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仓库盘点保留规定

一、概述

仓库盘点是企业管理中的一项重要工作，旨在确保库存数据的准确性，优化库存管理，减少资金占用，提高运营效率。保留规定是盘点工作的基础，明确了盘点记录、数据及相关资料的管理要求，确保信息的完整性、安全性和可追溯性。本规定旨在规范仓库盘点的保留流程，明确保留内容、期限及责任人，为后续管理提供依据。

二、保留内容

仓库盘点的保留内容主要包括以下方面：

（一）盘点记录

1.盘点计划：包括盘点时间、范围、人员安排、盘点方法等。

2.盘点表：详细记录盘点的物品名称、数量、规格、存放位置等信息。

3.盘点差异报告：记录盘点过程中发现的数量差异、质量问题等。

（二）数据备份

1.电子数据：盘点生成的电子表格、数据库备份，需定期更新。

2.纸质记录：关键数据需同步保留纸质版，以备查阅。

（三）影像资料

1.盘点现场照片：记录盘点过程中的关键环节，如人员操作、环境状况等。

2.视频记录：如有需要，可对盘点过程进行录像，作为参考依据。

三、保留期限

不同类型的盘点保留资料，其保存期限如下：

（一）盘点计划及记录

1.盘点计划：至少保留3年，便于后续审计或追溯。

2.盘点表及差异报告：至少保留5年，确保数据完整性。

（二）数据备份

1.电子数据：与盘点记录期限一致，即3-5年，根据公司政策调整。

2.纸质记录：至少保留5年，以符合财务及管理要求。

（三）影像资料

1.照片及视频：至少保留2年，主要用于内部存档及培训参考。

四、操作流程

仓库盘点的保留工作需遵循以下步骤：

（一）盘点结束后，负责人需立即整理相关资料。

(1)检查盘点表、差异报告等纸质文件是否齐全。

(2)确认电子数据已备份至指定存储设备。

（二）将整理好的资料归档至指定位置。

(1)纸质资料存放在档案柜中，按日期编号。

(2)电子数据上传至公司内部服务器，设置访问权限。

（三）定期检查资料完整性。

(1)每季度检查一次纸质文件是否完好。

(2)每半年检查一次电子数据是否可正常访问。

五、责任人及要求

（一）责任人

1.仓库主管：负责盘点的整体组织及资料保留工作。

2.记录员：负责盘点表、差异报告的填写与整理。

3.IT人员：负责电子数据的备份与管理。

（二）要求

1.所有保留资料需标注日期及责任人，便于追溯。

2.纸质资料需防潮、防火，电子数据需定期备份。

3.未经授权，任何人不得擅自销毁或修改保留资料。

六、附则

本规定适用于公司所有仓库的盘点工作，如有调整需经管理层批准。各仓库可根据实际情况制定细则，但不得与公司整体要求相冲突。

**一、概述**

仓库盘点是企业管理中的一项重要工作，旨在确保库存数据的准确性，优化库存管理，减少资金占用，提高运营效率。保留规定是盘点工作的基础，明确了盘点记录、数据及相关资料的管理要求，确保信息的完整性、安全性和可追溯性。本规定旨在规范仓库盘点的保留流程，明确保留内容、期限及责任人，为后续管理提供依据。

二、保留内容

仓库盘点的保留内容主要包括以下方面：

（一）盘点记录

1.盘点计划：

(1)应包含盘点的具体时间段、盘点的范围（如特定区域、特定品项或全库）、参与盘点的人员名单及职责分工、采用的盘点方法（如动态盘点、静态盘点、抽盘等）、盘点前的准备工作（如物料整理、环境清理）、时间安排及应急预案等详细信息。

(2)计划文件需经相关负责人审批签字确认后生效，作为后续工作的依据。

2.盘点表：

(1)这是盘点的核心记录文件，需详细、清晰地记录每一项盘点的物料信息。

(2)必须包含：物料编码、物料名称、规格型号、单位、标准库存量、实际盘点数量、存放位置（库区、货架号、层号、位号）、盘点人员、盘点日期等关键字段。

(3)对于发现的差异（盘盈或盘亏），应在表中备注差异情况，并初步分析可能原因。

(4)盘点表应有多份，一份现场使用，一份留档，并根据需要可能有多级审批签字流程。

3.盘点差异报告：

(1)在完成全面点后，需根据盘点表汇总编制差异报告。

(2)报告应详细列出所有盘盈、盘亏的物料及其具体数量、金额（如适用）、初步分析差异原因（如记录错误、收发差错、物料损坏、丢失等）、责任初步认定（如有）、以及后续处理建议（如调整库存、追查责任、报废处理等）。

(3)差异报告需经过盘点小组、部门主管等多级审核签字。

（二）数据备份

1.电子数据：

(1)指通过盘点软件、Excel或其他工具生成的电子版盘点记录和汇总数据。

(2)备份内容包括：原始盘点数据文件、汇总分析报表、差异分析报告的电子版。

(3)备份方式应多样化，建议同时进行本地备份（如移动硬盘、专用电脑）和云端备份（如公司内部云存储服务），以防数据丢失。

(4)电子数据的备份需有明确的备份时间戳，并记录备份介质