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办公室办公流程规范方案

第一章总则

1.1目的

为规范办公室日常运作，明确各环节职责分工，提升工作效率与协同质量，降低管理成本，保障办公秩序与信息安全，特制定本方案。

1.2适用范围

本方案适用于公司全体办公人员，涵盖文件管理、会议组织、设备使用、内部沟通、人事行政、信息安全等办公全流程。

1.3基本原则

效率优先：简化流程，减少冗余环节，保证工作闭环。

责任明确：各环节责任到人，避免推诿扯皮。

规范统一：标准化操作，保证结果一致性。

安全可控：强化信息与资产安全管理，防范风险。

第二章文件管理规范

2.1文件分类与编号

2.1.1文件分类

文件分为以下五类，各部门需按类别归口管理：

A类：公司级文件（战略规划、制度规范、年度计划、董事会决议等）；

B类：部门文件（部门工作计划、业务流程、内部通知、部门会议纪要等）；

C类：业务文件（合同协议、项目方案、客户资料、招投标文件等）；

D类：行政文件（办公用品申领、固定资产台账、访客记录、费用报销单等）；

E类：档案文件（已办结需长期保存的文件，如历史合同、审计报告等）。

2.1.2文件编号规则

文件采用“类别代码-部门代码-年份-序号”编号，示例：

公司级文件：A-ZS-2024-001（ZS为“总公司”缩写）；

部门文件：B-XH-2024-005（XH为“行政部”缩写）；

业务文件：C-CW-2024-012（CW为“财务部”缩写）。

序号按年度从001开始顺排，跨年重置。

2.2文件起草与审核

2.2.1起草要求

内容需符合公司战略与制度要求，逻辑清晰，数据准确；

格式统一：标题二号宋体加粗，三号仿宋，行距28磅，页码居中；

涉及多部门协作的文件，需提前征求相关部门意见并附《会签单》。

2.2.2审核权限

普通文件（部门通知、工作计划）：部门负责人审核；

重要文件（制度规范、项目方案）：分管领导审核；

涉密文件（财务数据、合同协议）：总经理审核。

审核通过后需在文件右上角标注“审核人：X，审核日期：年月日”。

2.3文件流转与签批

2.3.1纸质文件流转

发起人填写《文件流转单》，注明流转路径（如“起草人→部门负责人→分管领导→总经理→归档”）；

每个环节接收人需在《流转单》上签字确认，并在2个工作日内完成处理；

紧急文件需标注“特急”字样，流转时限缩短至4小时内。

2.3.2电子文件流转

通过OA系统进行，发起人文件后，按预设流程自动推送给审批人；

审批人需在OA系统内在线审批，注明“同意”“修改后同意”或“不同意”并说明理由；

电子文件需同步备份至公司服务器，个人电脑仅保留临时副本。

2.4文件归档与保管

2.4.1归档范围

已办结的A、B、C类文件；

具有保存价值的D、E类文件（如年度固定资产盘点表、历史合同等）。

2.4.2归档流程

各部门指定专人（兼职档案员）于每月最后一个工作日整理本月文件，填写《文件归档清单》；

档案员核对清单与文件无误后，移交至行政部档案室；

档案室按“类别-年份-部门”分类存放，柜面张贴标签（如“A类-2024-总公司”）。

2.4.3保管要求

档案室配备防潮、防火、防盗设备，温度控制在14-24℃，湿度45-60%；

借阅档案需填写《档案借阅申请表》，经部门负责人签字后，档案室方可在借阅登记簿上记录；

涉密档案借阅需经总经理批准，借阅期限不超过3天，到期归还时需检查文件完整性。

2.5文件借阅与复制

普通文件借阅需在档案室现场查阅，不得带出；

因工作需要复制的文件，需经部门负责人批准，档案室在《文件复制登记表》上记录复制份数、用途；

禁止复制涉密文件，违者按公司规定处理。

2.6文件销毁管理

超过保管期限的文件（如保管期限为5年的D类文件），由档案室每年年底编制《文件销毁清单》，经行政部、法务部审核后，报总经理批准；

销毁时需由2人以上监销，使用碎纸机销毁纸质文件，电子文件彻底删除并覆盖存储介质；

《文件销毁清单》需监销人签字存档，保存期限3年。

第三章会议管理规范

3.1会议分类与审批

3.1.1会议分类

决策会议：董事会、总经理办公会，需形成决议；

业务会议：项目推进会、客户对接会，需明确行动项；

例会：部门周会、公司月度例会，需汇报进度；

临时会议：突发事项讨论会，需说明紧急原因。

3.1.2会议审批

决策会议：由总经理办公室发起，提前3天提交《会议申请表》，附会议议题、议程；

业务会议：由部门负责人发起，提前2天提交申请，附参会人员名单、所需材料；

例会：固定会议无需逐次审批，但需提前在OA系统备案；

临时会议：需经分管领导批准，提前4小时通知。

3.2会议组织与准备

3.2.1会前准备

发起人需在会议前1天发出通知（通过OA系统或邮件），内容需包含：会议时间、地点、议题、参会人