操作规范

2.1公文处理

2.1.1收文管理

收到外来文件或内部流转文件后，应在OA系统中及时、准确登记，录入文件标题、文号、来源、主要内容等关键信息，并根据文件性质和内容确定拟办意见，按程序呈送相关领导阅批。文件传阅过程中，应密切关注流转状态，确保阅办及时，避免积压。阅毕后，需签署明确意见，并及时将文件退回或转往下一环节。

2.1.2发文管理

发文拟稿应遵循公文格式标准，内容真实、表述准确、条理清晰。拟稿完成后，按规定程序提交审核，依次经过部门负责人核稿、相关领导会签（如需）、分管领导审核、单位主要领导签发等环节。各审核环节应认真履行职责，对文稿内容、格式、政策依据等进行严格把关。签发通过后，由文印部门统一编号、排版、印制，并在OA系统中记录发文情况。

2.1.3内部请示报告

内部请示、报告类公文，应明确请示事项或报告主题，简述背景情况和主要依据，提出明确的意见或建议。按隶属关系或审批权限逐级上报，不得越级行文。承办部门应在规定时限内予以答复或反馈处理进展。

2.2会议管理

发起会议申请时，应提前在OA系统中填写会议议题、时间、地点、参会人员、所需材料等信息，经审批同意后，系统自动发送会议通知。参会人员收到通知后，应及时确认是否参会。会议组织者应根据参会反馈，做好会场安排、材料准备等工作。会议结束后，应及时整理会议纪要，并按规定范围分发或存档。

2.3信息发布与共享

在OA系统的公共信息板块发布通知、公告、工作动态等信息时，内容必须真实、准确、客观，符合信息发布的权限和范围。涉及重要事项或敏感内容的信息，发布前须经相关领导审核批准。鼓励通过OA系统进行非涉密工作信息的共享与交流，促进协同办公，但应注意信息的时效性和相关性。

2.4督查督办

对于上级交办、领导批示或单位确定的重要工作任务，应在OA系统中建立督查督办事项，明确任务内容、责任单位（人）、完成时限和工作要求。责任单位（人）应定期更新任务进展情况，督查部门通过系统对任务完成情况进行跟踪、催办和考核。任务完成后，及时在系统中反馈结果，并归档相关材料。

第三章系统日常维护与安全防护

3.1个人办公环境维护

保持计算机操作系统及OA客户端软件为最新稳定版本，及时安装官方发布的补丁程序。定期对个人办公电脑进行磁盘清理和病毒扫描，确保系统运行流畅和数据安全。合理分类存储个人工作文件，重要文件除在OA系统中存档外，建议在单位指定的备份存储介质中进行备份。

3.2密码与权限管理

用户应妥善保管个人OA账号密码，不得将密码告知他人或将账号交他人使用。如发现密码可能泄露或账号存在异常登录情况，应立即修改密码并向系统管理员报告。严格遵守系统赋予的操作权限，不得越权访问、查看或修改不属于自己权限范围内的信息和数据。

3.3故障报告与应急处理

在OA系统使用过程中遇到操作故障、系统异常或功能疑问时，应首先查阅系统帮助文档或联系本部门技术联络员。无法解决的问题，及时向单位信息技术支持部门提交故障报告，说明故障现象、发生时间、操作步骤等详细信息，以便快速排查和处理。在系统突发故障导致无法正常办