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技术文档编写规范及格式要求流程工具
一、工具概述与适用范围
本工具旨在统一技术文档的编写标准与格式规范，保证文档内容清晰、结构完整、易于传递与复用，适用于企业内部技术团队、项目组及跨部门协作场景。具体包括但不限于：新产品研发文档、系统升级说明、接口规范文档、测试报告、用户手册等技术类文件的编制过程，帮助编写者快速掌握规范要点，提升文档质量与协作效率。
二、标准化操作流程详解
（一）前期准备：需求分析与文档规划
明确文档类型与目标读者
根据项目阶段确定文档类型（如需求规格说明书、设计文档、部署手册等）。
分析读者背景（技术开发、测试人员、运维人员或终端用户），调整内容深度与表述方式。例如面向开发者的接口文档需包含技术参数与调用示例，面向用户的操作手册需侧重步骤说明与图示。
梳理文档核心内容框架
依据文档类型搭建基础章节结构（如“引言-需求概述-详细设计-测试方案-部署说明”等），保证逻辑连贯，无遗漏关键模块。
列出需包含的核心要素（如版本号、编写人、审核人、更新日期等元数据信息）。
（二）内容撰写规范：结构与表述要求
章节结构标准化
一级使用“第X章[章节名称]”（如“第1章引言”），字体为黑体三号，居中。
二级使用“X.[章节名称]”（如“1.1编写目的”），字体为黑体四号，左对齐。
三级使用“X.X[章节名称]”（如“1.1.1目标读者”），字体为宋体小四加粗，左对齐。
宋体小四，1.5倍行距，首行缩进2字符。
内容表述规范
术语统一：全文采用标准化技术术语，首次出现时需标注英文全称及缩写（如“应用程序接口（ApplicationProgrammingInterface,API）”）。
逻辑清晰：采用“总-分”结构，段落间使用过渡句连接，避免内容跳跃。例如“本章节将详细说明系统架构设计，包含分层架构、模块划分及交互机制三部分内容。”
数据准确：涉及参数、版本号、时间节点等关键数据时，需与最新版本设计文档或需求清单保持一致，避免模糊表述（如“近期”“大约”）。
（三）格式标准化：排版与元素规范
页面设置
页边距：上2.54cm、下2.54cm、左3.17cm、右3.17cm。
页眉页脚：页眉居中显示文档名称（如“系统技术文档”），页脚居中显示页码（格式为“第X页”）。
图表与公式规范
表格：采用“表X-X[表格名称]”格式（如“表2-3用户权限配置表”），表头使用宋体加粗，内容宋体五号，表格居中，无边框或细实线边框。
图片：图片下方标注“图X-X[图片名称]”（如“图3-1系统架构图”），图片分辨率不低于300dpi，格式为JPG/PNG，居中排列。
公式：公式居中显示，编号右对齐，格式为“（X-X）”（如“（1-1）”），公式中变量需在中说明含义。
元数据信息
文档首页需包含以下元数据：
文档名称（黑体二号，居中）
版本号（如V1.0，宋体小四，右对齐）
编写人、审核人、批准人（姓名用“工号”代替，如“（A001）”）
编写日期、审核日期、发布日期（格式为“YYYY-MM-DD”）
（四）审核与修订流程
自审与交叉审核
编写人完成初稿后，需对照规范进行自检，重点检查格式一致性、术语准确性、内容完整性。
交由项目组内1-2名同事交叉审核，反馈逻辑漏洞、表述歧义等修改意见，编写人需在2个工作日内完成修订并记录修改说明（如“根据*（B002）意见，补充API调用超时参数说明”）。
专家评审与终审
涉及核心架构、关键技术方案的文档，需提交至技术专家（如*架构师（C001））进行评审，重点验证技术可行性、风险控制措施。
最终由项目经理或部门负责人终审，确认文档满足发布要求后，正式归档并更新文档版本号（如V1.0升级为V1.1）。
三、核心示例
（一）《技术需求规格说明书》模板框架
章节
内容要点
格式要求
1.引言
1.1编写目的；1.2项目背景；1.3目标读者；1.4术语定义
一级标题黑体三号，二级标题黑体四号
2.需求概述
2.1功能需求总述；2.2非功能需求（功能、安全、兼容性等）；2.3用户场景
宋体小四，1.5倍行距
3.详细需求
3.1功能模块划分（含子模块）；3.2业务流程图；3.3输入输出数据字典
流程图使用Visio绘制，居中
4.验收标准
4.1功能验收条件；4.2功能指标（如响应时间≤2s）；4.3测试用例引用
表格形式呈现（表4-X验收标准表）
5.附录
5.1参考文档；5.2版本历史；5.3修订记录（含修订人、日期、内容说明）
附录标题宋体小四加粗，内容宋体五号
（二）《系统设计文档》模板框架
章节
内容要点
格式要求
1.设计概述
1.1设计目标；1.2设计原则；1.3系统架构图（整体架构、分层架构）
架构图分辨率≥300dpi，
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