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供应商管理与采购操作指南

一、适用场景与目标

本指南适用于企业采购部门、项目组及行政后勤等相关岗位，用于规范供应商全生命周期管理及采购业务全流程操作。通过标准化流程实现以下目标：统一采购标准、降低合规风险、提升采购效率、优化成本结构，保证采购活动“阳光、透明、合规”。

二、标准化操作步骤详解

步骤1：供应商准入管理

目的：建立合格供应商库，从源头保障供应商资质与履约能力。

操作要点：

资质收集：潜在供应商需提供《供应商准入申请表》、营业执照（复印件加盖公章）、相关行业资质证书（如ISO体系认证、生产许可证等）、法定代表人证件号码明、授权委托书（如由他人代办）。

资质审核：采购部门联合法务、质量部门审核资质真实性、有效性，重点核查经营范围、资质等级、证书有效期等。

现场考察（非必需，对关键物料或大型供应商执行）：考察供应商生产环境、产能、质量管控体系、售后服务能力，填写《供应商现场考察记录表》，考察人需签字确认。

评级与入库：根据资质审核及考察结果，对供应商进行分级（如A/B/C级，A级为优先合作），录入《合格供应商名录》，明确合作范围与权限。

步骤2：采购需求确认

目的：明确采购需求，避免盲目采购，保证采购与业务需求匹配。

操作要点：

需求提报：需求部门填写《采购需求申请表》，注明物料名称、规格型号、数量、质量标准、交货时间、预算金额、用途说明，部门负责人签字确认。

需求审批：采购部门根据采购金额及物料类型，按审批权限逐级审核（如小额采购由采购经理审批，大额采购需分管领导或总经理审批），重点核查需求合理性、预算合规性。

需求确认：审批通过后，采购部门与需求部门沟通确认最终采购清单，形成《采购需求确认单》，作为后续采购依据。

步骤3：询比价与供应商选择

目的：通过公平竞争获取最优采购方案，保证价格合理、质量可控。

操作要点：

供应商筛选：从《合格供应商名录》中选取至少3家符合需求的供应商，对于特殊物料（如独家供应），需提供独家授权证明并说明原因。

发出询价文件：向选定供应商发出《询价单》，包含物料名称、规格、数量、技术要求、交货期、付款方式、报价截止时间等信息，要求供应商在截止日前提供书面报价（需加盖公章）。

比价分析：采购部门收集报价后，填写《询比价分析表》，对比各供应商的价格、质量保障、交货周期、售后服务等维度，必要时组织技术部门参与评估，形成《比价报告》，明确推荐供应商及理由。

审批确定：将《比价报告》按权限报批，审批通过后确定最终合作供应商。

步骤4：合同签订与交货跟踪

目的：明确双方权责，保障采购双方合法权益，保证物料按时交付。

操作要点：

合同拟定：采购部门根据采购需求及供应商报价，拟定《采购合同》，明确标的物信息、质量标准、交货时间与地点、验收方式、付款条件、违约责任、争议解决方式等条款，法务部门审核合同合规性。

合同签署：双方授权代表签字并加盖公章，合同一式三份（采购部门、供应商、财务部门各执一份），扫描件存档。

订单下达：签订合同后，采购部门向供应商发出《采购订单》，注明订单号、物料信息、数量、交货时间、收货地址等，要求供应商确认回执。

交货跟踪：采购人员定期跟踪供应商生产及发货进度，若遇可能延期情况，提前协调解决，保证按期交货。

步骤5：验收与付款

目的：保证交付物料符合采购要求，规范付款流程，避免财务风险。

操作要点：

物料验收：物料送达后，由需求部门、采购部门、质检部门共同验收（小批量物料可由需求部门与采购部门验收），核对物料名称、规格、数量、外观质量，必要时进行抽检或送检，填写《物料验收单》，注明验收结果（合格/不合格）、验收日期、参与人员签字。

不合格品处理：若验收不合格，采购部门需及时与供应商沟通，明确退换货、返工或赔偿方案，留存相关沟通记录及证据。

付款申请：验收合格后，采购部门收集《采购合同》《采购订单》《物料验收单》《发票》等单据，填写《付款申请单》，按财务审批流程报批。

款项支付：财务部门审核单据无误后，按合同约定方式（如银行转账）支付款项，付款后留存付款凭证。

三、关键模板表格参考

表1：合格供应商名录

序号

供应商名称

统一社会信用代码

联系人

联系方式

主营产品/服务

资质等级

入库日期

合作期限

备注

1

*科技有限公司*经理

电子元器件

A级

2023-01-01

2025-12-31

年度合作优秀供应商

表2：采购需求申请表

申请部门

申请日期

需求编号

物料名称

规格型号

单位

需求数量

质量标准

交货时间

预算金额（元）

用途说明

申请人

部门负责人签字

生产部

2023-10-01

CGQ2023901

螺丝M5*20

国标GB30-76

件

10000

符合国标要求

2023-10-15

5000

产线A使用

*工

*经理

表3：询比价分析表

询价单号