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企业行政管理标准作业程序汇编

一、总则

（一）编制目的

为规范企业行政管理行为，提高行政工作效率，保证各项行政工作有序开展，降低运营风险，特编制本标准作业程序（SOP）汇编。本汇编旨在为企业行政管理人员提供统一、规范的操作指引，保障行政管理工作的标准化、制度化。

（二）适用范围

本汇编适用于企业内部所有行政管理相关工作，涵盖会议管理、档案管理、固定资产管理、印章管理、办公用品管理、车辆管理、接待管理、差旅管理及安全管理等模块，涉及行政部、各部门及全体员工。

（三）术语定义

专项会议：指针对特定议题（如项目评审、制度修订）召开的临时性会议，区别于例行周会/月会。

归档文件：指企业在经营管理活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

固定资产：指单位价值2000元以上、使用年限超过1年的办公设备、工具用具等（具体标准以企业财务制度为准）。

（四）职责分工

行政部：负责本汇编的制定、修订、培训及监督执行；统筹会议、档案、固定资产、印章、办公用品等行政管理工作。

各部门：配合行政部执行各项行政管理程序，负责本部门相关工作的发起、提报及落实。

全体员工：遵守本汇编规定，规范使用行政资源，配合行政管理工作开展。

二、各项行政管理标准作业程序

（一）会议管理标准作业程序

1.应用场景

适用于企业内部各类会议的组织、召开及跟进，包括但不限于：

例行会议（周例会、月度经营分析会、年度工作会）；

专项会议（项目启动会、制度评审会、客户需求对接会）；

临时会议（突发事项讨论、紧急工作部署）。

2.操作流程

（1）会前准备

议题收集：各部门需提前1-3个工作日向行政部提交会议议题（含会议目标、需讨论内容、建议方案），例行会议议题由行政部每周五统一收集。

时间地点确定：行政部*根据议题优先级及参会人员日程，协调会议时间（优先选择非核心工作时段）及地点（会议室、线上会议平台等），提前1天发送会议通知。

材料准备：议题发起部门需提前半天将会议材料（如PPT、方案草案）提交至行政部，行政部负责打印、分发或至共享平台。

设备调试：会议前30分钟，行政部*或指定人员检查会议室设备（投影仪、麦克风、视频会议系统等），保证正常运行。

（2）会中执行

签到管理：参会人员需提前10分钟到场，在《会议签到表》（见表1）上签字；迟到/早退需在备注栏注明原因，迟到超过15分钟需向会议主持人*报备。

会议主持：主持人*需严格按照议程控制会议节奏，避免偏离议题；对争议事项及时引导，保证达成共识或明确下一步行动。

记录要点：记录人需详细记录会议决议、责任人、完成及时限（如“完成方案初稿，由负责，2023年X月X日前提交”），形成《会议纪要（初稿）》。

（3）会后跟进

纪要分发：会议结束后1个工作日内，记录人将《会议纪要》（经主持人审核确认）分发至各参会部门及人员，并抄送总经理*。

决议跟踪：行政部建立《会议决议跟踪表》（见表2），每周更新决议进展，对逾期未完成的项向责任部门发出提醒，每月汇总至总经理。

3.相关表单

表1：会议签到表

序号

部门

姓名

职务

签到时间

备注（迟到/早退原因）

1

市场部

张*

经理

09:05

2

技术部

李*

主管

09:10

交通拥堵

表2：会议决议跟踪表

决议内容

责任人

计划完成时间

实际完成时间

完成情况（未完成说明）

完成Q3营销方案初稿

王*

2023-09-30

2023-10-02

方案需补充市场数据

4.关键控制点

会议通知需明确“议题、时间、地点、参会人员、需携带材料”，避免信息遗漏；

涉密会议（如财务数据、战略规划）需限定参会范围，会议材料标注“内部保密”，会后由行政部*收回；

会议时间原则上不超过1.5小时（大型会议除外），超时需提前申请。

（二）档案管理标准作业程序

1.应用场景

适用于企业在经营管理活动中形成的各类档案的收集、整理、保管、利用及销毁，包括：

文书档案：红头文件、请示报告、会议纪要、合同协议等；

业务档案：项目资料、客户信息、招投标文件等；

声像档案：照片、录音、视频等；

实物档案：奖杯、锦旗、礼品等。

2.操作流程

（1）档案收集

归档范围：各部门需在文件形成后3个工作日内，将具有保存价值的文件原件（或加盖部门公章的复印件）提交至行政部*。

特殊情况：跨部门形成的文件，由主办部门负责归档；协作部门需配合提供相关材料。

（2）档案整理

分类编号：行政部*按照“年度-类别-流水号”规则对档案进行分类（如“2023-文书-001”），标注档案编号及密级（公开、内部、秘密）。

装订归档：纸质档案使用档案夹装订，去除金属夹；电子档案存储至企业服务器指定文件夹，定期备份（每周1次）。

（3）档案保管

存放要求：档案柜需上锁，存放于干燥、通风、防火的档案室；涉密档案单独存放，由专人保管