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采购合同管理作业指导书

一、总则

采购合同管理是确保企业采购活动规范、高效、风险可控的重要环节。本作业指导书旨在明确采购合同管理的流程、职责及操作规范，提高合同管理效率，保障企业合法权益。

（一）目的

1.规范采购合同签订与执行流程。

2.明确各环节责任主体及操作要求。

3.降低合同履行风险，提高合同管理效率。

4.建立健全合同档案，便于后续查询与审计。

（二）适用范围

本指导书适用于企业所有采购合同的签订、履行、变更、终止及归档等全生命周期管理。

二、采购合同管理流程

采购合同管理应遵循以下标准化流程，确保各环节合规、高效。

（一）合同准备阶段

1.**需求确认**

-采购部门提交采购申请，明确采购物品/服务规格、数量及预算。

-业务部门审核需求合理性，并提交管理层审批。

-审批通过后，生成正式采购需求文件。

2.**供应商筛选与评估**

-根据采购需求，发布招标或询价公告。

-对供应商资质、业绩、价格等进行综合评估，筛选合格供应商。

-评估方法可包括：资质审查（如营业执照、生产许可证）、价格比选（如最低价中标）、技术评估（如样品测试）。

（二）合同起草与审核

1.**合同模板选择**

-根据采购类型（如原材料采购、服务采购）选择标准合同模板。

-模板应包含但不限于：合同主体、标的物、数量、质量标准、价格、付款方式、交货期、违约责任等条款。

2.**条款填写与审核**

-采购部门填写具体采购信息，法律或合规部门审核合同条款合规性。

-重点审核：价格条款是否合理、付款条件是否明确、违约责任是否清晰。

-必要时，可邀请技术或财务部门参与审核，确保条款无遗漏。

3.**合同签署**

-审核通过后，双方授权代表签署合同。

-签署前，双方需确认合同版本一致性，避免后续争议。

（三）合同履行监控

1.**进度跟踪**

-采购部门定期（如每周/每月）与供应商确认交货/服务进度。

-对延迟交付或服务不符合要求的情况，及时与供应商沟通解决方案。

2.**质量验收**

-采购物品到货后，由质检部门或使用部门按合同标准进行验收。

-验收合格后，签署验收单；不合格的，需在合同约定时间内提出索赔。

3.**款项支付**

-按合同约定的付款节点和条件，财务部门审核支付申请。

-支付前核对发票、验收单等附件，确保资料齐全且合规。

（四）合同变更与终止

1.**合同变更**

-如需变更合同条款（如数量、价格），双方需签署书面补充协议。

-变更协议需经原审批流程，并归档至合同正本附件中。

2.**合同终止**

-合同到期后，采购部门确认是否续签或终止。

-终止合同需提前通知供应商，并结清所有未付款项。

-必要时，进行资产或服务交接，确保平稳过渡。

（五）合同归档管理

1.**归档要求**

-合同正本及所有附件（如补充协议、验收单）需统一归档。

-归档格式：纸质版存档于档案室，电子版录入企业合同管理系统。

2.**档案保管**

-纸质档案需编号、装订，并指定专人管理。

-电子档案需定期备份，确保数据安全。

-合同保管期限按企业档案管理规定执行（如一般采购合同保存3-5年）。

三、职责分工

为确保合同管理高效运作，各相关部门职责如下：

（一）采购部门

1.负责采购需求确认、供应商筛选及合同起草。

2.监控合同履行进度，协调解决履行中的问题。

3.管理合同变更与终止流程。

（二）法律/合规部门

1.审核合同条款的合规性及法律风险。

2.提供合同争议解决方案建议。

（三）财务部门

1.负责合同款项的审核与支付。

2.监控合同履行过程中的资金风险。

（四）质检/使用部门

1.负责采购物品/服务的质量验收。

2.提供验收结果及索赔依据。

四、风险控制措施

合同管理过程中需重点防范以下风险，并采取相应措施：

（一）履约风险

1.**风险表现**：供应商延迟交货、交付物品/服务不符合标准。

2.**控制措施**：

-签订合同时明确违约责任及赔偿标准。

-定期跟踪供应商履约能力，必要时进行实地考察。

（二）价格风险

1.**风险表现**：采购价格高于市场水平或合同未明确价格调整机制。

2.**控制措施**：

-采用市场询价或招标方式确定合理价格。

-合同中约定价格调整条款（如遇原材料价格波动）。

（三）合规风险

1.**风险表现**：合同条款违反企业内部规定或外部法律法规。

2.**控制措施**：

-法律/合规部门全程参与合同审核。

-定期组织合同管理培训，提升团队合规意识。

五、附则

1.本指导书自发布之日起执行，由企业采购部负责解释。

2.各部门需严格按照本指导书执行合同管理作业，确保流程规范。

3.本指导书将根据实际运行情况定期修订。