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企业费用审批流程与核算规范手册

前言

为规范企业费用管理，明确费用审批与核算标准，保证费用支出的合理性、合规性及效益性，降低运营成本，防范财务风险，特制定本手册。本手册适用于公司各部门、全体员工及涉及费用管理的相关岗位，是费用申请、审批、核算、报销的核心操作指引。

一、适用范围与业务场景

本手册涵盖企业在日常运营中发生的各类费用，包括但不限于：

差旅费用：员工因公出差产生的交通费、住宿费、伙食补助、市内交通费等；

业务招待费用：为维护客户关系、开展业务活动产生的餐饮费、礼品费、招待费等；

办公费用：日常办公用品采购、通讯费、快递费、办公设备维护费等；

采购费用：生产原料、办公用品、服务采购等支出（需结合采购管理流程）；

其他费用：培训费、会议费、市场推广费、车辆使用费等。

典型场景：员工出差归来报销差旅费、部门申请业务招待费用于客户接待、采购办公用品提交报销申请等。

二、费用申请与审批全流程详解

（一）费用申请前的准备

预算确认：确认费用支出是否在部门年度/月度预算范围内，预算外费用需提前提交《预算变更申请表》（详见模板三），经审批后方可发生。

政策熟悉：明确费用标准（如差旅住宿限额、招待费人均标准等），具体标准参照公司《费用管理办法》附件。

资料收集：根据费用类型准备相关证明材料，如发票（需为合规增值税发票）、行程单、邀请函、合同、验收单等。

（二）费用申请单填写与提交

填写申请单：通过OA系统或纸质版填写《费用报销申请单》（详见模板一），准确填写以下信息：

申请人信息：姓名、部门、员工编号、联系方式；

费用基本信息：费用类型、费用发生期间、总金额、预算科目；

费用明细：按类别逐项填写（如交通费含机票/高铁票/出租车票，需注明日期、起止地、金额）；

事由说明：简述费用发生原因（如“项目客户洽谈差旅”“部门月度客户招待”）；

附件清单：列出所有证明材料名称及数量（如“发票3张，金额合计1200元；行程单1份”）。

附件：电子版申请需扫描所有证明材料原件，纸质版申请需将复印件粘贴在申请单后，原件备查。

提交审批：根据审批权限（详见下表），通过OA系统逐级提交或依次提交纸质申请单至各审批人。

审批环节

审批人

审批权限（金额）

部门初审

部门经理/直属主管

部门预算内费用≤5000元

财务审核

财务部专员

所有费用（重点审核合规性、预算匹配性）

总经理审批

公司总经理

预算内费用＞5000元；预算外费用所有金额

（三）审批流程执行

部门初审：审批人需在2个工作日内完成审核，重点确认费用真实性、必要性及是否在部门预算内。初审通过后提交财务部，不通过需注明原因并退回申请人修改。

财务审核：财务部在3个工作日内完成审核，重点检查：

发票合规性（抬头、税号、印章、内容是否与实际业务一致）；

附件完整性（是否缺少必要证明材料）；

费用标准是否符合规定（如住宿费是否超标）；

预算余额是否充足。

审核通过后提交总经理，不通过需详细列明问题并退回。

总经理审批：总经理在2个工作日内完成最终审批，重点审批大额支出及预算外费用的合理性。审批通过后进入核算环节，不通过则退回申请人。

（四）审批结果反馈

OA系统自动同步审批结果，申请人可通过“我的申请”查询审批进度。审批通过后，打印纸质申请单（需含各审批人电子签章或签字），连同附件原件提交财务部；审批不通过的，根据退回原因修改后重新提交。

三、费用核算标准与操作指引

（一）费用核算原则

权责发生制：费用按归属期核算，与实际业务发生时间匹配，避免跨期报销。

合规性原则：仅核算符合税法及公司费用管理政策的支出，禁止虚报、冒领费用。

准确性原则：金额计算、科目归集准确无误，附件与申请单信息一致。

（二）分类型费用核算标准

1.差旅费

交通费：

市内交通：实报实销，需注明日期、事由、起止地，单次报销不超过50元；

城际交通：优先选择高铁二等座、经济舱，需提供票据，超标准部分由个人承担（特殊情况需提前申请）。

住宿费：按职级标准执行（详见下表），超标需部门经理签字说明，超支部分由个人承担30%。

职级

住宿标准（元/晚）

普通员工

300

部门经理

500

总经理及以上

800

伙食补助：出差期间按100元/天标准发放，无需发票，出差天数按自然日计算（含出发日、返程日，不足24小时按1天计算）。

市内交通补助：出差期间按80元/天标准发放，与伙食补助合并发放，无需单独申请。

2.业务招待费

标准：人均不超过200元/次（含酒水、菜品），陪同人数原则上不超过客户人数2倍。

要求：需提供《业务招待申请表》（详见模板二），注明招待对象、事由、人数、预算，经部门经理审批后方可发生；报销时需附消费清单、发票及招待照片（需体现招待场景）。

3.办公费

采购：单次采购金额≤1000元，由部门自行采购并报销；＞1000元需