跨部门协作沟通工具会议记录与行动项模板.docVIP

跨部门协作沟通工具会议记录与行动项模板

一、适用情境

本模板适用于企业内跨部门协作的各类沟通场景，包括但不限于：

项目推进会议：如新产品研发、市场活动落地等需多部门协同推进的项目阶段沟通；

问题解决会议：如流程卡点、资源冲突、客户投诉等需跨部门联合响应的议题讨论；

规划对齐会议：如年度目标拆解、季度工作计划协同等需统一方向的战略落地沟通；

复盘总结会议：如项目结项、阶段性工作复盘等需多部门共同回顾经验教训的场景。

通过规范记录与行动项管理，可有效避免跨部门协作中的信息遗漏、责任不清、跟进滞后等问题，提升协作效率与执行力。

二、操作流程详解

（一）会前准备：明确目标与框架

确定会议核心目标

召集人需提前明确本次会议需解决的核心问题（如“确定Q3产品上线资源分配方案”），避免目标发散导致讨论低效。

锁定参会部门及人员

根据议题关联度确定参会部门（如产品部、研发部、市场部、运营部等），并指定各部门接口人（建议为决策人或执行负责人），提前3个工作日发送会议通知，明确时间、地点、议程及需提前准备的资料（如数据报表、方案初稿等）。

准备会议记录工具

提前并熟悉本模板，或准备空白表格（可打印为纸质版，或共享电子文档），指定专人担任记录人（建议为项目助理或会议组织者），保证能实时捕捉关键信息。

（二）会中记录：聚焦关键与共识

记录会议基本信息

会议开始后，记录人需首先填写模板中的“会议基本信息”部分（含会议名称、日期时间、地点、主持人、记录人、参会人员等），保证信息完整准确。

按议程梳理讨论要点

依据会议议程逐项记录讨论内容，重点关注：

各部门观点分歧与共识（如“研发部提出需2周技术评估，市场部建议评估周期压缩至1周，最终达成‘先提交初步需求清单，同步启动资源预排’”）；

关键数据与决策依据（如“根据用户调研数据，70%用户关注功能A，优先级定为P0”）；

明确的会议结论（如“确定Q3产品上线时间为9月30日，各模块交付节点同步锁定”）。

细化行动项信息

对于会议中确定的待办事项，需当场明确“行动项描述、负责人、计划完成时间、优先级”四要素，避免模糊表述（如“优化登录流程”需细化为“研发部*经理负责优化登录页面响应速度，目标为加载时间≤2秒，8月15日前完成开发并测试”）。

（三）会后整理：核对与分发

24小时内完成记录整理

记录人需在会后1个工作日内，根据会议录音（需提前征得同意）或笔记补充完善会议记录，保证讨论要点、决议、行动项无遗漏，重点核对行动项的负责人、时间、描述是否准确。

分发与确认

将整理完成的会议记录（含行动项跟踪表）通过企业协作工具（如钉钉、企业）发送至所有参会人员，并抄送相关部门负责人，要求各部门在2个工作日内确认记录内容（如有异议需反馈，逾期视为确认）。

归档与同步

确认后的会议记录及行动项需归档至共享文档平台（如公司知识库、项目管理工具），方便各部门随时查阅，同时将行动项同步至项目管理工具（如飞书多维表格、Teambition），设置自动提醒功能。

（四）持续跟踪：跟进与闭环

定期更新行动项状态

负责人需按计划更新行动项进度（如“进行中”“已完成”“延期”），记录人每周汇总行动项状态，同步至会议群及相关部门负责人；对于延期事项，需要求负责人说明原因及预计完成时间。

节点复盘与闭环

在关键节点（如项目里程碑、下次会议前），组织行动项复盘会，检查完成质量，分析未完成项原因，并制定改进措施；所有行动项完成后，记录人需在模板中标记“已完成”，并归档闭环。

三、模板内容示例

（一）会议记录模板

会议基本信息

会议名称

Q3产品上线跨部门协同会

会议日期

2023年X月X日

会议时间

14:00-16:00

会议地点

3号会议室

主持人

*总监（产品部）

记录人

*助理（项目组）

参会部门及人员

产品部：总监、经理；研发部：经理、工程师；市场部：经理、专员；运营部：*主管

缺席人员及原因

研发部*工程师（出差）

会议议程与讨论内容

议程1：Q3产品上线时间确认-经理（产品部）：展示产品排期甘特图，建议9月30日正式上线，需各部门确认资源匹配情况。-经理（研发部）：评估研发周期需8周（含测试），若8月15日启动开发，可按时上线，但需市场部提前7天提供推广素材。-*经理（市场部）：推广素材预计8月10日交付，可配合研发节点调整。共识：确定上线时间为9月30日，研发部8月15日启动开发，市场部8月10日前提交推广素材。

议程2：用户反馈优先级排序-经理（运营部）：近30天收到用户反馈200条，其中“登录卡顿”（占比40%）和“支付失败”（占比25%）为高频问题。-工程师（研发部）：“登录卡顿”涉及底层架构优化，需2周；“支付失败”为接口bug，3天可修复。决策：优先修复“支付失败”（P0级，8月5日